Gebäude durch Transparenz effizient verwalten

Der Anbieter der Wahl kann im Idealfall mit einem Praxisbeweis und durch einen Proof of Concept bereits im Vorfeld überzeugen, dass die Lösung alle Anforderungen erfüllt. Auf der Suche nach der passenden Lösung ist zudem darauf zu achten, dass neben der Erfassung der Infrastruktur auch Umzugsplanung, Flächen- und Inventarverwaltung sowie umfangreiche Berichtsfunktionen genauso enthalten sind wie eine auto­matisierte Kostenstellenverrechnung.

Durchschnittlich 80 % der Lebenszykluskosten eines Gebäudes entstehen nicht beim Bau, sondern während der anschließenden Nutzung. Unternehmen können nur die maximale Effizienz erreichen, wenn sie diese Kosten im Auge behalten und alle Ressourcen optimal einsetzen.

Eine FM-Software stellt alle relevanten Unternehmensdaten bereit und bringt Transparenz in Liegenschafts-, Gebäude- und Flächenverwaltung. Ist sie modular aufgebaut, kann sie sowohl für die Verwaltung von kleineren als auch umfangreichen Liegenschaften genutzt werden.

Spätestens, wenn man mehr als ein paar hundert Räume verwalten muss, sollte dafür eine Software eingesetzt werden. Unternehmen und Konzerne, die größere Bürogebäude oder Standorte mit viel Infrastruktur unterhalten, kommen ohne die Unterstützung einer Software ohnehin nicht aus. Auch für Flughäfen und größere Produktionsstätten ist ein Tool eine Selbstverständlichkeit. Seine Funk­tionen sind meist umfangreich. Zu einer CAFM-Lösung gehören neben dem Flächenmanagement samt Kostenstellenverrechnung unter anderem auch Inventar- und Anlagenverwaltung, Umzugs- und Infrastrukturmanagement oder Schlüsselverwaltung und Reinigung.

Kostenstellenzuordnung und Dokumentation

Eine wichtige Funktion im Facility Management ist die Aufteilung der Flächen auf verschiedene Kostenstellen für rechtliche wie kaufmännische Zuordnungen. Hat ein Raum mehrere Arbeitsplätze mit Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen, reicht es nicht, ihm eine Kostenstelle zuzuweisen und seine Fläche mit einem Standardmietsatz an eine bestimmte Kostenstelle zu verrechnen. Stattdessen wird die Fläche des Raums auf die Mitarbeiter und damit verschiedene Kostenstellen verteilt – und zwar jeden Monat aufs Neue. Je flexibler über eine Software einstellbar ist, wer welche Flächen wie lang nutzt und wie die Aufteilung erfolgen soll, desto leichter können die Kosten zugeordnet und verrechnet werden.

Dokumentation von Aufgaben und Aufträgen

Als Betreiber einer Immobilie oder Produktionsstätte hat man viele Verpflichtungen: EU-, Bundes- und Landesrecht, regionale Vorschriften, technische Regelwerke, oder Vorgaben der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung DGUV. Alle fordern gewisse Prüfungen.

Brandschutzregeln und Feuersicherheitsbestimmungen müssen eingehalten werden, ebenso Arbeitsstättenverordnung, Unfallversicherung- und Unfallverhütungsvorschriften. Diverse technische Einrichtungen, Anlagen und Geräte wie z.B. Eigenstromversorgungen, Fahrstühle oder kraftbetätigte Tore müssen regelmäßig gewartet und inspiziert werden. Wichtig für das Unternehmen ist dabei nicht nur, dass die Prüfungen ordnungsgemäß stattfinden, sondern auch, dass sie sorgfältig dokumentiert werden. Eine Software kann diese Dokumentation übersichtlich, vollständig und nachvollziehbar abdecken.

Immobilienverwaltung erfordert insgesamt ein umfangreiches Berichtswesen. Deswegen ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter der Verwaltung Berichte schnell und umfangreich zusammenstellen können – zum Beispiel über eine Integration zu Excel. Dort können Daten aus dem Facility Management aufbereitet werden. Hilfreich ist auch eine Anbindung an ein unternehmensweites ­Reporting und ein zentrales Data Warehouse.

Gebäude- und Anlageninfrastruktur sollte Teil des Tools sein

Die Dokumentation und das Management der Gebäude- und Anlageninfrastruktur geht über den Umfang einer klassischen Facility Management-Lösung hinaus. Dennoch ist eine Abdeckung dieser Funktionen in einer Software sinnvoll. Mit der Software Facility Manager VM.7 der AT+C EDV GmbH können beispielsweise jegliche Kabel- und Datenverbindungen, Gasleitungen oder Abwasserkanäle genau dokumentiert werden. Daraus resultieren immense Planungsvorteile. Denn erst durch die Dokumentation können die vorhandenen Ressourcen, Flächen und die Infrastruktur so effizient wie möglich genutzt werden. Das Unternehmen hat die Übersicht, wo für den neuen Mitarbeiter ein Büro frei ist oder wo die Maschine aufgestellt werden kann, da die entsprechenden Anschlüsse vorhanden sind.

Das Wissen um den Verlauf von verlegten Leitungen ist zudem sicherheitsrelevant. Auf dem Weg zur Eröffnung des Flughafens BER sorgt eine unzureichende Dokumentation der Kabeltrassen nach wie vor für Probleme. Verlegte Kabel, deren Gewicht und Brandlast auf den Trassen wurden nicht vollständig dokumentiert. Mit der Folge, dass es schwierig ist vorhandene, aber überflüssige Kabel ordnungsgemäß zurückzubauen, um Platz für zusätzlich erforderliche Leitungen zu schaffen.

Gerade im Störungsfall kann man über ein zeitgemäßes Infrastrukturmanagement die Ursachen von Störungen wesentlich schneller identifizieren, deren Auswirkungen bestimmen und eingrenzen, so dass Probleme zeitnah und mit geringstmöglichen Ausfallkosten behoben werden können.

Offene Softwarearchitektur ist vorteilhaft

In Zeiten von Big Data ist eine offene Softwarearchitektur mit einer Standard-Datenbank im Hintergrund von immensem Vorteil bei einer CAFM-Lösung. Auf diese Weise wird es möglich, Anwendungen schnell und unkompliziert zu verbinden. Genutzte Flächen und die Zuordnung von Inventarobjekten können zum Beispiel an das Enterprise Ressource Management (ERP), meist SAP übergeben werden, über das die kaufmännische Verrechnung abgewickelt wird.

Ist die Gebäudesteuerung integriert, können wechselseitig Informationen ausgetauscht werden. Zum Beispiel gäbe es die Möglichkeit über Raumtemperaturen Verrechnungssätze anzupassen oder die Thermostat-Einstellung eines Besprechungsraums so zu regeln, dass er im unbelegten Zustand abgesenkt, aber rechtzeitig vor Beginn einer Belegung wieder auf den Normalwert angehoben wird.

Auch die Integration des HR-Systems ermöglicht sinnvolle Prozessverbesserungen, die durch eine offene Software vereinfacht werden. Wenn Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz wechseln und in ein neues Büro ziehen oder ihre Abteilungszugehörigkeit ändern, wird das automatisch ins CAFM übertragen: Auf Grundrissplänen werden Mitarbeiter anhand der HR-Informationen automatisch neu positioniert und es erfolgt eine aktualisierte Flächenverrechnung auf der neuen Kostenstelle. Damit sinkt der Arbeitsaufwand für den Facility Manager. Für die Verrechnung liegt zudem eine höhere Datenqualität und -aktualität vor, bei geringeren Personalkosten.

Hilfreich für ein schnelles und intuitives Arbeiten ist eine grafisch orientierte Oberfläche mit der Integration von CAD-Grundrissen in die Facility Management-Prozesse. Die Identifizierung von Mitarbeitern, Inventar und Infrastruktur ist in der bildlichen Darstellung wesentlich einfacher. Über den Klick im Grundriss können sämtliche Zusatzdaten aufgerufen werden. Gleichzeitig ist die Historie der Aufträge, Dokumente oder Verträge, die mit Infrastrukturelementen wie Notstromgenerator oder Fahrstuhl verbunden sind, aus der Oberfläche aufrufbar. Das verbessert die Übersicht und bringt Transparenz.

Die richtige CAFM-Lösung?!

Viele CAFM-Lösungen bestehen schon lange auf dem Markt und decken das Gros der Funktionalitäten ab. Es existieren zwar Unterschiede im Detail, diese kommen bei Ausschreibungen in der Regel aber nicht zum Tragen, da fast jeder Anbieter jede Standardfunktionalität abhaken kann. Die ausschreibenden Unternehmen können sich entsprechend schwertun, den Anbieter mit der geeigneten Software für ihre Bedürfnisse auszuwählen, da es auf den ersten Blick kaum Unterscheidungsmerkmale gibt.

Relevant werden die Funktionalitäten auf Detailebene, sobald bestimmte Kombinationen oder Besonderheiten abgedeckt werden müssen. Etwa, wenn zwar zusätzliche Felder für Flächen erstellt werden können, diese aber nicht durchgängig zugänglich sind und in anderen Prozessen nicht weiterverwendet werden können. Oder, wenn Unternehmen für die Verrechnung ihren Mitarbeitern verschiedene Kategorien zugeteilt haben, die wiederum unterschiedliche Flächen zur Verfügung haben. In Räumen, die weniger Fläche besitzen, als den Mitarbeitern zusteht, müssen die Quadratmeterzahlen entsprechend verhältnismäßig reduziert und angepasst werden. Eine Software muss auch solche Besonderheiten abdecken können und Flexibilität mitbringen, um sich an Kunden individuell anzupassen.

Für den Kunden gilt deswegen, sich die Funktionalitäten nicht nur auf dem Papier zeigen zu lassen, sondern in der praktischen Umsetzung. Sie sollten sehen, wie die Software arbeitet und live funktioniert. Livedemos sind zwar gang und gäbe, zeigen aber in der Regel nur die Standardfunktionalität losgelöst von der Kundensituation.

Der Kunde sollte deswegen zusätzlich zwei oder drei Pain Points nennen, ­Besonderheiten, die die Software für ihn lösen soll, und sich die Umsetzung davon zeigen lassen. Diese Probleme sollten früh in den Auswahlprozess eingebracht und von den attraktivsten Anbietern als Proof of Concept vorgelegt werden.

Implementierung ohne ­Consulting-Lock-In

So bietet AT+C etwa für die Implementierung der Kundenanpassungen neben einer vollumfänglichen Umsetzung auch einen besonderen Projektansatz an: Der Kunde wird zu Beginn des Projekts in die Lage versetzt, alle Administrations- und Anpassungsaufgaben auch selbst ­zu übernehmen. Im weiteren Verlauf entscheidet er dann selbst wieviel zusätzliche Unterstützung erforderlich ist. Der Kunde kann prinzipiell alle Arbeiten selbst durchführen und muss nicht zwingend Consulting-Leistungen beziehen. Daraus ergibt sich sowohl ein Kosten-, als auch ein Zeitvorteil.

In der Regel umfasst die Projektlaufzeit zwei bis drei Monate. Dazu gehören die Implementierung mit Datenübernahme aus Altsystemen, die kundenspezifischen Anpassungen und die Entwicklung eines Prototyps, mit dem der Kunde unmittelbar testweise arbeiten kann. Meist steht dann nach zwei bis drei Iterationen eine Lösung, die für den Kunden passt.

Mit Ausnahme von rudimentären Datenbank-Kenntnissen ist aufgrund der klaren Dokumentation kein Spezialwissen nötig, um die Anwendung im eigenen Haus zu betreiben. Das ermöglicht eine hohe Datensicherheit, schnelle Reaktion auf Änderungen und gesicherte Verfügbarkeit innerhalb des Unternehmensnetzwerks. Zusätzliche Lizenzen für die Administration sind nicht erforderlich, da das Lizenzmodell nur die Anzahl der gleichzeitigen Nutzer zählt, nicht jedoch deren Rolle.

Fazit

Bei der Auswahl der geeigneten CAFM-Lösung liegt die Tücke im Detail. Unternehmen sollten ein klares Bild über die gewünschten Funktionalitäten im Auge haben und sich von den Anbietern über einen Proof of Concept zeigen lassen, wie ihre Pain Points von der Software gelöst werden.