Flächenmanagement im Bestand
Flächeneffizienz ist in aller Munde, doch „gelebte Flächeneffizienz“ ist schwer zu machen. Statusdenken, Emotionen und fehlender Veränderungswille stehen gegen exakte Daten, Transparenz und Anpassungsfähigkeit. Drei Projekte aus Industrie, Infrastruktur und kommunaler Verwaltung zeigen, dass es auch anders geht und wie dafür eine weltweit einzigartige Software genutzt werden kann.
Warum hapert es in vielen Büros und Verwaltungen, wenn es um die Flächenbelegung und deren Optimierung geht? Besitzstände werden verteidigt, mögliche Kosteneinsparungen werden ignoriert. Emotions-geladene Debatten bestimmen das Geschehen. „Es fehlt in den meisten Fällen an gesicherten Informationen zum Flächenbedarf, und es fehlen strukturierte Informationen zum Flächenangebot“, sagt Flächenexperte Michael Marchionini, Gründer und Geschäftsführer der Berliner ReCoTech GmbH. „Fehlende Transparenz ist ein großes Hemmnis, um die vor-handenen Potentiale im Flächenmanagement zu nutzen.“
Fachleute wie er sprechen gern von der „gelebten Flächeneffizienz“ und berichten von Projekterfahrungen, die besagen: Die Gegenüberstellung von begründetem Flächenbedarf und gegebenem (bzw. geplantem) Flächenangebot offenbart in der Regel ein Einsparpotential zwischen 10 und 30 % – mit allen positiven Effekten hinsichtlich der Flächenkosten im engen Sinn als auch hinsichtlich der heutzutage wichtiger werdenden mittelbaren Folgen (etwa die CO2-Emissionen).
Die weltweit einzigartige IT-Lösung von ReCoTech kann helfen, solche bislang brachliegenden Potentiale zu heben.
Drei von den Berliner „Raumforschern“ erfolgreich durchgeführte Projekte verdeutlichen dies. Dabei steht Bombardier Transportation (in Henningsdorf bei Berlin) für die Industrie, die Stadtwerke Düsseldorf repräsentieren die Gruppe kommunaler Versorgungs- und Infrastrukturunternehmen, und das Berliner Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf steht für die klassische öffentliche Verwaltung vor Ort.
Im Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf (Projektdauer: 2012 bis 2014) wurde zunächst „die gefühlte Unterbelegung“ des Rathauses Wilmersdorf (45.188 m2 BGF; 589 Arbeitsplätze) mit einer konkreten Potentialanalyse bestätigt. Daten wurden digital erhoben, Flächen-standards wurden definiert, Entscheidungsalternativen wurden entwickelt. Es fanden Werkstattgespräche zu Umzug und Umbau statt. Das Ergebnis: Bis Ende 2014 wurde etappenweise umgezogen und das Rathaus Wilmersdorf geräumt. Jährlich können rund 2 Mio. Euro Betriebskosten gespart werden.
In der Düsseldorfer Stadtwerke-Hauptverwaltung sollten im Laufe des Jahres 2014 „fragmentierte Leerstände“ aufgelöst werden, um den Zuzug aus anderen Immobilien und die Fremdvermietung frei werdender Flächen zu ermöglichen. Die Verdichtung musste die Ist-Belegung berücksichtigen.
Das bisherige Ergebnis: Rund 1.000 m2 konnten zur Vermietung sowie für ein Neue-Arbeitswelten-Projekt „freigeschaufelt“ werden. Der mögliche Ertrag wird mit ungefähr 110.000 €/Jahr beziffert.
Im Bombardier-Werk Henningsdorf läuft das Projekt noch bis Ende 2015. Man will die Potentiale im Bestand besser nutzen. Rund 250 Büroarbeitsplätze sollen zusätzlich untergebracht werden. Externe Fläche könnten abgemietet sowie zwei Bürocontainer aufgegeben werden. Die Bombardier-typischen, sich permanent verändernden und komplizierten Projektstrukturen machten das Vorhaben nicht einfacher. Die vielfach sehr kleinteiligen Büroflächen wurden auf ihre Potentiale hin analysiert. „Umzugsketten“ wurden entwickelt. Werden die erwähnten Ziele (Abmietung, Wegfall Container) erreicht, würde dies Kosteneinsparungen von rund 450.000 €/Jahr mit sich bringen.
In allen drei genannten Projektbeispielen kamen bei der Entscheidungs-findung die Vorteile der IT-Unterstützung zum Tragen: der exakte Nachweis der belegbaren Flächen; die genaue Darstellung der Ist-Belegung (inklusive Auswertungen zum Belegungsgrad); Berechnen möglicher optimierter Belegungen in verschiedenen Varianten (auch unter Berücksichtigung notwendiger Vorbelegung); Simulation von Was-wäre-wenn-Szenarien sowie der Kostenvergleich (Fläche, Umzüge, Umbau usw.) aller zur Disposition stehenden Varianten. Überall konnten die optimalen Belegungsvarianten schnell und für alle Beteiligten nachvollziehbar berechnet werden. Per Click, oder wie es bei ReCoTech heißt: „Dieser Button kennt keine Emotionen!“
Die Objektivierung der Entscheidungsgrundlagen und der Entscheidungen selbst gehört zu Marchioninis Anliegen. Gerade dort, wo die Diskussionen um Flächen und Belegungsplanungen emotionsgeladen geführt werden, können Transparenz und Objektivierung die Augen öffnen. Eine innovative
IT-Unterstützung trägt zudem zur Beschleunigung der Planungsprozesse bei. Das ist besonders von Vorteil, wenn auf Änderungen beispielsweise des Workflows, der Teamorganisation oder der Kommunikationserfordernisse sehr schnell reagiert werden und das Flächenmanagement aktiv werden muss.
