CAFM-System für mehr Transparenz

Grundlagen der Systemauswahl

Für die Implementierung wurden drei verschiedene CAFM-Systeme in Erwägung gezogen. Schnell kristallisierte sich im Zuge des Auswahlverfahrens heraus, dass speedikon die fachlichen Anforderungen von InfraLeuna vollumfänglich erfüllte. „Andere CAFM-Lösungen hatten kein grafisches Anwendungssystem und waren nicht so intuitiv bedienbar wie speedikon,“ so Falk Herzog, Leiter des Bereichs Immobilienwirtschaft der InfraLeuna. Deshalb fiel die Entscheidung auf die IT-Plattform des Softwarehauses aus dem südhessischen Bensheim. InfraLeuna arbeitete seit dem Jahr 2000 mit der Vorgängerversion von speedikon und ist zwischenzeitlich auf die C-Plattform umgestiegen.

Alle Daten immer auf dem ­neuesten Stand

Vor Einführung der neuen Software im Jahr 2000 wurde bei der InfraLeuna, wie bei anderen Unternehmen auch, viel mit dem Papierarchiv gearbeitet. „Das war viel langsamer und aufwendiger, als sich eben auf Knopfdruck die Zahlen, Daten, Fakten, und die Grundrisse aus dem CAFM-System zu ziehen,“ erklärt Falk Herzog. Die Systemeinführung führt nicht nur zu einer enormen Zeitersparnis, sondern auch zu einer erheblichen Qualitätsbesserung, „da Papier und Excel-Dateien fehleranfällig sind,“ konstatiert Falk Herzog. Hinzu kommt noch, dass beispielsweise Excel-Dateien oft unterschiedlich gepflegt wurden. „Mit speedikon C ist alles immer auf dem aktuellen Stand,“ so Falk Herzog.

Schnellere Auswertungen möglich

Hauptkern der Anwendung bildet das Flächenmanagement, da InfraLeuna mit knapp 100 externen Mietern eine große Mieterstruktur hat. In der Vergangenheit wurde vieles noch händisch in mehreren verschiedenen Listen gepflegt. „Heute wissen wir auf Knopfdruck, wer wo sitzt, wo Leerstände sind, und wenn Anfragen reinkommen, wo wir diese platzieren können. Somit können wir aussagekräftige Auswertungen machen,“ erklärt Falk Herzog und ergänzt: „über das Flächentool exportieren wir Excel-Listen, die wir dann zum Beispiel nach Raumgröße oder Vermietungsstand sortieren, um zielführende Auswertungen durchzuführen.“ Darüber hinaus kann InfraLeuna auch die Grundrisse als Anlage zu den Mietverträgen angefärbt ausdrucken. Alle Daten bezüglich Bodenbeläge, Raumbücher und Raumausstattung sind stets griffbereit.

Verursachergerechtere Betriebs­kostenabrechnung

Über die Bodenbeläge wird auch das Reinigungsmanagement betrieben: „Ausschreibungen von Reinigungsleistungen können sehr gut über die Listen angefertigt werden, die man sich im System zusammenstellen kann. Auch der Reinigungszyklus kann in das System eingetragen werden,“ unterstreicht Falk Herzog. Externe Reinigungsdienstleister haben die InfraLeuna-Gebäudepläne „als Grundlage für ihre Arbeit bekommen. Die speedikon C-Plattform hat uns signifikant dabei unterstützt, die Reinigungsausschreibungen qualitativ und quantitativ richtig für den Dienstleister zu bepreisen und seine tägliche Arbeit mit Informationen zu den Räumen und Bodenbelägen zu erleichtern,“ bemerkt Falk Herzog. „Wir stellen unseren externen Dienstleistern auch wieder neue Flächeninformationen zur Verfügung, denn es ändern sich kontinuierlich Reinigungsflächen. Sie erhalten je nach Bedarf aktualisierte Flächen mit einer Zuordnung zu den Kostenstellen für die Abrechnung,“ fügt Lydia Hartig, Immobilienbetriebswirtin bei InfraLeuna, hinzu. In der Software können beliebig viele verschiedene Kostenstellen für einen Raum festgelegt, grafisch abgebildet und genau auf die gemietete Fläche umgelegt werden. Dies ermöglicht eine präzisere, verursachergerechtere Abrechnung.

Die Anwendungen zum Flächenmanagement nutzt Lydia Hartig auch für die Betriebskostenabrechnung: „Das Gute daran ist, dass man über die Zeitschiene in das Abrechnungsjahr zurückspringen kann, um zu sehen, wie die Flächenverteilung im Abrechnungsjahr war.“ Da die Daten terminiert und nicht gelöscht werden, sind sie jederzeit abrufbar und können als Basis für Prognosen dienen. „Die Zeitschiene hilft uns sehr in der täglichen Anwendung,“ ergänzt Falk Herzog. Auch das Instandhaltungsmanagement von speedikon nutzt die InfraLeuna: „Wir haben ein paar technische Anlagen von den Gebäuden sowie ein paar Fotos und Wartungsunterlagen hinzugefügt.“ Das Mietmanagement war darüber hinaus der Hauptgrund, um auf das neue System umzurüsten.

Berichte auf Knopfdruck

„Auch die Reportingfunktion vereinfacht vieles. Man gelangt mit einem Klick von der Baumstruktur zum Report“ stellt Falk Herzog zufrieden fest und fügt hinzu: „und auch mit der Spaltenkonfiguration kann man das schon im Vorhinein alles ordentlich sortieren. Das geht wesentlich schneller als früher.“

„Die Zusammenarbeit mit der speedikon FM AG war sehr intensiv und sehr gut,“ beschreibt Lydia Hartig und ergänzt: „Wir standen in engem Kontakt zu unserem Consultant. Er betreute uns sehr gut.“ Die Zusammenarbeit fand während der Reisebeschränkungen statt: „Aufgrund der Corona-Pandemie fanden alle Besprechungen online statt. Wir konnten trotzdem alles gut und zielgerichtet abarbeiten. Auch die remote Implementierung hat super funktioniert.“

Ausblick

„Wir arbeiten daran, speedikon künftig noch tiefer in unsere tägliche Arbeit zu integrieren,” so Falk Herzog. Erste Ideen zur Einführung eines Helpdesks und dem Ausbau des Instandhaltungsmanagements existieren bereits.

Durch die Zusammenarbeit von InfraLeuna mit der Framence GmbH,  Teil der speedikon Firmengruppe, entstand Ende 2022 ein fotorealistischer digitaler Zwilling von drei Heizungstechnikräumen sowie von einem Technikraum einer Lüftungs- und Klimaanlage in insgesamt zwei Gebäuden am Standort Leuna. Framence hat zur Erstellung und Aktualisierung fotorealistischer digitaler Zwillinge – digitale Repräsentanzen von physischen Objekten – ein besonders schnelles und kostengünstiges Verfahren entwickelt, mit dem aus einfachen Fotos ein dreidimensionales, maßhaltiges Bildmodell entsteht.

„Wir sind nun in der Lage, präzise Messungen von zum Beispiel Rohrleitungen in diesen Technikräumen vom Schreibtisch aus vorzunehmen,“ sagt Falk Herzog und erklärt: „Dies bedeutet für uns eine enorme Zeitersparnis, insbesondere bei Umbaumaßnahmen.“ In Zukunft will InfraLeuna ihre Anlagen über den Zwilling überwachen. „Wir werden Daten und Informationen wie Ventilstellungen, Temperatur- oder Druckwerte in Echtzeit über den digitalen Zwilling abrufen können,“ konstatiert Falk Herzog.

Auch der Kundenservice wird vom digitalen Zwilling profitieren: „Zukünftig werden wir bereits während des Telefonats zur Meldung einer Störung, zum Beispiel eines Heizungsausfalls, direkt im digitalen Zwilling die Live-Daten der defekten Anlage einsehen und den Fehler eventuell bereits finden können,“ stellt Falk Herzog abschließend fest.