Kostencontrolling der Immobilienverwaltung

Die aktuelle wirtschaftliche Lage und die Regulatorik zwingen einen Großteil der Branchenteilnehmer dazu, Anpassungen in der Immobilienverwaltung vorzunehmen. Neben Nachhaltigkeitsmaßnahmen sind dies insbesondere auch Maßnahmen zur Kostensenkung sowie Mietvertragsverhandlungen. Mit Blick auf das Kostencontrolling stellt die Qualität der Daten die Branche vor die größte Herausforderung. Dabei verwendet die Hälfte der Immobilienunternehmen bereits ein eigenes Tool für das Kostenmanagement, allerdings werden die Daten für das Kosten- und Finanzreporting in der Praxis größtenteils noch per Excel gesammelt und aufbereitet. Die Immobilienbranche ist damit noch weit davon entfernt, Reportings per Knopfdruck generieren zu können. Dies sind die zentralen Ergebnisse der Umfrage „Kostenmanagement in der Immobilienverwaltung“, welche Cloudbrixx zusammen mit Rueckerconsult vom Dezember 2023 bis Januar 2024 durchgeführt hat.

In einem Branchenwebinar hat Cloudbrixx die Umfrageergebnisse Ende April 2024 präsentierte und diese gemeinsam mit Carolin Brandt, stellvertretende Leiterin des Asset Managements bei der HIH Real Estate, sowie mit Marcel Steffens, Niederlassungsleiter Nürnberg bei Tattersall Lorenz, diskutierte.

Immobilienverwaltung im Wandel

Marcel Steffens, Niederlassungsleiter Nürnberg bei Tattersall Lorenz, bestätigte aus seiner Praxis das Umfrageergebnis, wonach 87 Prozent der Befragten aufgrund der wirtschaftlichen Lage und regulatorischen Änderungen direkte Auswirkungen auf die Verwaltung und Bewirtschaftung von Immobilien sehen: „Das Thema Wirtschaftlichkeit ist in den letzten zwölf bis 18 Monaten ganz klar in den Fokus gerückt. Property Manager sind nah an der Immobilie und müssen mehr denn je stichhaltige, konkrete Argumente für geplante Projekte liefern − auch was die Kosten betrifft.“

Carolin Brandt, stellvertretende Leiterin des Asset Managements bei der HIH Real Estate, sagte: „Die Nachhaltigkeitsanforderungen lassen den Anspruch hinsichtlich Reportings und auch durch die gestiegenen Renditeanforderungen an das Kostencontrolling generell steigen. Asset Manager wollen Themen heute anders auswerten und wissen, was kann eine Immobilie, was kostet was und wo können mit welchen Veränderungen Einsparungen vorgenommen werden. Damit steigen die Anforderungen an Property Manager.“ Steffens ergänzte: „Unsere Investoren wollen schneller und besser abgeholt werden. Das betrifft auch das Thema Liquidität – geplante Mittelabflüsse müssen eingehalten werden. Bei dieser Herausforderung müssen wir als Property Manager das Asset Management und Investoren unterstützen.“

Gefragt danach, welche konkreten Auswirkungen sich auf die Immobilienbewirtschaftung und -verwaltung aufgrund der wirtschaftlichen Situation und der geänderten Regulatorik ergeben, nennen jeweils 53 Prozent der Befragten die Umsetzung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen und Maßnahmen zur Kostensenkung. 37 Prozent der Umfrageteilnehmer gehen in Mietvertragsverhandlungen.  Darüber hinaus nennt ein Drittel der Umfrageteilnehmer auch die Anpassung von Flächenkonzepten als resultierende Maßnahme. Zudem ergeben sich für die Befragten auch Notwendigkeiten für detailliertere Reportings (30 Prozent), Anpassungen in der Gebäudetechnik und eine stärkere Kontrolle von Verbräuchen (beide 26 Prozent) aus dem geänderten Umfeld auf die Immobilienbewirtschaftung und -verwaltung. Sieben Prozent ziehen auch eine andere Mieterauswahl in Betracht.

Datenqualität als größte Herausforderung im Kostencontrolling

„Was überrascht, ist, dass lediglich zwei Prozent der Befragten die Implementierung eines Softwaresystems zur Datenerhebung als direkte Auswirkung der gestiegenen Einflussfaktoren in der Immobilienbewirtschaftung und -verwaltung nennt, wird doch bei der Frage nach der größten Herausforderung im Kostencontrolling die Datenqualität zu 85 Prozent noch vor der Vollständigkeit der Einnahmen- und Ausgabenseite und der Kommunikation mit Dienstleistern, Mietern und Ansprechpartnern (beide 48 Prozent) angeführt“, sagte Marc Mockwitz, Geschäftsführender Gesellschafter von Cloudbrixx.

Steffens unterstrich die Notwendigkeit einer effizienten Datenerfassung und -analyse: „Uns ist es wichtig, dass wir auf Basis solider Daten in der Lage sind, wichtige Entscheidungen für die Entwicklung und Strategie des Portfolios treffen zu können. Aus diesem Grund haben wir schon vor einigen Jahren begonnen, unsere Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.“ Brandt ergänzte: „Mit unserer Digitalisierungslandschaft sind wir nicht nur in der Lage, Daten zu managen, sondern detaillierte Auswertungen und Benchmarkings als Entscheidungsgrundlage für unsere Asset Manager zu erstellen, sodass wir an entscheidenden Punkten schneller agieren können.“

Noch ein weiter Weg bis zum Reporting auf Knopfdruck

Im Hinblick auf die Automatisierung von Reportings befindet sich die Branche zwar nicht mehr direkt am Anfang, doch bis zum Reporting per Knopfdruck ist es noch ein weiter Weg. Keiner der Befragten bewertet den Status quo als vollständig automatisiert beziehungsweise unmittelbar davor. Die Durchschnittsnote beträgt 4,7 auf einer Skala von eins bis zehn, wobei zehn für die vollständige Automatisierung steht. „Einen zentralen Einflussfaktor auf die Automatisierung von Prozessen bildet hierbei der Aufbau eines digitalen Ökosystems in den Unternehmen“, sagte Mockwitz. „Jedes Unternehmen hat eine individuelle Softwarelandschaft und -umgebung, ein einfaches Aufbauen oder Erweitern eines digitalen Ökosystems per Plug & Play ist noch lange kein Standard. Die Verwendung von Schnittstellen ist alternativlos, wenn Daten aus den einzelnen Spezialsystemen ausgeleitet werden sollen. In vielen Bereichen sehen wir noch großes ungenutztes Potenzial für eine effiziente Datennutzung.“

Darüber hinaus ergab die Umfrage, dass das Gros der Teilnehmer (74 Prozent) von steigenden Bewirtschaftungskosten zwischen zehn und 15 Prozent betroffen ist. 20 Prozent der Befragten konstatieren sogar einen Kostenanstieg von 20 Prozent und mehr. An der Umfrage „Kostenmanagement in der Immobilienverwaltung“ haben sich 46 Teilnehmer aus dem gesamten Branchenspektrum beteiligt, darunter unter anderem Asset Manager, Projektentwickler, Investment Manager, Property- und Facility Manager, Institutionelle Investoren und Finanzierer.

Die Umfrageergebnisse stehen bereits als Download zur Verfügung:

https://whitepaper.cloudbrixx.de/kostenmanagement-in-der-immobilienbranche-2024