So geht New Work!
Das neue Verständnis von digitalem Arbeiten ist da: Mobile Endgeräte, Collaboration-Tools, smarte Workflows mit Apps, Bots und sogar KI hält Einzug in die Arbeitsprozesse. Mitarbeiter mit Büroarbeitsplatz und Non-Desk-Worker nutzen diese Technologien mit einem neuen Selbstverständnis. Im Büro, im Homeoffice oder von Unterwegs. Und laut IT-Beratungsunternehmen Adlon Intelligent Solutions macht die Technologien allein noch lange keinen modernen Arbeitsplatz aus.
Die Potenziale sind erst gehoben, wenn ein flexibles Arbeiten normal und sicher ist. Dabei befeuern exogene Einflüsse wie Corona, Fachkräftemangel, verteilte Teams und die Begehrlichkeiten großer Tech-Konzerne mit ihren Arbeitsmodelle das flexible Arbeiten. Dazu kommen die Anforderungen der Mitarbeiter selbst. Der Anspruch steigt nach Selbstbestimmtheit, Vereinbarkeit von Beruf/Familie, Freiheit bei der Zeiteinteilung und Wahl des Arbeitsorts. Kurzum beschreibt flexibles Arbeiten everywhere, everytime and any-device.
Everywhere steht für die Flexibilität den Arbeitsort frei wählen zu können. Dabei sind Büro, Homeoffice, unterwegs beim Kunden, in Öffentlichen Verkehrsmitteln oder aus dem Ausland gleichbedeutend. Der Arbeitsort spielt mit der richtigen technischen Ausstattung und einer stabilen Internetverbindung aus Sicht des Mitarbeiters keine Rolle mehr. Es ist die Freiheit wählen zu können, die den Reiz ausmacht und das Wohlbefinden. Ob es auch genutzt wird, steht auf einem anderen Blatt.
Everytime steht für die Flexibilität der Arbeitszeitgestaltung. Flexible Arbeitszeit, Teilzeitmodelle, Jobsharing, und die persönliche Gestaltung des Arbeitstages im Hinblick auf die eigene Leistung bieten flexible Ansätze. Mit der Wahl des Arbeitsgeräts (any-device) werden auch persönliche Präferenzen bedient. Da die Arbeit am digitalen Arbeitsplatz nicht mehr von einem bestimmten System oder Gerät abhängt. Desktop-Rechner, Laptop, Tablet und Smartphone stellen eine durchgängige Anwendererfahrung dar. Anforderungen an Erreichbarkeit und Reaktionszeiten werden über Smartphones sichergestellt. Selbst eigene Geräte können genutzt werden, vgl. Bring your own device (BYOD).
Diskussionen über das Für und Wider des flexiblen Arbeitens sowie die sich laufend ändernde Arbeitsanweisungen kosten Firmen viel Zeit und Mitarbeiter Nerven. So hört man von Firmen, die lediglich eine bestimmte Anzahl an Arbeitstagen im Homeoffice zulassen. Oder sogar bestimmte Wochentage. Andere haben Mitarbeiter während der Pandemie nach Hause geschickt und rufen Sie nun wieder vollumfänglich in die Firma zurück. Völliger Unsinn. Die Freiheit und Selbstbestimmtheit birgt einen riesigen Wettbewerbsvorteil bei der Mitarbeiterbindung und Gewinnung. Es geht nicht mehr länger um die Frage ob Büro oder Homeoffice, ob Kern- oder Flexarbeitszeiten, ob eine homogene oder diverse Gerätefarm, sondern um Alles. Die Flexibilität des hybriden Arbeitens.
Eine kritische Betrachtung
Natürlich geht es nicht ohne eine kritische Betrachtung, denn die Produktivität und Kreativität darf nicht beeinträchtigt werden. Dies wird jedoch nicht über Einschränkungen geschehen, sondern über Lösungen zu den zentralen kritischen Fragestellen. Beispielsweise, wie es die Firmen in der entstehenden Distanz dennoch schaffen eine enge Bindung und Loyalität aufzubauen. Oder wie soziale Kontakte gepflegt werden, um gegen Vereinsamung zu wirken. Auch die Diskussion bezüglich Gleichberechtigung zu Aufgaben, die nicht flexibel gestaltet werden können, muss geführt werden. Fehlende Führungsskills gilt es aufzubauen und gleichzeitig hohe Eigenverantwortung und Disziplin in den Teams. Fragestellungen zur Funktion und Nutzung des Firmengebäudes gilt es zu beantworten und nicht zuletzt die IT-Sicherheit außerhalb des Firmengebäudes zu gewährleisten.
Dazu gilt es u.a. folgende Rahmenbedingungen zu schaffen:
1. Arbeitskultur
n Eigenverantwortung fördern
n Online first – Termine grundsätzlich über Videokonferenz
n Mobiles Arbeiten üben
n Sensibilisierung auf Sicherheitsthemen
n Emotionale Intelligenz schulen
2. Führungskultur
n Neue Führungsstrukturen (OKR) etablieren
n Eine Vertrauenskultur schaffen
n Den Fokus auf die Produktivität und Ziele richten, nicht auf den Weg
n Digitale Führung schulen
n Soziale Events und Treffen fernab des Tagesgeschäfts fördern
3. Arbeitsplatzausstattung
n Headset und Kamera runden den Laptop als mobilen Arbeitsplatz ab
n Collaboration Platform nutzen, auch für Prozessautomatisierung
n Moderations-Skills für eine gesunde Online-Besprechungskultur stärken
4. Gebäude-/Büroausstattung
n Allen Mitarbeitern, die im Büro arbeiten möchten, einen festen Platz anbieten
n Mitarbeitende die hybrid arbeiten, können sich im Büro Arbeitsplätze teilen, gegebenenfalls ein Buchungsportal zur Tischreservierung einrichten
n Besprechungsräume für hybride Konferenzen und Workshops ausstatten
n Arbeitsnischen als Rückzugsorte fernab des klassischen Schreibtischs schaffen mit Technik zur verteilten Zusammenarbeit
n Innovative Gebäudekonzepte mit viel Pflanzen, Wohnlichkeit, Café-Atmosphäre, Essensangebot und Spiel/Sportansätzen bieten Anreize das Büro zu frequentieren.
5. IT-Security/Cyber Security
n Mitarbeiter sensibilisieren in Sachen Security
n Neben der Infrastruktur die mobilen Endgeräte schützen
n Multifaktor-Authentifizierung einrichten
n Klassisches Security Operations Center (SOC) auf die Anforderungen hybriden Arbeitens hinterfragen
Moderne Ansätze aus verschiedenen Branchen
Wir neigen gerne dazu ins Silicon Valley zu schauen und uns an den Tech-Konzernen zu orientieren. Dies führt meist in eine Sackgasse. Weder stehen dazu die Mittel zu Verfügung noch liegt dieselbe Startup-Mentalität vor. Es gilt wie so oft aus den Konzepten und Ansätzen die eigene Vorgehensweise zu finden, die vom Unternehmen getragen und den Menschen gelebt werden kann. Moderne Ansätze aus verschiedenen Branchen bieten Inspiration bei der Gestaltung des eigenen flexiblen Arbeitsplatzes. Alle haben gemein: Sie sind sicher und nutzen als hybride Lösung stets das Beste aus allen Welten. Ein hybrider Arbeitsplatz – aber sicher!
Welche Trends gibt es bei der Umnutzung von Flächen?
Die Kosten für Büroflächen zählen bekanntlich zu den größten Kostenblöcken von Unternehmen. Die Neubewertung des Büros und dessen Funktion hat somit zahlreiche Vorteile: Indem Büros an den Bedarf bzw. die tatsächliche Auslastung angepasst werden, können überschüssige Flächen umgestaltet oder abgestoßen werden. Vor allem Energiekosten können somit optimiert werden. Bei der Umgestaltung von Flächen an die Bedürfnisse des hybriden und sicheren Arbeitsplatzes haben sich in den letzten Monaten verschiedene Trends entwickelt:
Co-Working-Areas
Die klassische “Bürogemeinschaft”, in der mehrere Unternehmen oder Vertreter in einem Gebäude oder Raum zusammensitzen, hat sich nicht nur in Großstädten durchgesetzt. Auch hier gibt es verschiedene Abstufungen in der Umsetzung. Von Gebäuden, die auf die Nutzung als Gemeinschaftsflächen verschiedener Unternehmen ausgerichtet sind bis hin zu gemeinschaftlich genutzten Büroräumen. Von Mietverträgen für abgeschlossene Räum bis hin zu Pay per Use.
SharedDesk/Flex Office
Unternehmen, die langfristig auf hybrides Arbeiten setzen müssen nicht für alle Mitarbeiter einen Arbeitsplatz vorhalten. Geteilte Arbeitsplätze, sogenannte SharedDesk, ergänzen feste Büroplätze. Diese Flexibilität kann durch Buchungssysteme unterstützt werden. Unternehmen können so die Flächennutzung optimieren und Kosten sparen.
Begegnungsstätte
Ein anderer Trend versteht das Büro nicht mehr länger als Ort des reinen Arbeitens, sondern als Begegnungsstätte für kreativen und sozialen Austausch. Das richtige Maß und visionäre Denken müssen natürlich jedes Unternehmen für sich definieren.
Corporate Hub
Als Corporate Hub wird der Trend verstanden, das Büro als Ort zu sehen, in dem Unternehmenskultur erlebt werden kann. Im Gegensatz zur Einzelarbeit im Homeoffice wird es idealerweise zum „Corporate Hub“, in dem Menschen zusammenarbeiten, Netzwerke pflegen, Wissen austauschen oder sich zu sportlichen Aktivitäten verabreden. Der Corporate Hub ist Kommunikationszentrum („Hub“) und soziale Heimat. Er bietet Raum für Interaktion, persönliche Kontakte und dem Erleben der Unternehmenskultur. Insbesondere kollaboratives Entwickeln und Zusammenarbeiten, persönliche Gespräche sowie informelles Netzwerken schätzen Mitarbeitende am Hub.
Natur-Raum
Noch in den Kinderschuhen stecken Unternehmen mit der Ausweitung der Räumlichkeiten in Freiflächen. Grünanlagen, Dachterrassen oder Parkanlagen werden oftmals viel zu wenig in die Bürokonzepte einbezogen. Erste Anfänge stellen Indoor Greens, Wasserstellen und Innenhöfe sowie die Berücksichtigung von Tageslicht Bereichen dar.
