Asset Management bei WAGO

WAGO, Anbieter von elektrischer Verbindungstechnik und Automatisierungslösungen und Weltmarktführer in der Fedklemmtechnik, ist in den vergangenen zehn Jahren überproportional gewachsen. So hat die Komplexität der gebäudetechnischen Maschinen und Anlagen am Stammsitz in Minden, sowie in den beiden anderen deutschen Standorten Päpinghausen und Sondershausen (Thüringen), ebenso zugenommen wie die Zahl der zu betreuenden Gebäude.
Die bisherige organisatorische Trennung von Produktionsinstandhaltung und
Facility Services-Aufgaben wurde aufgehoben und zusammen mit weiteren Service-Aufgaben zu einer Service- und
Betriebsabteilung als neue Abteilung „Technischer Service“ zusammengefasst. Insgesamt verwaltet der Technische Service etwa 7000 einzelne Assets – vom Feuerlöscher über die Brandschutztür bis hin zu Lüftungs- und Klimaanlagen.

Ziel des Unternehmens war es, eine zukunftsfähige Lösung für das Asset Management zu realisieren, die sowohl die Prozesse optimiert als auch Kostentransparenz schafft. Dies sollte einerseits eine Arbeitsgrundlage zur Effizienzsteigerung der Assets in der technischen Gebäudeausstattung unter Absicherung der Betriebs- und Rechtssicherheit schaffen und andererseits ein durchgängiges flächendeckendes Meldesystem für ein effektives Störmanagement ermöglichen.

Bei der Ist-Analyse ließen sich folgende Herausforderungen identifizieren, die es zu lösen galt: Die anfallenden Kosten konnten nur grob zu einzelnen Kostenstellen bzw. Assets zugeordnet werden. Es fehlte sowohl ein einheitliches Rückmeldesystem als auch eine durchgängige Meldungsrückverfolgung. Die Betriebs- und Rechtssicherheit war eingeschränkt, da es keine klare Definition von Verantwortlichkeiten gab.

Darüber hinaus erfolgte die Auftragsabwicklung zum Teil manuell. Und es galt, die unterschiedlichen Gegebenheiten der einzelnen Standorte zu berücksichtigen und Prozesse werksübergreifend zu harmonisieren.

Ambrosia als Partner

2014 wurde das Projekt „WAGO Asset Management (WAM)“ gestartet. „Auf Basis unserer Ist-Analyse hatten wir uns bereits in den Vorjahren (ab ca. 2008) verschiedene Anbieter von Software-Lösungen im Bereich Facility Management angeschaut, uns dann aber 2014 bewusst dazu entschieden, unser Asset Management im SAP-Umfeld aufzusetzen, um die bereits vorhandenen Systeme bestmöglich zu integrieren. Damit wurde die Konsolidierung und Validierung der bereits vorhandenen Softwaresysteme und Daten in ein System gleichzeitig eine zentrale Anforderung an einen potenziellen Partner. Ambrosia konnte uns mit seiner hohen Fachkompetenz im strategischen und operativen Facility Management sowie hervorragenden Sachverstand in Bezug auf Betriebs- und Regelkonformität überzeugen“, so Thomas Reichhardt, Projektleiter des WAGO Asset Managements.

Gemeinsam mit Ambrosia als Projektpartner und Berater wurde die Zielstellung definiert, eine IT-Lösung basierend auf SAP zu finden, die technische und kaufmännische Aspekte verknüpft sowie die Prozesse für die Instandhaltungsplanung und -auswertung optimiert und vereinheitlicht. Dank einer Kostentransparenz im Hinblick auf Maßnahmen, technische Objekte und Struktureinheiten sollten Kosten ebenso optimiert wie die Betriebs- und Rechtssicherheit, die durch die Integration des Regelwerksinformationsdienst REG-IS für den rechtssicheren Betrieb der Technischen Gebäudeausstattung sichergestellt werden sollte. Darüber hinaus war eine eindeutige Organisationsstruktur mit klaren Verantwortlichkeiten gefordert.

Vorgehensweise im Projekt

WAGO definierte gemeinsam mit Ambrosia und seinem SAP-Implementierungspartner eine standardisierte Vorgehensweise über alle Projektphasen und sorgte für ein kontinuierliches Projektcontrolling. In strukturierten Workshops wurden zunächst gemeinsame Ziele evaluiert und die abgeleiteten Datenmodelle definiert. Die WAGO-Bereiche Facility Management und Technischer Service waren dabei von Anfang an in alle Prozesse integriert. Es galt ein Datenerhebungskonzept zu erstellen, das die
Anforderungen des Rechtskatasters berücksichtigt. Darüber hinaus mussten sowohl eine stabile mobile IT-Struktur basierend auf bestehenden Standards als auch eine Methode der Datenmigration konzipiert werden. Die Prozessdokumentation während aller Workflowdefinitionen erfolgte live in den von Ambrosia durchgeführten Workshops mit ADONIS – einem Tool zur Prozessmodellierung – was eine transparente Entwicklung von Standards ermöglichte. Alle Prozesse wurden darüber hinaus durchgängig  im SAP Solution Manager getestet und dokumentiert.

„Die enge Abstimmung mit den verantwortlichen Fachbereichen und eine gemeinsame Entwicklung und Dokumentation von transparenten Prozessen war uns besonders wichtig. Nur wenn alle Projektbeteiligten die gleiche Sprache sprechen, lässt sich so ein komplexes Thema erfolgreich umsetzen“, so Thomas Reichhardt. „Die zweite zentrale Basis für das Gelingen des Projektes war zu Beginn eine vollständige und detaillierte Stammdatenerfassung, da zu diesem Zeitpunkt viele Daten noch gar nicht vorhanden waren sowie die anschließende schnelle Übertragung der Informationen in das SAP ERP System“, ergänzt Dennis Diekmann, der das Projekt bei Ambrosia betreute.

Ambrosia übernahm als Dienstleister diese vorgelagerte Stammdatenaufnahme bzw. -erfassung mittels seiner SMART FM Software (heute Mera – mehr zur mobilen Lösung unter www.ambrosia-mera.de) anhand eines pragmatischen und nutzerorientierten Datenmodells. Hierzu wurde eigens in sehr kurzer
Zeit ein Template mit allen relevanten SAP Feldinformationen definiert und noch vor Projektbeginn individuell für WAGO konfiguriert – auch auf kurzfristige Änderungswünsche wurde schnell und flexibel reagiert. Gemeinsam mit insgesamt 14.000 Bildern der betreffenden Assets wurden dann alle Feldinformationen per iPad mobil erfasst. Im Anschluss erfolgte dann der direkte Import der Stammdaten ins SAP ERP-System. Mit dieser mobilen Erfassungsmethode wird auch zukünftig die Stammdatenerfassung von Assets bei WAGO erfolgen.

In der letzten Phase der Projektumsetzung wurden die erforderlichen Prozesse, wie Sofortinstandsetzungsmaßnahme (Störung), Abwicklung vorbeugende Instandhaltung (Wartung) oder die externe Beschaffung von Dienstleistungen im SAP EAM (Enterprise Asset Management) abgebildet und für WAGO individuell angepasst.

Ambrosia setzte im gesamten Projektablauf auf die Nutzung von bereits vorhandenen etablierten FM-Standards. Die Asset-Strukturierung in der Technischen Gebäudeausstattung (TGA) erfolgte auf Grundlage des CAFM-Connect-Standards basierend auf der DIN 276, die Dokumentenablage orientiert sich an etablierten Strukturen. Die Workflows wurden anhand von BPMN (Business Process Model and Notation) modelliert – einer international standardisierten Modellierungssprache zur Abbildung von Prozessen. „Für uns hat besonders das von Ambrosia vorgeschlagene Vorgehen nach DIN/CAFM-Connect einen entscheidenden Mehrwert erbracht. Alle Assets sind im System sehr leicht auffindbar. Für Techniker und Handwerker ist die DIN 276 zudem eine gängige Norm, die die Zusammenarbeit deutlich erleichtert“, so Thomas Reichhardt.

Darüber hinaus wurden auch bei den SAP-Systemen Standards wie die SAP Mobile Plattform und der SAP Work Manager genutzt und vorhandene Subsysteme wie bspw. die Dokumentenablage direkt mit dem SAP ERP System verknüpft.

Der neue End-to-End Prozess erfolgt heute nach dem Schema Plan, Do, Check, Act: Ausgehend von den vorhanden Rechtsvorschriften werden Prüfpflichten und Verantwortlichkeiten definiert und Maßnahmen abgeleitet. So entsteht ein Prüf- und Wartungsplan, der regelmäßig überprüft wird und aus dem die einzelnen Aufträge entstehen, welche zudem mobil abgewickelt werden.

Herausforderung

„Eine der größten Herausforderungen stellten die Stammdaten dar, deren Qualität die zentrale Basis für den Projekterfolg war, sowie die Einhaltung des definierten Kostenrahmens. Sie waren bisher bedingt strukturiert, zudem in verschiedenen Systemen abgelegt und es teilweise lückenhaft“, erklärt Dennis Diekmann. „Ambrosia hat uns dabei unterstützt, die bestehenden Stammdaten zu konsolidieren und zu harmonisieren, um so eine einfache Überführung in das SAP-Stammdatensystem zu ermöglichen“, so Thomas Reichardt. WAGO verfügt nun über ein flächendeckendes Meldesystem, in dem Informationen aus der Gebäudeleittechnik, dem Produktionsportal und dem Werkzeugbau im SAP ERP System zusammen laufen. Auch Meldungen vom Arbeitsplatz der Mitarbeiter, die diese im Intranet
erfassen können, laufen hier direkt ein. Mit Unterstützung des hinterlegten Rechtskatasters und der Dokumentablage werden so Störmeldungen und geplante Wartungen / Prüfungen über die SAP Mobile Plattform an den SAP Work Manager direkt auf die iPads der Instandhalter gespielt. Die Auftragsabwicklung wird dann eben­falls mobil per iPad erfolgen. Die zuvor im SAP erstellten und priorisierten Aufträge werden dann an die zuständigen Kollegen weiter gegeben, die den Barcode am Asset einscannen und so den Start und das Ende des Auftrags wieder an das System zurück spielen können.

Betreiberverantwortung

„Uns war es bei der neuen Asset Manage­ment-Lösung ein zentrales Anliegen, unserer Betreiberverantwortung im höchsten Maße nachzukommen.
Dazu war es nötig eine Schnittstelle zwischen REG-IS und SAP zu entwickeln“, erklärt Wolf-Peter Burock, Leiter des technischen Services. Die SAP-Schnittstelle, die gemeinsam mit Ambrosia als REG-IS Systempartner und dem SAP-Dienstleister des Unternehmens aufgesetzt wurde, integriert Anlagen- und Betriebsmittelkataster, Flächendaten und einen Beauftragten- und Verantwortlichen-Katalog. Bei der Integration von REG-IS wird außerdem ein monatliches, automatisiertes Update erfolgen, um alle enthaltenen Normen auf dem neuesten Stand zu halten. Ein Dokumentenmanagement ist ebenso vorhanden wie Schnitt­stellen zu den SAP-ERP-Systemen und mobilen Lösungen.

Fazit und Ausblick

Die Mobilität und Automatisierung des neuen Systems ermöglicht WAGO zukunftsfähige Arbeitsabläufe ganz im
Sinne von Industrie 4.0. Die Aufträge werden komplett papierlos abgewickelt; Prozesse wurden so entscheidend optimiert und lassen sich besser koordinieren.
„Alle Anforderungen und Meldungen laufen jetzt zentral im SAP ERP-System auf. Hier werden die einzelnen Anfragen selektiert, gesteuert und gezielt an einzelne Mitarbeiter weiter gegeben, die
auf ihrem iPad quasi ein Office-to-go haben. Sie erhalten ihre Aufträge mobil, finden alle relevanten Informationen dazu per App und können den Auftrag auch direkt als abgeschlossen melden“, so Wolf-Peter Burock, „das bedeutet für die Kollegen eine enorme Zeitersparnis.“

Mit dem neuen Asset Management ist man bei WAGO nun in der Lage, Aufträge schneller und ressourcenoptimiert zu bearbeiten. Es ermöglicht eine umfassende Kostentransparenz in Bezug auf die gesamte technische Gebäudeausstattung und es können gezielter präventive Wartungen durchgeführt werden, um langfristig Störfälle zu vermeiden.
Ambrosia ist für WAGO aufgrund der umfassenden Erfahrung bei gutachtlichen Stellungnahmen auch der richtige Partner für das Thema „Regelkonforme Organisation im Bereich Elektrotechnik (ROE) und unterstützte das Unternehmen bei der Überprüfung der regelkonformen Organisation und der gutachtlichen Stellungnahme durch einen weiteren Dienstleiter. Aktuell entwickelt eine interne Projektgruppe den Auf- und Umbau der Organisation, um zukünftig u. A. verantwortliche Elektrofachkräfte bestellen und qualifizieren zu können.

Nach der erfolgreichen Umsetzung des Asset Managements im Gebäudebereich ist einer der nächsten Schritte des Technischen Services bei WAGO der Roll Out in weiteren Bereichen und Standorten – ein Prozess den Ambrosia bei der Stammdatenerfassung unterstützt.
Das Schweizer Werk des Unternehmens wurde von Ambrosia bereits vollständig und inklusive der Produktionsanlagen erfasst. Ein praxisgerechter Ausbau der SAP-Funktionalitäten und die weitere Optimierung von Prozessen wie etwa des Controllings im Technischen Service sind weitere zukünftige Schritte.

„Eine strukturierte Projektvorgehensweise, die Konsolidierung von bestehenden Systemen, die Standardisierung von Applikationen und die Harmonisierung von Prozessen – diese Ziele, die wir schon mit Start des Projektes verfolgt haben, spielen auch zukünftig für die weitere Entwicklung unseres Asset Managements eine zentrale Rolle“, so Wolf-Peter Burock.