FH Mainz: Instandhaltungsplanung und Budgetierung für Bestandsimmobilien
Die FH Mainz, Studiengänge Technisches Gebäudemanagement, unterstützt die Kommunen und Privatwirtschaft beim Aufbau einer systematischen, nutzungsorientierten und zyklischen Instandhaltungsplanung ihrer Liegenschaften und Immobilien mit dem Ziel, den Gesamtaufwand und somit die Kosten für die Bewirtschaftung der Objekte zu reduzieren. Die Instandhaltung von Gebäuden erfolgt meist bedarfsweise, in der Haushaltsplanung sind Instandhaltungskosten jedoch jährlichen objekt- und maßnahmenbezogen zu budgetieren. Durch rationelle Erfassung und Auswertung der Objektdaten, mit Hilfe einer von der FH entwickelten, auf Excel basierenden Softwarelösung, lassen sich Instandhaltungsmaßnahmen in Abhängigkeit von der Nutzung einfach vorausschauend planen und wirtschaftlich priorisieren.
Folgende Leistungen werden von den Studierenden der FH Mainz, Studiengänge Technisches Gebäudemanagement, für den Auftraggeber erbracht:
- Begehung und Untersuchung der Objekte nach den Methoden der Bauwerksinspektion („von grob zu fein“): Sichtprüfung, Funktionsprüfung, Fühl- und Hörprüfung, Messungen, etc.
- Bauzustandserfassung: Ausführungsart/ Bauart der wesentlichen Bauwerksteile (Materialien der Oberflächen und Bauteile), Digitale Fotodokumentation und Schadenskartierung (Festlegung eines einheitlichen Erfassungssystems, Eintragung von Ort und Art der Schäden in Zeichnungen und Fotos), Überprüfung der Bestandspläne (Plan-Ist-Vergleich)
- Zusammenstellung der notwendigen Reparaturen: Charakter der Schäden (Tendenz zur Ausbreitung: ja/nein, Einordnung der Schäden in eine Klassifizierung als Grundlage für eine vorausschauende und flexible Finanzplanung),
- Zyklische Instandhaltungsplanung: Erstellung eines Instandhaltungsplanes unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften (incl. Inspektionsprogramm und Vorschlag für den zu tolerierenden Verschleißgrad), Technische Planungsgrundlagen (grobe Mengen) für die langfristige Unterhaltsplanung (Zusammenstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Inspektionen und der sinnvollen Inspektionen), Maßnahmen zur Einhaltung der Betreiberpflichten (Verkehrssicherheit, Betriebssicherheit, Unfallverhütung, etc.), Vorschlag zur Vorgehensweise zur Prioritätenbildung der Instandhaltungsmaßnahmen bei begrenzten Haushaltsmitteln.
Die Auftraggeber erhalten nach Abschluss der Arbeiten alle erfassten Informationen und Auswertungen in Form einer zweiteiligen Gebäudedokumentation, der Objektakte als Papierausdruck und einer Gebäudedatei mit dem Instandhaltungsprogramm (incl. der Nutzungsrechte zur weiteren Verwendung auch nach Vertragsende). In der Objektakte werden auch frühere Bauzustände und Leistungen dargestellt. Diese dienen zur Nachvollziehbarkeit von Geschäftsgängen wie z.B. Ausschreibungen, Vergaben und Abrechnungen. Grundlage für diese Darstellungen sind auch die bautechnischen Ausgangszustände und die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten objektbezogenen Akten wie z.B. Pläne, baurechtliche Unterlagen, alter Schriftverkehr, Wartungs- und Inspektionsverträge, Herstellerangaben, usw.). Die Gebäudedatei dient der aktuellen Objektverwaltung und nutzerspezifischen Arbeit mit dem Objekt, die Daten können mit Hilfe von Filterfunktionen und Eingabemasken jederzeit übersichtlich aufgerufen und nach Objekten, Dringlichkeiten und Gewerken ausgewertet werden. Die zu erledigenden Arbeiten sind einfach eintragbar und erkennbar. Die Fortschreibung des neuen Instandsetzungs- bzw. Instandhaltungsbedarf durch den Auftraggeber ist benutzerfreundlich und ohne Anleitung durch Dritte möglich.
Im Hinblick auf die Budgetierung ermöglicht das Programm eine Differenzierung der Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten nach Dringlichkeit und den bau- und nutzungstechnischen Anforderungen. Somit ist eine flexible Finanzplanung im Rahmen des zur Verfügung stehenden jährlichen Budgets möglich. Die Bildung von Instandhaltungszyklen optimiert den Aufwand der Wartungsfirmen und führt somit zu einer erheblichen Kosteneinsparung. Die Auswertungsmöglichkeiten der Daten z.B. nach Gewerken erlaubt eine rationelle Ausschreibung und eine gute Verhandlungsbasis bei der Vergabe von größeren Auftragsvolumina.
In die Instandhaltungsplanung werden Inspektionen als Teil der Aufwendungen für die Bewirtschaftung mit einbezogen. Durch die Inspektion sollen frühzeitig Probleme oder ein wahrscheinlicher Ausfall erkannt werden, der Ausfall eines Elementes kann zu erheblichen Funktionsbeeinträchtigungen im Rahmen der gesamten Nutzung führen, auch die Nutzerunzufriedenheit bei einem Ausfall spielt eine Rolle. Der Aufwand für Inspektionen ist aber so gering wie möglich zu halten. Sie sollten nur durchgeführt werden, wenn bei Ausfall oder Beeinträchtigung der Funktion Gefahr besteht für Einzelne oder die Öffentlichkeit. Wenn die Kosten der Inspektion deutlich niedriger als die Ausfallkosten oder die Reparaturkosten nach Ausfall sind, wird die Inspektion aus Gründen der internen Wirtschaftlichkeit durchgeführt.
Für die Realisierung dieses Projektes nutzt die FH Mainz das Potenzial seiner gut ausgebildeten Studierenden der Studiengänge Technisches Gebäudemanagement, diese verfügen meist bereits über mehrjährige Berufserfahrung. Die vertragliche Leistung wird in Teilaufgaben für Studierende zerlegt und im Regelfall mehrfach zur Bearbeitung (komplexe Projekte und Masterarbeiten) vergeben. An der FH Mainz erfolgt durch Professoren und Assistenten die Zusammenfassung der Teilergebnisse zu einer homogenen Gesamtarbeit. Der Praxispartner erhält die Gesamtleistung mit den vertraglich vereinbarten Parametern. Die Erlöse werden ausschließlich zur Deckung der Projektkosten und zur Verbesserung der Lehre verwendet, Honorare werden hieraus nicht gezahlt.
Weitere Informationen unter www.facility-management.fh-mainz.de
