Dokumentation im gesamten Immobilienlebenszyklus mit GEFMA 922-1ff.
15.11.2024Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Dokumentationsprozesse nicht nur den rechtlichen Anforderungen genügen, sondern auch praktikabel und effizient gestaltet sind? Die Publikationen GEFMA 922-1ff. beantworten diese Frage für den gesamten Lebenszyklus von Immobilien – von der Planung über den Betrieb bis zum Abriss. Damit bieten die gefma-Verzeichnisse eine wertvolle Orientierungshilfe für Planer, Errichter, Bauherren und Betreiber.
Die Verzeichnisreihe wurde nun aktualisiert und den neuesten Entwicklungen im Regelwerk angepasst. Dadurch stieg die Gesamtzahl der erfassten Dokumente von 1.060 auf nunmehr 1.502 an. Sie decken den gesamten Lebenszyklus von Immobilien inkl. der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) und der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) ab.
Die umfassend aktualisierte Reihe GEFMA 922 listet anweisende und nachweisende Dokumente, die im Regelwerk definiert, beschrieben und teilweise gesetzlich gefordert sind. Besonders wichtig: Die Verzeichnisse legen dar, wer für die Erstellung dieser Unterlagen verantwortlich ist. Sie beantworten damit zentrale Fragen, wie zum Beispiel: Welche Dokumente muss ein Auftraggeber seinem Facility-Service-Dienstleister bereitstellen, damit dieser sein Angebot ordnungsgemäß erbringen kann? Oder: Welche Dokumente schuldet ein Errichter dem Bauherrn bei der Abnahme nach VOB?
Die Publikationen bieten damit nicht nur eine praktische Hilfe zur Erfüllung rechtlicher Voraussetzungen, sondern auch wertvolle Unterstützung bei der Strukturierung von Dokumentationsprozessen. Dies ist besonders relevant, da die Anforderungen an eine Dokumentation kontinuierlich steigen.
„Die Dokumentation gilt häufig als vernachlässigtes ‚Stiefkind‘, weil sie Mühe macht, Zeit und Geld kostet und sich die Notwendigkeit nicht immer auf Anhieb erschließt“, erklärt Ulrich Glauche, Leiter des Richtlinienwesens bei gefma. „Dementsprechend ist die Bereitschaft von Entscheidern oftmals gering, für Dokumentation und deren Verwaltung – etwa in einem Dokumenten-Management-System (DMS) – nennenswerte Investments zu tätigen.“
Zwar sei eine gewisse Skepsis gegenüber den immer weiter steigenden regulatorischen Dokumentations-Anforderungen durchaus berechtigt, da diese Bestandteil einer überbordenden Bürokratie seien. Dennoch betont Glauche die hohe Bedeutung einer soliden Dokumentation: „Sie verringert im Schadensfall das Risiko persönlicher Haftung entscheidend.“ Die Herausforderung bestehe folglich darin, den richtigen Mittelweg zwischen einem Zuviel und einem Zuwenig zu finden. Genau hier setzt die Reihe GEFMA 922-1ff. an und bietet maßgebliche Unterstützung dabei, zu einem „So viel wie nötig und so wenig wie möglich“ an Dokumentation zu gelangen.
Verfügbarkeit und Preise
Die aktualisierten Verzeichnisse sind ab sofort über den gefma Online-Shop verfügbar. Für gefma Mitglieder sind dort alle Dokumente kostenfrei zugänglich. Nicht-Mitglieder können das Gesamtverzeichnis GEFMA 922-1 dort für 232 Euro (zzgl. USt.) erwerben. Die einzelnen Teile kosten zwischen 28 und 81 Euro (zzgl. USt.).
