Betreiberverantwortung: Wenn Wunsch
auf Wirklichkeit trifft

Was professionelles Facility Management betrifft, so wird dieses bislang oft aus zwei Gründen eingeleitet. Zum einen, wenn das Unternehmen in einer finanziell schlechten Lage ist und versucht durch Outsourcing Kosten zu reduzieren. Zum anderen aus rechtlichen Gründen – also, wenn durch interne oder gar externe Audits Lücken aufgezeigt und Handlungen erzwungen werden. Das zeigt: Vielen Immobilienbesitzern, Asset Managern, Betreibern oder Bauherren sind die Vorteile eines professionell aufgestellten FMs noch nicht bekannt oder bewusst. Dabei lassen sich mit definierten Abläufen klare ­Verantwortlichkeiten schaffen, Abläufe standardisieren, Prozesse verschlanken und dadurch Kosten senken – und ganz nebenbei auch noch Haftungsrisiken minimieren.

Doch was sind die häufigsten Probleme?

Oft gibt es eine große Diskrepanz in ­Bezug auf das gegenseitige Verständnis von Zuständigkeiten und Verantwortungen – sowohl intern, als auch extern. Hinzu kommt eine fehlende und/oder unvollständige Dokumentation, was vor allem im technischen FM eine große Rolle spielt. Dies äußert sich darin, dass Lücken in der Leistungserbringung von Wartung und Prüfung entstehen – Leistungen werden inhaltlich falsch, mit einem falschen Intervall oder im Extremfall gar nicht ausgeführt. Ein weiteres, oft auftretendes Manko sind veraltete Normen als Basis für die Leistungsinhalte bei Wartung, Prüfung und Inspektion. Ebenso sorgt die inkonsequente Nachverfolgung von Instandsetzungsbedarfen für nicht unwesentliche Lücken bei der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung. Nicht zuletzt zeigen auch Audits und Prüfungen, dass die aktuellen Leit- und Richtlinien bei ausführenden Mitarbeitern oftmals nicht bekannt sind.

Was sind die Gründe für diese Diskrepanzen?

Facility Management ist eine immer noch junge Branche mit vielen Quereinsteigern und wird oftmals noch immer nicht als „eigene Fach- bzw. Managementdisziplin“ wahrgenommen. Zudem besitzt das Facility Management als Sekundärprozess in der Regel nicht die notwendige Priorität, ist den Kernprozessen untergeordnet und wird als Kostenverursacher häufig einem Cost-Cutting unterworfen. Erschwerend kommt hinzu, dass vielfach der Zugriff auf Normen und Regelwerke fehlt: Wer überprüft die Einhaltung von Gesetzesvor-gaben, wer hat eventuelle Neuerungen im Blick und vor allem wie erhalten die Mitarbeiter darauf Zugriff – vom Head of FM bis zum Hausmeister? Ebenso ein häufiges Problem bei der Umsetzung eines gelingenden FM: Unklare Aufgabenverteilungen und Befugnisse aufgrund von fehlenden vertrag­lichen Regelungen.

Wunsch wird Wirklichkeit

Es gibt noch einiges im Facility Management aufzuholen – aber die Mühe lohnt sich. Denn die langfristige Betrachtung zeigt, dass ein optimiertes FM nicht nur ressourceneffizienter ist, sondern dadurch auch außerhalb des Kerngeschäfts Einsparungen durch Professionalisierung zu generieren sind. Gerade mit Sicht auf den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie amortisieren sich Investitionen in professionelles FM: Vom Facility Management zum Asset Management. Aber auch die Dienstleister müssen einen Schritt in Richtung der Auftraggeber tun – hin zu professionelleren Werkzeugen und gelebter Qualität. Wenn klar wird, dass Rechtssicherheit als absolutes Minimum der Gebäudebewirtschaftung nicht gleichbedeutend mit Kostensteigerung ist und Facility Management als Wertbeitrag zum Kerngeschäft gesehen wird, stehen die Chancen gut, dass „Wunsch bald Wirklichkeit wird“.