Mehr als Steuerung und Betreiberpflichten

Die Vergabeentscheidung für zwei Partner ist insofern besonders, als dass die Haspa mit ihren knappen Ressourcen im Bewirtschaftungsteam eine weitgehend synchrone Steuerung beider Dienstleister vertraglich eingefordert hat. Sie greift dabei aber nicht in die Prozesse der beiden Dienstleister ein, die diese für die Übernahme der Betreiberpflichten an den Standorten benötigen.

Diese Herausforderung hat die sechs Monate der Implementierung der TFS-Leistungen in der Zeit vom 1. Januar bis 1. Juli 2023 neben der Übernahme-Masse von ca. 200 Standorten konzeptionell sehr intensiviert.

Gleich im Januar haben sich deshalb alle drei Partner zusammengefunden, um die Grund-sätze ihrer weitgehend digitalen Zusammenarbeit abzustimmen. Dabei sollte sich für den Mitarbeiter in den Standorten der Haspa möglichst wenig ändern. Die Nutzer sind bereits geübt, ihre Bedarfe und Störungen via Ticket beim Bewirtschaftungsteam anzuzeigen. Deshalb wurde die Entscheidung getroffen, dass die Nutzer ihre Meldungen in das Ticket-System der Schultz Gruppe absetzen und von dort Dussmann für ihre jeweiligen Standorte eine „Weiterleitung“ erfährt.

Darüber hinaus sind die Nutzer der Haspa-Standorte darin geübt, auch zu Sicherheitstechnik, IT und Telekommunikation ihre Tickets absetzen zu können – also Anlagen und Einrichtungen, die nicht in den Leistungsumfang des gebäudetechnischen Betriebs und damit den der beiden Dienstleister gehören. Auch das wird über das Ticket-System der Schultz Gruppe per Weiterleitung an die jeweiligen Vertragspartner der Haspa realisiert. Die Nutzer wurden zudem mit einer nur unwesentlich veränderten Eingabeoberfläche unterstützt und haben die Möglichkeit, ihre Meldung über ein dropdown-Menü zu spezifizieren.

Schon an dieser Stelle wird die Komplexität des Harmonisierens und Synchronisierens zwischen den Partnern deutlich. Denn so ein „einfaches“ Eingabe-Modul für die Nutzer muss im Hintergrund der beiden Dienstleister im „Bauch“ deren CAFM-System zu dem gewünschten und jeweils unternehmensspezifischen Datensatz führen. Es muss ja gewährleistet sein, dass sowohl das richtige Equipment (Leistungsgegenstand) als auch die richtige Leistungsart (interne Auftragsart) im CAFM der beiden Dienstleister angesprochen wird, um die erprobten Prozesse der Planung, Abarbeitung und Dokumentation der Maßnahmen an den Anlagen und Einrichtungen sicherstellen zu können.

Eine weitere bedeutende Herausforderung bestand und besteht in der Bewertung der so erzeugten Daten und Informationen in den CAFM-Systemen der beiden Dienstleister.

Das markt-typische Berichtswesen der Dienstleister als Leistungskontrolle wurde vertragskonform in ein „analytisch bewertendes Reporting“ umgewandelt. Dieses Reporting ermöglicht es sowohl dem jeweiligen Dienstleister selbst, Maßnahmen und Entscheidungen an den Anlagen und Einrichtungen abzuleiten. Aber es ermöglicht der Haspa auch, einer solchen Maßnahme zustimmen zu können, wenn sie über die eigenständig zu entscheidende Regelleistung der Dienstleister hinaus zu einer Zusatzbeauftragung für Instandsetzungen über einer definierten Wertgrenze oder gar Sanierung und Modernisierung führt. Das Reporting ist also so aufgebaut, dass es Bewertungen und Konsequenzen an der jeweiligen Anlage/Einrichtung für beide Partner zulässt.

Auch das Ziel der Zufriedenheit an den Standorten wird über dieses Reporting täglich prüf- und steuerbar.

Das wiederum setzt voraus, dass beide Dienstleister „dynamisch“ – also direkt und täglich – reporten können. Denn bei 200 Standorten kann man solche Entscheidungen und Bewertungen nicht nur einmal monatlich treffen. Das betrifft besonders die Dienstleister in der Steuerung ihrer Regelleistung selbst. Und das ist auch genau der Punkt, der von beiden Dienstleistern in der Folge noch weiter professionalisiert werden wird: Reportings an den AG und Reportings für die eigene Entscheidung im operativen Tagesgeschäft sind identisch und entstehen aus der Bewertung derselben Daten und Informationen auf beiden Seiten. Das ist ein wesentlicher Fakt für die Gleichbewertung von Situationen und Erfordernissen in den Standorten durch AG und AN. Das macht die Lösungsorientierung des „betreibenden Dienstleister“ aus.

Diese „Dynamik“ im Reporting ist eine bedeutende Weiterentwicklung für beide Dienstleister. Die Schultz Gruppe hat sie in ihrem CAFM-Tool bereits umgesetzt. Dussmann hat den Kunden Haspa in einer internen Projektarbeit zu diesem Ziel priorisiert.

Ein weiterer Mehrwert der „synchronen“ Implementierung bestand im fachlichen Abgleich der Arbeits- und Dokumentationsanforderungen der beiden Dienstleister in der Umsetzung der gesetzlichen Mindestanforderungen an den Anlagen und Einrichtungen. Da beide Dienstleister in ihren Losen Ost und West jeweils die gleichen Anlagen und Einrichtungen zu bewirtschaften haben, hat der Auftraggeber in seiner Überwachungsverantwortung auch die Wartungs- und Prüfprotokolle der beiden Dienstleister auf fachliche Übereinstimmung geprüft.

Beide Dienstleister haben in ihren Häusern effektive und fachlich fundierte Prozesse der Anpassung der Arbeitskarten, Protokolle und Checklisten für ihre Mitarbeiter an das technische Regelwerk und an die gesetzlichen Mindestanforderungen. Dennoch gibt es neben der stetigen Veränderung, die nachgehalten werden muss, auch eine Maß an fachlichem Handlungsspielraum, das bei den beiden Dienstleistern unterschiedlich bewertet werden kann und wurde.

Das war allerdings für den Auftraggeber Haspa keine Option, denn dies hätte formal unterschiedliche Gefährdungsbeurteilungen an den Standorten nach sich gezogen. Demzufolge waren die beiden Dienstleister aufgefordert, ihre jeweilige Fachbewertung zu den Handlungsspielräumen abzustimmen und sich in den Wartungs- und Prüftätigkeiten zu synchronisieren. Der Auftraggeber Haspa hat mit diesen „Zweitmeinungen“ beider Dienstleister eine verlässliche Methode für die eigene Überwachungsaufgabe als Betreiber umgesetzt.

Ein wichtiges Ergebnis von Implementierungen ist standardmäßig die Massenerfassung und Aufnahme der Dokumente und Zustände zu den Anlagen und Einrichtungen. Auch hier hat sich gezeigt, dass die Arbeitsweise mit Quellkalkulationen und Einheitspreisen zu gleichen bzw. vergleichbaren Anlagen direkt eine Anpassung der Regelvergütung ermöglicht.

Damit wurde der über die gesamte Vertragslaufzeit immer wieder erforderliche Massen- und Vergütungsabgleich aufgrund von Standortschließungen und/oder Neueröffnungen etabliert und bestätigt. Das sichert den administrativ schlanken Prozess der monatlich fixen Abschlagszahlungen und jährlichen Spitzabrechnung, der in den CAFM-Systemen beider Dienstleister hinterlegt und historisierbar dokumentiert wurde.

Seit 1. Juli dieses Jahres sind beide Lose in den Regelbetrieb für die TFS-Leistung gegangen. Nun beweist sich, wie gut die Vorbereitung durch die Implementierung war. Die Partner werden in der Dezember-Ausgabe berichten.

Bis dahin implementieren sie den zweiten Part ihrer Leistung für die Haspa – die Reinigung  und Glasreinigung. Auch diese Implementierung sichert synchrone Steuerungswerkzeuge bei individuellen Prozessen beider Dienstleister.