Sauberes Fleet-Management

Im Jahre 1899 als Glasreinigungsunternehmen in Gelsenkirchen gegründet, bietet die heutige Stölting Service Group eine breite Palette von Personal- und Reinigungsdienstleistungen. Neben den ursprünglichen Cleaning- und Healthcare-Cleaning-Leistungen offeriert das Familienunternehmen inzwischen einen umfassenden Service in den Sparten Facility Service, Security, Personal Service, Rail-Security und Courier Service. Die erfolgreiche Unternehmensentwicklung zeigt sich im kontinuierlichen Aufbau eines bundesweiten Niederlassungs­netzes. An insgesamt 23 Standorten beschäftigt das Familienunternehmen rund 5000 Mitarbeiter.

Einer dieser Standorte ist die 2010 in Leipzig gegründete Stölting Facility Service GmbH. Zum Kundenkreis der Stölting-Gruppe gehören unter anderem Warenhäuser eines bundesweit agierenden Lebensmitteleinzelhändlers. Hier führt der Dienstleister Unterhalts-, Glas- und Fassadenreinigung aus.

Zusammen mit der Außenstelle Berlin gehören über 100 Reinigungsmaschinen der Firma Hako zum Maschinenpark der Stölting GmbH. Der effiziente Einsatz der Maschinen gehört zu den Herausforderungen, die Geschäftsführer Michael Kloss und seine Mitarbeiter täglich meistern müssen. Darum griff er sofort zu, als der Bad Oldesloer Anbieter seine Fleet-Management-Lösungen offerierte. „In meiner langjährigen Berufs­erfahrung“, betont Kloss, „habe ich die Hako-Reinigungsmaschinen und auch die Multicar-Kommunalfahrzeuge als robust und wenig reparaturanfällig kennen gelernt. Darüber hinaus schätze ich das gute Preis-Leistungsverhältnis.“ „Hako-Fleet-Management-Solutions besteht aus zwei Teilen“, erläutert Verkaufsberater Peter Golemba vom Hako-Vertragshändler Schlotte GmbH. „Im sogenannten Fleet-Report ist praktisch im Auftrag des Betreibers der Lebenslauf jeder erfassten Maschine hinterlegt. Nach jeder Wartung, nach jeder Repa­ratur werden die Daten an den Fleet-
Report übertragen. So sind in diesem System unter anderem sämtliche Ser­vice­aktivitäten, Rechnungen einschließlich der Beauftragung und der ausgeführten Arbeiten vorhanden und das stets aktuell. Neben den Maschinendaten sind auch die zugehörigen Vertragsdaten sowie die Standorthistorie stets verfügbar. Im Fleet-Report sind sämtliche Maschinendaten der Kunden hinterlegt, sogar Fremdprodukte können berücksichtigt werden.“

Betriebsdaten online abbilden

„Der Fleet-Recorder hingegen“, so Golemba weiter, „ist eine in die Maschine integrierte Hardware. Der Fleet-Recorder erfasst und überträgt automatisch sämtliche Betriebsdaten in ein eigenes online Web-Portal. Die erfassten und übertragenen Betriebsdaten werden im Web-Portal grafisch so aufbereitet, dass ein schneller und aktueller Überblick über den Einsatz und Zustand der Flotte über einen Web-Browser per PC oder Smartphone von jedem Ort aus und zu jederzeit möglich ist. Die gezielte Auswertung dieser Daten gibt Hinweise zur Optimierung des Maschineneinsatzes und bietet für unseren Kunden unter anderem eine lückenlose Arbeitsdokumentation als Leistungsnachweis gegenüber dessen Auftraggeber.“

Für Michael Kloss ist die die Nutzung des Fleet-Management auch Strategie: „Denn, da wir nur mit Maschinen eines Herstellers arbeiten, kennt jeder Mitarbeiter die eigesetzte Technik so gut, dass sich Mitarbeiter im Bedarfsfall schnell umsetzen lassen und so mögliche Pro­bleme, beispielsweise durch Krankheit eines Mitarbeiters oder durch Kapazitätsengpässe schnell lösen lassen.“

Seit zwei Jahren sind nun alle Reinigungsmaschinen im sogenannten „Hako-Fleet-Report“ erfasst. Autorisierte Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf den Fleet-Report der Maschinen. Durch die Datenerfassung über einen längeren Zeitraum erhält man über den Maschinenpark schnell und unkompliziert eine gute Übersicht.

„Wir sehen, in welchen Einsatzbereichen die konkrete Maschine Stärken und Schwächen hat. Und wo durch Umsetzungen optimiert werden kann“, weiß Geschäftsführer Kloss. „Wir bekommen zudem einen Überblick, wann eine Maschine zu ersetzen ist. Ich kann aber auch erkennen, ob eine Maschine eine signifikant höhere Reparaturanfälligkeit zeigt und mich schneller als ohne diese Auskünfte um die Beseitigung der Ursachen kümmern. Insofern dient der Fleet-Report dazu, Stillstandszeiten zu vermeiden beziehungsweise zu verkürzen. Unsere neuesten Scheuersaugmaschinen sind sogar mit einem Fleet-Recorder ausgestattet“, so Michael Kloss weiter. Der Fleet-Recorder zeichnet auto­matisch – und vor allem nicht manipulierbar – sämtliche Betriebsdaten der jeweiligen Reinigungsmaschine auf und überträgt die Daten per Mobilfunk in das Web-Portal.

So werden also neben Fehlermeldungen, Betriebsstunden der Scheuersaugmaschinen auch separat die Einschaltzeiten der Reinigungswerkzeuge übertragen. Das System gibt ebenfalls Auskunft über Ladezyklen und Ladezeiten. Darüber hinaus bietet es eine Benutzer­identifikation über einen elektronischen Schlüssel bzw. Transponder. Das ist insbesondere dann von Nutzen, wenn die Maschine nicht nur von eigenen Mitarbeitern, sondern auch von Mitarbeitern des Auftraggebers genutzt wird. Außerdem lassen sich mit dem Fleet-Recorder auch Routen auswerten. Diese Funktion ist aber mehr ein Thema für die Außenreinigung und den Winterdienst.

„Wir nutzen den Fleet-Recorder, um zu sehen, wann die Maschine gelaufen ist und wann sie geladen wurde“, berichte Kloss weiter. „Gerade dort schleichen sich schnell Fehler in der Bedienung ein. So hatten wir in einem Objekt folgendes Problem: Bei einem Scrubmaster B30 versagten aus unerklärlichen Gründen nach einem halben Jahr die Batterien. An Hand des Fleet-Recorders konnten wir sehen, dass die Maschine täglich sechs bis sieben Mal zwischengeladen wurde. So konnten wir schnell reagieren und dem Mitarbeiter erklären, dass der Ladezyklus bei den eingesetzten Batte­rien nicht unterbrochen werden darf. Ohne den Fleet-Recorder wären wir so schnell nicht auf die Ursache des Problems gestoßen.“

Auch ein anderes Problem konnte laut Kloss schnell gelöst werden: In einem Objekt in Gera ist frühmorgens eine Nettofläche von etwa 5000 m² zu reinigen. Dafür wurden zwei Maschinen eingesetzt, ein Scrubmaster B115 R und eine kleinere Maschine vom Typ B45 für enge Bereiche um die Kassen herum und andere enge Problemzonen. In der Auswertung des Fleet-Recorders wurde jedoch festgestellt, dass die größere Maschine im Monat nur zwölf Betriebsstunden hatte und die kleinere 250 Betriebsstunden im Einsatz war. Somit war klar, dass die Mitarbeiter ein falsches Nutzungsverhalten hatten. „Doch wir konnten reagieren“, resümiert Kloss, „denn indem wir den Scrubmaster umsetzten und zwei kleinere Maschinen ins Objekt gaben, konnten wir die Reinigungsqualität weiterhin hochhalten.“

Für Michael Kloss bietet das System noch weitere Vorteile: „Insbesondere die Auswertung der Daten aus dem Web-Portal in Tabellen und Diagrammen auf unserem Großbildschirm im Besprechungsraum bietet uns bei unseren betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Kalkulationen eine gute Unterstützung. Hier haben wir auch folgendes Problem gesehen und konnten es schnell lösen. Beispielsweise besteht die Vorgabe, dass die Scheuersaugmaschine, die zwischendurch genutzt wird, um beispielsweise eine akut verschmutzte Fläche sofort zu reinigen, bereits auf dem Weg zum Havariepunkt arbeiten soll. Wenn nun das Diagramm zeigt, dass mit der Maschine länger gefahren als gearbeitet wurde, sehe ich, dass diese Anweisung nicht befolgt wurde. Über diesen Weg bin ich auch meinen Kunden gegenüber stets auskunftsfähig und kann die tatsächlich geleistete Arbeit dank des Fleet-Recorder nachweisen. Ich kann aber auch sehen, wie oft unser Auftraggeber, mit dem es entsprechende Vereinbarungen gibt, mit unseren Maschinen gefahren ist.“

Zustandsbeschreibung über QR-Code

Alle Maschinen besitzen einen QR-Code, der mit dem Smartphone oder Tablet eingelesen wird. So gelangt der Nutzer ohne Umwege in ein Menü mit zusätzlichen Informationen direkt zur „gescannten“ Maschine. Dabei werden Fahrzeugtyp und Seriennummer des Fahrzeugs angezeigt. Zusätzlich lassen sich über diesen Weg vor Ort auch Prospekte, Anleitungen, Produkt- und Anwendungsfilme und anders mehr auf­rufen. Autorisierte Nutzer der Hako-Fleet-Management-Solutions können sich direkt einloggen und auf kurzem Weg zu einem detaillierten Überblick über die eingesetzte Maschinenflotte gelangen. Aus dieser mobilen Anwendung heraus können dann beispielsweise bei Bedarf konkrete Serviceaufträge erteilt werden. Durch die eindeutige Identifizierung der Maschine kann der Monteur in jedem Fall stets die passenden Ersatzteile einpacken.

„Bereits die Ausstattung unserer zuletzt gekauften Maschinen mit einem Fleet-Recorder hat uns schon sehr genutzt“, bekundet Michael Kloss und fügt hinzu, „unser Ziel ist es, jede neue Maschine mit einem installierten Hako-Fleet-
Recorder zu kaufen, so dass dann alle Maschinen mit dieser hilfreichen Technik ausgestattet sind.“