Optimierte Verwaltungsflächen in Berlin

Über 500.000 € wird der Berliner Bezirk Spandau nun jährlich einsparen. Der Grund: Mit einer neuen Software können vorhandene Gebäude von den Mitarbeitern optimaler genutzt werden. Der Bezirk Spandau ist mit über 223.000 Einwohnern in seiner Größe und Verwaltungsverantwortung vergleichbar mit den mittelgroßen Städten Oberhausen, Kiel oder Magdeburg. Gut 1590 Beschäftigte arbeiten verteilt auf zwölf Dienstgebäude mit insgesamt rund 67.000 m² Bruttogeschossfläche. Zur ­Beseitigung des strukturellen Haushaltsdefizites erarbeitete die Abteilung für Bauen, Planen und Umweltschutz des Spandauer Bezirksamtes unter Leitung von Baustadtrat Carsten-Michael Röding ein Konzept zur Haushaltskonso­lidierung, in dem auch die Kosten der Liegenschaften einer genauen und kritischen Prüfung unterzogen wurden. Wie vielerorts wurden in Spandau Einsparpotentiale in der Flächennutzung vermutet. Denn in der Vergangenheit war der Flächenbestand nicht im gleichen Maße an die über die Jahre hinweg sinkenden Beschäftigtenzahlen in den Verwaltungen angepasst worden. Baustadtrat Röding veranlasste daher in einer ersten Prüfung die Machbarkeit zur Einsparung von 5000 m² BGF durch eine geplante Aufgabe von vier der zwölf Dienstgebäude.↓

Damit geht Baustadtrat Röding neue Wege und bekennt: „Wer nicht wirtschaftlich mit seinen Büroflächen umgeht, muss bei Dienstleistungen für die Bürger sparen, und das wollen wir möglichst vermeiden.“  Denn in der Diskussion um mögliche Einsparungen bei den Gebäude- und Flächenkosten konzen­trieren sich viele Verantwortliche häufig zu sehr auf die Betriebskosten ohne sich des viel höheren Einsparpotentials durch eine Optimierung der Flächennutzung selbst bewusst zu sein. Aber wer Flächen reduzieren möchte, muss die Frage beantworten, wo und wie Sitzen in Zukunft die Mitarbeiter der Verwaltung und erbringen ihre Leistungen für den Bürger? Wie werden die geeigneten Gebäude ausgewählt? Wie wird die Raumverteilung geplant?

Im Spandauer Projekt war zu prüfen, ob die insgesamt 122 Mitarbeiter aus den aufzugebenden vier Dienstgebäuden im Rathaus sowie drei weiteren Verwaltungsstandorten untergebracht werden konnten. Dazu wurde die ReCoTech GmbH beauftragt. Der Spezialist bei Belegungsplanung und Flächennutzungsoptimierung sollte Szenarien für eine bedarfsgerechte optimierte Flächennutzung zu entwickeln. Entsprechend geeignete Belegungspläne sollten die spezifischen Aufgaben der Abteilungen und Teams, die Organisationsstruktur sowie die architektonischen Gegebenheiten der zu planenden Dienstgebäude berücksichtigen. Eine weitere Vorgabe lag darin, eine Lösung zu finden, die eine möglichst geringe Anzahl an Umzügen nach sich ziehen würde.

Um Belegungsplanungen, die üblicherweise von Hand durchgeführt werden, berechnen zu können, bedarf es einer entsprechend abgestimmten Datengrundlage. So waren die Basisdaten zum Flächenangebot sowie zur Flächennachfrage zunächst aufzubereiten und der Ist-Zustand mit entsprechenden Auswertungen zu den Belegungsgraden ­darzustellen. Neben den im Rahmen des Projektes aktualisierten Standards zu den Flächenbedarfen war die Bestimmung der grundsätzlich belegbaren ­Flächen und Räume bereits eine erste Quelle zur Aufdeckung von möglichen Potentialen. Der Einsatz einer objektivierenden Planungssoftware unterstützte dabei ganz wesentlich eine offensive Auseinandersetzung mit den Flächenbedarfen und schuf notwendige Transparenz zu den belegbaren und verfügbaren Flächen. Aus den Erkenntnissen dieser Vorarbeiten ableitend wurden schließlich die geeigneten Potentiale zur Flächenverdichtung definiert. Damit konnten dann die Berechnungen zukünftiger optimierter Belegungsszenarien durchgeführt werden. Im Ergebnis belegte das Projekt, dass das Bezirksamt Spandau vier Dienstgebäude mit einer Gesamtfläche von über 5400 m² BGF aufgeben kann. Und es wurden die grundlegenden Voraussetzungen für ­eine zukünftig verbesserte, bedarfsgerechte Flächennutzung geschaffen.