E-Rechnungen als
digitales ZUG(P)FeRD

Umfragen zufolge drucken fast drei Viertel aller mittelständischen ­Unternehmen ihre Rechnungen immer noch aus und stecken sie erst ins Kuvert und dann in den Briefkasten. Die Gründe sind vielfältig. Teilweise herrscht noch die Meinung vor, Rechnungen ­digital auszugeben, zu versenden und ­zu archivieren sei zu kompliziert. Das war früher tatsächlich so, weil Online-Rechnungen zwingend eine elektronische ­Signatur aufweisen mussten, sonst waren sie nicht vorsteuerabzugsfähig. ­Bereits seit dem 1. Juli 2011 sind gemäß Steuer­vereinfachungsgesetz 2011, mit dem die EU-Richtlinie Richtlinie 2010/ 45/EU umgesetzt wurde, elektroni­sche Rechnungen und klassische Pa­pier­rechnungen gleichgestellt. Das ­bedeutet unter anderem, dass eine qua­lifizierte Signatur beim elektronischen Rechnungsversand keine Pflicht mehr ist.

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) werden auf elektronischem Weg erstellt, übermittelt und empfangen. Das bietet Vorteile: Man spart Zeit und Material, weil Rechnungen nicht mehr ausgedruckt, gefaltet, in den Briefumschlag gesteckt und zur Post oder zum nächsten Briefkasten gebracht werden müssen. Per E-Mail versandte Rechnungen sind zudem schneller beim Kunden, als per konventioneller Post. Das verkürzt den Zeitraum bis zum Zahlungseingang. Auch ökologisch bieten E-Rechnungen Vorteile: es wird weniger Papier, Tinte oder Toner verbraucht und weniger CO₂, respektive Ozon ausgestoßen. E-Rechnungen lassen sich zudem im Computer per Suchbefehl schneller finden als in einem Ordner abgelegte Papierbelege. Untersuchungen zufolge liegen die Einsparpotenziale zwischen 1,50 Euro für Papier, Porto, Druck etc. und ­
11 Euro pro Rechnung, wenn man die Lohnkosten hinzuzählt. Letztere lassen sich allerdings nur dann einsparen, wenn neben der Erstellung, Versendung, Übermittlung und Annahme auch die weitere Verarbeitung einer Rechnung vollständig digital und automatisiert ablaufen. Im Idealfall lassen sich E-Rechnungen direkt ins System digital buchen, prüfen und beispielsweise Zulieferer-Rechnungen per Bestelldaten-Abgleich automatisch freigeben. In der Rechnung enthaltene Informationen wie Absenderfirma, Rechnungsnummer, Datum, Betrag etc. werden digital ausgelesen und weiterverarbeitet. Das hilft, Tippfehlern vorzubeugen, die später zu unnötigen Suchanfragen und Mehrarbeit führen. Auch die Ablage und Archivierung ist einfacher: digitale Rechnungen brauchen weniger Platz, vergilben nicht und bleichen nicht aus innerhalb der in der Regel zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Allerdings besteht eine gewisse ­Gefahr des „digitalen Ausbleichens“: ­
Ob nämlich in einem speziellen Datenformat abgelegte E-Rechnungen auch nach zehnjähriger Aufbewahrungsfrist oder bei einem Software-Wechsel noch problemlos angezeigt werden können, ­
ist aufgrund von Inkompatibilitäten und immer schnelleren Produktzyklen von Hard- und Software keineswegs sichergestellt.

Worauf sollte man bei E-Rechnungen achten?

Für Rechnungen gelten – ganz gleich, ob sie in Papierform oder in elektronischer Form im Unternehmen eingehen oder dieses verlassen – dieselben Vorgaben: Die Rechnung muss alle in § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) geforderten Rechnungsangaben enthalten, damit sie vorsteuerabzugsfähig ist: Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum und weitere Angaben (siehe auch Infokasten). Darüber hinaus müssen elektronische Rechnungen weitere Voraussetzungen erfüllen. So muss der Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnung zustimmen, wobei dies keiner Schriftform bedarf. Es genügt, wenn der Empfänger elektronische Rechnungen akzeptiert und das Ver­fahren damit stillschweigend billigt. E-Rechnungen müssen ferner in einem elektronischen Format (z.B. PDF, XML, IDoc oder Edifact) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden, zugleich aber auch für Menschen lesbar sein. Ferner müssen die Authentizität und die Integrität der Rechnung garantiert sein. Authentizität bedeutet, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung nachgewiesen werden kann. Mit Inte­grität ist gemeint, dass das Rechnungs­original unversehrt bleibt, also nach dem Versand nicht mehr verändert werden kann. Das kann man beispielsweise über eine qualifizierte elektronische ­Signatur im Sinne des Signaturgesetzes, mittels elektronischem Datenaustausch, z.B. EDI (Electronic Data Interchange) oder innerbetrieblichem Kontrollverfahren gewährleisten. Letzteres liegt in der Verantwortung des Unternehmens und ist in der Regel bereits dann erfüllt, wenn ein Mitarbeiter digitale Eingangsrechnungen mit vorhandenen geschäft­lichen Unterlagen abgleicht (Bestellung, Auftrag, Lieferschein etc.) und auf Plausibilität prüft. Übermitteln lassen sich elektronischen Rechnungen per E-Mail als Anhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder per Geschäftsdatenaustausch-Standard EDI.

ZUGFeRD-Standard rationalisiert Prozesse

Basieren elektronische Rechnungen auf standardisierten Formaten, kann der Empfänger daraus für ihn relevante Rechnungsdaten extrahieren. Deshalb haben im Juni 2014 das Bundeswirtschaftsministerium und Bundesinnen­ministerium ein neues Standardformat vorgestellt, den so genannten „ZUGFeRD“-Standard für elektronische Rechnungen. Auf diesem Standard ­ba­sierende Rechnungsdateien bestehen aus einem speziellen, für Menschen lesbaren und ISO-zertifizierten PDF/A-3Archivierungsformat, in das zusätzlich maschinenlesbare Daten im XML-Format eingebettet sind (siehe auch Infokasten). Darin enthaltene Informationen wie Absenderfirma, Rechnungsnummer, Datum, Betrag etc. können von Programmen zur Weiterverarbeitung automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Unterschieden werden drei ZUGFeRD-Varianten (ZUGFeRD Basic, Comfort und Extended), die unterschiedliche ­Automatisierungsmöglichkeiten für die Bereiche Rechnungsprüfung, -buchung, -zahlung etc. bieten. Das ZUGFeRD-­Hybrid-Format wurde seitens des Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) als allgemeingültiges Standardformat für elek­tro­ni­sche Rechnungen entwickelt, das zum einen für die geforderte Langzeit­archi­vie­rung geeignet ist und damit eine GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen ermöglicht. Die seit 1. Januar 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) regeln die Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten sowie den elek­tronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen. Dank maschineller Auswertbarkeit des ZUGFeRD-Formats lassen sich Arbeitsabläufe vereinfachen, womit es mittel- bis langfristig tatsächlich zu einem „Zugpferd“ der Digitalisierung in den Unternehmen werden kann. Allerdings setzt dies voraus, dass alle relevanten Funktionen und Programme in der Prozesskette (Rechnungsprüfung, Buchung und Überweisung etc.) dieses Datenformat verarbeiten können. Die folgende Liste enthält Anbieter ZUGFeRD-kompatibler Software (ohne Anspruch auf Vollständigkeit, die Angaben beruhen auf Anbieter-Informationen): www.ferd-net.de, Rubrik ZUGFeRD, ZUGFeRD-Anbieter.

Was ist bei der Archivierung zu beachten?

Aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen sind sowohl digitale als auch Papierrechnungen mindestens zehn Jahre unveränderbar aufzubewahren. Unveränderbar bedeutet, dass jederzeit auf den Originalzustand geschlossen werden kann. Das setzt jedoch ineinandergreifende Arbeitsabläufe, Kontrollmechanismen, Hard- und Softwaresysteme voraus. Elektronische Rechnungen müssen dabei als digitale Original-Dokumente unverändert elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt nicht. Dient eine dazugehörige E-Mail lediglich als Transportmedium, muss sie nicht mit archiviert werden. Die Lesbarkeit der E-Rechnung muss über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein. Das ­bedeutet, dass E-Rechnungen auch nach zehnjähriger Aufbewahrungsfrist oder beispielsweise nach einem Buchhaltungssystem-Wechsel mit einem geeigneten Programm lesbar sein müssen. Bewährt hat sich dabei das PDF/­
A-Format, das ist eine ISO-genormte ­Variante des PDF-Formats zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Auch bei der Digitalisierung und anschließenden Archivierung von Papierrechnungen sind besondere Vorgaben zu beachten: So können eingehende Papierrechnungen nur unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert (gescannt) und aufbewahrt werden. Das Verfahren zur Digitalisierung und Aufbewahrung von Papierrechnungen muss ferner den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen und damit elektronisch unveränderbar und dauerhaft les- und auswertbar sein sowie für Steuerbehörden revisionssicher archiviert werden. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, dürfen Papierdokumente nach dem Einscannen vernichtet werden, um eine doppelte Datenhaltung zu vermeiden. Allerdings gilt dies nur für Rechnungen, die nicht im Original aufzubewahren sind. Ferner sollte man den Scanvorgang reglementieren: wer ist für das Scannen verantwortlich, was wird wann gescannt und nach welchen Qua­litätsstandards?

Fazit: Ein „Zugpferd“, wenn alle „mitziehen“

Elektronische Rechnungen sparen nicht nur Porto-, Druck- und Papierkosten, sie können auch Arbeitsprozesse optimieren. Dennoch stoßen E-Rechnungen noch auf Akzeptanzprobleme. Insbesondere ältere Kunden bevorzugen die vertraute Papierrechnung. Im B2B-Bereich sind E-Rechnungen dagegen mittlerweile Standard. Wie hoch der Rationalisierungs- und Einspareffekt ist, hängt jedoch entscheidend davon ab, ob der Empfänger Rechnungsdaten digital übernehmen und weiterverarbeiten kann. Das ZUGFeRD-­
Format wird bisher nur von einem Teil der ERP- und Buchhaltungsprogramme unterstützt. Zu einem „Zugpferd“ der ­Digitalisierung kann das Datenformat jedoch nur werden, wenn alle Beteiligten „mitziehen“.