Digitalisierte Prozessketten mit Axians Infoma
Mit dem Update 19.2 hat Axians Infoma weitere Highlights für die Umsetzung durchgängig digitalisierter Prozessketten realisiert. Ziel ist es, Kommunen mit prozessorientierten Lösungen auf dem Weg zum Smart Government – also dem intelligenten, vernetzten Verwaltungshandeln – zu unterstützen. Dafür stehen ab sofort innovative Erweiterungen wie u.a. Freigabeworkflow, Versandmanager sowie elektronischer Grundsteuermessbescheid zur Verfügung. Sie schaffen die Voraussetzungen für den nächsten Schritt der Kommunen in ein vollständig digitales Finanzwesen und erfüllen gleichzeitig alle Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz der Zukunft.
So ermöglicht der Freigabeworkflow, Dokumente medienbruchfrei zu genehmigen. Dabei geht der Freigabeprozess für Dokumente, die von mehreren Personen zu sichten, zu prüfen und freizugeben sind – z.B. Tages-, Wochen-, Monatsabschluss sowie Stornierung oder Umbuchungen – völlig ohne Papier vonstatten. Mit dieser neuen digitalen Funktion für den Genehmigungsprozess lassen sich die Arbeitsabläufe in den Bereichen Finanzbuchhaltung sowie Steuern und Abgaben weiter optimieren.
Für eine deutliche Zeitersparnis und Kostenreduktion sorgt der Versandmanager als weiteres Highlight der Version 19.2 von Infoma newsystem. Das Modul steuert den automatischen Versand von Massendrucken, z.B. von Steuerbescheiden oder Mahnungen. Für die Verwaltungen gehören damit das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Verschicken großer Mengen an Dokumenten der Vergangenheit an. Wahlweise in einem Bürgerportal der Verwaltung oder von externen zertifizierten Dienstleistern – z.B. kommunale Rechenzentren, Deutsche Post, hpcdual etc. – werden die Dokumente bereitgestellt. Dafür stehen die Varianten „Ausdruck sowie Versand per Post“ oder „Online-Übermittlung via E-Mail-Benachrichtigung“ bereit. Bürger und Unternehmen können somit auswählen, wie die Bescheide rechtsverbindlich zugestellt werden sollen. Die Ablage der Dokumente erfolgt automatisiert in der Elektronischen Akte. Im Bereich Steuern und Abgaben hat die papierlose Verwaltung mit dem aktuellen Update ebenfalls bereits begonnen. Dazu gehört unter anderem die Optimierung der Einzelfallbearbeitung beim Import der elektronischen Messbescheide in der Grundsteuer. Hier liegt der Fokus eindeutig auf dem Bedienungskomfort für die Anwender sowie auf der elektronischen Darstellung. Der komplette Messbescheid wird dadurch optisch schneller wahrgenommen – ganz ohne Papier. Zudem steht eine Vielzahl von neuen Verarbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Im Zuge des Updates 19.2 lassen sich nun alle relevanten Geschäftsprozesse direkt und komfortabel aus einer Bildschirmansicht abwickeln.
Die Ablage der elektronisch empfangenen Messbescheide und der erzeugten Steuerbescheide erfolgt anschließend automatisch in der integrierten elektronischen Steuerakte. Mit dem Versandmanager können die Bescheide auch elektronisch versendet werden. Damit ist ein weiterer durchgängiger Prozess lückenlos umgesetzt.
