ESG-Kennzahlen im FM
Aspekte wie Nachhaltigkeit, Energieeffizienz und insbesondere das auf Langfristigkeit angelegte und somit nachhaltige Betreiben von Immobilien genießen höchste Priorität und stehen somit so sehr im Fokus der Dienstleistung wie noch nie. Um diese Leistungsanforderungen erfüllen zu können, braucht es an verschiedenen Stellen messbare Kriterien, also Kennzahlen (KPI), die die Basis für das Optimieren von Prozessen in FM-Abläufen sowie für einen optimierten Einsatz von Ressourcen darstellen.
Für FM-Unternehmen besteht die Herausforderung in der Frage, wie sie diese Daten generieren, was die Daten genau aussagen und wie sie diesen Teil der Dienstleistung in ihr Angebot einbringen können.
Sammeln der zur Verfügung stehenden Daten
Das Erheben der Daten auf Objektebene sowie ihre Verwertung ist eine der größeren Herausforderungen bei der ESG-konformen Portfoliosteuerung. Das eigentliche Sammeln der Daten stellt dabei nicht das größte Hindernis dar. Hier helfen Softwarelösungen und Sensoren, die Daten automatisiert und effizient zu erfassen. Diese Tools ermöglichen es, Echtzeitdaten beispielsweise zum Energie- und Wasserverbrauch sowie zur Raumauslastung zu sammeln. Ein kontinuierliches Überwachen und regelmäßiges Überprüfen tragen dazu bei, Auffälligkeiten wie unerwünschte Abweichungen zu erkennen und unverzügliche Leistungsverbesserungen vorzunehmen.
Gesetzte Benchmarks für definierte Kennzahlen erlauben es zudem, die erhobenen Daten ins Verhältnis zu relevanten Ziel- und Referenzwerten zu setzen, um sie somit rasch und zielführend analysieren zu können. Optimierungserfolge werden naturgemäß nur dann messbar, wenn der Ist-Zustand klar erhoben wird und der Soll-Zustand eindeutig definiert ist. Für die Asset Manager heißt das: Es ist zwingend notwendig, aktuelle Daten, die von einem Gebäude vorliegen, zentral festzuhalten. Darüber hinaus ist es für das FM-Management essenziell, sinnvolle und relevante Kennzahlen (KPIs) für die ESG-Leistung bei den Objekten zu definieren und die Roadmap, also die Liste der zu ergreifenden Maßnahmen daran auszurichten. Es gibt bereits verschiedene Bewertungsmodelle, wie beispielsweise CRREM (Carbon Risk Real Estate Monitor) und GRESB (Global Real Estate Sustainability Benchmark), die unterschiedliche Schwerpunkte setzen, an denen eine Orientierung möglich ist. Individuell definierte Akzente helfen zusätzlich, die gesetzten Ziele zu erreichen. So ermöglicht beispielsweise das regelmäßige Beobachten des eigenen Fortschritts beim Reduzieren von Emissionen eine realistische Zielsetzung. Im Idealfall führt das zu einem weiteren Rückgang.
Die gesammelten Daten richtig nutzen
Mit dem reinen Sammeln von Daten ist es nicht getan: Sie bilden zwar die Basis für eine professionelle Gebäudeverwaltung, entscheidend aber ist, was mit den Daten passiert, also wie sie interpretiert werden und wie die Nutzer sie in Relation zueinander setzen. Für einen sinnvollen Umgang damit müssen das Sammeln und Analysieren von Daten systematisch erfolgen. Nur so mündet der Aufwand in klare Handlungsimpulse und idealerweise in konkrete Maßnahmen zur Verbesserung der Immobilie an sich oder ihres Managements.
Das Messen von ESG-Kennzahlen und die Berichterstattung darüber sind eine komplexe, aber entscheidende Aufgabe im Facility Management. Durch das Implementieren von Technologien zur Energieeinsparung, das Nutzen erneuerbarer Energien und die Integration von Soll- und Ist-Prozessen können FM-Unternehmen ihre Leistung transparent, fundiert und effektiv kommunizieren. Das Einbeziehen aller ESG-Aspekte – einschließlich der vergleichsweise schwer zu greifenden sozialen Komponenten („S“) – ermöglicht eine ganzheitliche Strategie für das Ziel, die Nachhaltigkeitsleistung des FM-Unternehmens zu steigern.
Digitale Tools für effektive Prozesse
In der Praxis zeigt sich, dass der Prozess von der Datenerhebung bis zur Verwertung elementar ist. Ohne klare Struktur besteht die Gefahr großer Ineffizienz. Wenn verschiedene Personen an Excel-Listen arbeiten, diese umständlich und mühsam händisch ausfüllen müssen und dann womöglich noch unterschiedliche Versionen kursieren, ist das Risiko groß, dass es zu verhängnisvollen Übertragungsfehlern kommt. Trotz des hohen zeitlichen Aufwands besteht eine erhöhte Gefahr, dass wichtige Daten verloren gehen. Gleiches gilt für den Fall, dass Datensammlungen auf unterschiedlichen Plattformen gebündelt werden. Das erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit gewaltig.
Hinzu kommt, dass in der Praxis oft zu viele voneinander isolierte Systeme in Gebrauch sind. Werden aber unterschiedliche Arten von Gebäudedaten weitgehend unabhängig voneinander ausgewertet, ist das aufwendig und wenig effizient. Es verhindert obendrein einen ganzheitlichen Blick auf die jeweilige Immobilie und mögliche Optimierungen ESG-relevanter Prozesse. Der Einsatz vieler unterschiedlicher Tools erhöht zudem die Gefahr, den Überblick über den gesamten FM-Prozess zu verlieren, was ganz nebenbei unnötig viel Zeit und Geld kostet. Es braucht also unbedingt eine zentrale Schnittstellenlösung, also ein zentrales Tool, in dem die Daten aus verschiedenen Quellen zusammenfließen und das die Informationen ganzheitlich auswerten kann.
Um mehr Effizienz in den Prozess zu bringen und das Facility Management zu optimieren, sind gute digitale Lösungen ein entscheidender Faktor. Lösungen wie beispielsweise die ESG-Umsetzungsplattform „Quantrefy“, eine Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung, beispielsweise tragen dazu bei, die gesammelten Daten eines Bestandsobjekts in ein sinnvolles Verhältnis zueinander zu setzen und diese effektiv zu nutzen.
Solche Plattformen helfen dabei, die gesammelten Daten auszuwerten und zu analysieren – so können klare Empfehlungen, was im jeweiligen Objekt getan werden sollte, damit es im ESG-Sinne nachhaltiger wird. Und einige Systeme können diese Vorschläge auch zum Beispiel in Prognosen übersetzen, etwa wie viel weniger CO₂ eine Immobilie emittieren könnte, wenn die empfohlenen Maßnahmen umgesetzt würden.
So unterstützen solche Plattformen zunächst bei der Auswertung der Daten zum IST-Zustand der Immobilie, und geben in Echtzeit einen Überblick, ob die vordefinierten Kennzahlen erfüllt sind. Die Software gibt auf dieser Datengrundlage Orientierung und bietet mit Blick auf den angestrebten Soll-Zustand Handlungsempfehlungen und priorisiert diese. Die Facility Manager erhalten also klare Vorschläge dazu, welche Maßnahmen zuerst ergriffen werden sollten und welchen Effekt diese hätten.
Ermöglicht wird dieser Mehrfachnutzen dadurch, dass – vereinfacht gesagt – innerhalb der Software ein entsprechendes Rollenkonzept realisiert ist, das auch die Aufgaben der Facility Manager berücksichtigt. Durch das Bereitstellen einer strukturierten Umgebung für die Zusammenarbeit von Asset-, Portfolio- und Facility-Management werden Fehler in der Datenübertragung vermieden. Der gesamte Prozess erhält mehr Struktur. Das Bereitstellen der Daten wird schließlich durch ein integriertes Task-Management systematisiert. Hier geht es also nicht darum, einfach eine weitere Plattform zu sein, die zusätzlich gepflegt werden muss, sondern das System nutzt gezielt Synergien. Und es ist nutzerfreundlich: So stehen alle relevanten Daten für alle Beteiligten jederzeit vollumfänglich und in Echtzeit innerhalb einer Lösung zur Verfügung.
Eine solche Multi-Stakeholder-Lösung spart nicht nur zeitliche und personelle Ressourcen, sondern gewährleistet auch eine optimale Bereitstellung von Daten. Die SaaS-Lösung versetzt Facility Manager somit in die Lage, auf smarte Weise ESG-Daten zu erfassen, Berechnungen vorzunehmen und den Nachhaltigkeitsgrad des Gebäudebetriebs in Echtzeit auf Knopfdruck verlässlich zu messen. Die für die Anwender stark vereinfachten Prozesse ermöglichen es ihnen, sich auf konkretes Handeln auf der operativen Ebene zu konzentrieren.
