N+P Informationssysteme: CAFM-System für Sparda-Bank Hamburg
22.01.2016 - Mit einer Bilanzsumme von 3,2 Mrd. €, rund 250.000 Mitgliedern und mehr als 310.000 Kunden ist die Sparda-Bank Hamburg eG die größte Genossenschaftsbank im norddeutschen Geschäftsgebiet. Im Raum Hamburg, Schleswig-Holstein und Nord-Niedersachsen betreut die Abteilung „Bau- und Facility-Management“ zwanzig Filialen, drei Service-Center, ein Kompetenz-Center und 25 Geldautomaten-/SB-Standorte.
Um die in Insellösungen vorhandenen FM-Datenbestände zentral in einem System zu hinterlegen, entschied sich die Sparda-Bank Hamburg eG für die Einführung des CAFM-Systems SPARTACUS. Dieses soll das Wissen rund um den Anlagen- und Gebäudebestand bereichsübergreifend und transparent in sich vereinen. Im Vordergrund stehen hierbei die Dokumentation von Detailwissen einzelner Mitarbeiter und damit die Sicherstellung des Wissenstransfers untereinander. Außerdem soll die Kommunikation zwischen den Filialen nachhaltig verbessert werden.
Im ersten Schritt wird die Abteilung „Bau- und Facility-Management“ das Service- und Auftragsmanagement mit SPARTACUS abbilden. Die Abteilung trägt Verantwortung für den reibungslosen Gebäudebetrieb in den Geschäftsstellen und Filialen. Mittels einem durchgängigen Workflow zur optimierten Bearbeitung von Störungen und Aufträgen sollen Meldungen wie „Die Heizung bleibt kalt!“ oder „Die Tür schließt nicht richtig!“ zeitnah behoben werden. SPARTACUS wird diesen Prozess zukünftig wesentlich unterstützen und damit Erfassungs- sowie Dokumentationsaufwände deutlich reduzieren.
Im zweiten Schritt wird die Sparda-Bank Hamburg eG SPARTACUS für die Überwachung von Prüf-, Inspektions- und Wartungsfristen aller Objekte nutzen. Mittels der Integration zur vorhandenen Vertragsmanagement-Software können die jeweiligen Vertragspartner leicht identifiziert werden. Über den SPARTACUS-Prozess „Wartungsmanagement“ erfolgt dann der Bezug zu den vertraglich vereinbarten Fristen und Leistungen sowie die Terminierung für Inspektionen und Wartungszyklen inklusive automatischer Erstellung von E-Mails und Office-Dokumenten zur Beauftragung. Außerdem ist die detaillierte Protokollierung der Wartungsdurchführung sowie die Erfassung und Abarbeitung aufgegebener Mängel mit SPARTACUS möglich.
Weiterhin wird die Sparda-Bank Hamburg eG zeitnah das Flächenmanagement, die Schlüsselverwaltung sowie das Energiecontrolling in SPARTACUS (www.spartacus-fm.de) überführen.
