Fitness First startet CAFM-Pilotprojekt

Im April 2019 startete die Fitness First Germany GmbH ihr CAFM-Pilotprojekt und legte damit den Grundstein für den unternehmensweiten Rollout der CAFM-Lösung Spartacus Facility Management. Nach einer etwa sechsmonatigen Auswahlphase starten drei Fitnessclubs mit der Nutzung der Software aus dem Hause N+P Informationssysteme GmbH. Die Mitarbeiter werden zukünftig unter anderem bei den Facility Management-Prozessen Vertrags-, Reinigungs- und Instandsetzungsmanagement unterstützt.

Mehr als 4000 Mitarbeiter betreuen deutschlandweit die rund 70 Clubs in 30 Städten
Quelle: Fitness First Germany GmbH

Mit rund 235.000 Mitgliedern gehört die Fitness First Germany GmbH (Fitness First) zu den führenden Fitness- und Gesundheitsdienstleistern in Deutschland. Neben Cardio- und Kraftgeräten, Freihantel-, Stretching- und Personal-Training-Bereichen bietet Fitness First in allen Clubs Gruppenfitnesskurse an. Darüber hinaus sind die Clubs u. a. mit einem Wellnessbereich inklusive Saunen ausgestattet. Mehr als 4000 Mitarbeiter betreuen die Mitglieder deutschlandweit in rund 70 Clubs in über 30 Städten – darunter Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, Köln und München.

Die Fitness First Germany GmbH stellt hohe Qualitätsansprüche an die Sauberkeit ihrer Fitnessclubs. Um den Mitgliedern jederzeit adäquat gereinigte Clubs zu bieten, setzt das Unternehmen zukünftig auf den Einsatz der CAFM-Lösung Spartacus Facility Management. Jeden Morgen prüft dazu ein verantwortlicher Clubmitarbeiter, ob die Reinigung der Flächen ordnungsgemäß und zufriedenstellend durch das beauftragte Reinigungsunternehmen erfolgt ist. Dabei werden Flächenbereiche wie Trainingsflächen, Umkleidekabinen inklusive Sanitäranlangen, Wellnessbereich, Kinderbetreuung sowie allgemeine Flächen (z. B. Empfang und Büro) überprüft. Das Ergebnis wird anhand einer vierstufigen Bewertungsskala, welche von sehr gut/gut bis ungereinigt reicht, über ein Webformular erfasst und ausgewertet. Die CAFM-Lösung Spartacus behält die durchschnittliche Bewertung der Reinigungsleistung dabei immer im Blick. Bei Unterschreitung des Mindestniveaus erfolgt die direkte automatische Benachrichtigung an das beauftragte Reinigungsunternehmen, welches zur Nachbesserung binnen 24 Stunden aufgefordert wird.

Checklisten unterstützen die Wartung
Quelle: N+P

„Wir wollten von Beginn an ein System, dass unsere Anforderungen vollumfänglich erfüllt. Die CAFM-Lösung Spartacus Facility Management unterstützt uns durchgängig bei der Bewertung der Unterhaltsreinigung. Das hilft, unsere Qualitätsstandards hinsichtlich der Sauberkeit zu erfüllen“, fasst Christopher Cornelius, Teamleiter Dienstleistungsmanagement bei der Fitness First Germany GmbH, die Vorteile im Reinigungsmanagement zusammen.
 

Es ist nicht vermeidbar, dass Fitnessgeräte sowie technische und bauliche Anlagen von einer Störung betroffen sind. Daher ist es wichtig, dass diese schnellstmöglich behoben werden, um den Regelbetrieb wieder herzustellen. Die zuständigen Fitness First-Mitarbeiter können eigenständig Störungen über die Spartacus-Weboberfläche melden und damit deren Behebung veranlassen. Der für die technischen und baulichen Maßnahmen zuständige Facility Manager führt die Plausibilitätsprüfung durch und veranlasst anschließend direkt in Spartacus die Störungsbehebung, welche intern oder durch externe Dienstleister erfolgen kann. Parallel erfolgt die Prüfung, ob es sich bei diesem Vorgang um einen Gewährleistungsfall handelt. Auch bei den Fitnessgeräten wird nach Erhalt der Störungsmeldung anhand der hinterlegten Seriennummer geprüft, ob noch Gewährleistungsansprüche bestehen.
 
„Die CAFM-Lösung Spartacus Facility Management ist für uns selbsterklärend, einfach im Umgang und übersichtlich. Unsere Clubmitarbeiter stehen hinter der Lösung und freuen sich auf die zukünftige Anwendung“, freut sich Christopher Cornelius über die unternehmensweite Akzeptanz der eingeführten Softwarelösung.

Der Fitness- und Gesundheitsdienstleister Fitness First hat den Anspruch, seinen Mitgliedern jederzeit einen ordentlichen Regelbetrieb mit einwandfreien technischen sowie baulichen Geräten und Anlagen zu bieten. Um diesen Zustand sicherzustellen, wird wöchentlich eine umfangreiche Prüfung und Wartung durchgeführt. Anhand einer umfangreichen Checkliste im Web werden verschiedene Punkte geprüft und bewertet. Neben sicherheitsrelevanten Anlagen, wie Brandschutztüren, Feuerlöschern und Aufzügen, werden weitere Aspekte geprüft, auf die der Clubbetreiber Wert legt. Mit der entsprechenden Dokumentation über die durchgeführten Prüfungs- und Wartungstermine wird Fitness First gleichzeitig der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung gerecht. Bei Feststellung eines Mangels im Rahmen der Wartung kann dieser ebenfalls über ein Webformular erfasst und die zur Behebung notwendigen Schritte eingeleitet werden.

Der Fitnessclubbetreiber sieht weiteres Einsatzpotenzial der CAFM-Lösung im Clubbetrieb. Zukünftig möchte der Fitness- und Gesundheitsdienstleister nicht nur das Reinigungsmanagement sowie die Instandhaltung mit der Unterstützung von Spartacus abbilden, durchführen und dokumentieren, sondern auch weitere FM-Prozesse. Bereits in naher Zukunft sollen die Zutrittsregelungen im Rahmen des Schließanlagenmanagements mithilfe der CAFM-Lösung im Blick behalten werden. Dabei können die Clubleiter per Web die Aus- und Rückgabe von mechanischen Schlüsseln und Transpondern an Mitarbeiter und Dienstleister dokumentieren.
 
Naheliegend ist es, perspektivisch auch das Mietmanagement über Spartacus abzubilden. So können beispielsweise alle Mietverträge zu den angemieteten Flächen zentral hinterlegt und die Mietzahlungen überwacht werden. Für den nahtlosen Abgleich mit der Buchhaltung wird zudem die Anbindung an die vorhandene kaufmännische Lösung angestrebt.
 
„Der größte Vorteil ist für mich, dass in der CAFM-Lösung SPARTACUS Facility Management® alle Informationen zusammenfließen und logisch miteinander verknüpft sind. Das ist für uns besonders hilfreich, wenn wir zukünftig weitere Prozesse mit der Lösung abbilden wollen“, blickt Christopher Cornelius voraus.