MEC: Transparentes Vergabesystem für FM-Leistungen
Die MEC Metro-ECE Centermanagement hat die Facility Management-Leistungen für 32 Center mit einem Gesamtwert von 15 Mio. € pro Jahr neu ausgeschrieben und vergeben. Das Ergebnis ist eine Senkung der FM-Kosten um 4 % über die ausgeschriebenen 32 Standorte hinweg bei gleichzeitig qualitativ besseren Leistungen durch die neuen FM-Dienstleister. Insgesamt fünf Dienstleister setzten sich bei der Ausschreibung durch. WISAG Facility Service, Gegenbauer, Dorfner, Dr. Sasse und b.i.g. zeichnen für die nächsten drei Jahre für das technische und infrastrukturelle Facility Management in den Centern verantwortlich.
Transparenz und Vergleichbarkeit im Fokus
Anfang des Jahres begann die MEC mit der Vorbereitung des Konzepts für die Ausschreibung und Vergabe. Für jeden Standort wurden zunächst detaillierte Kataster über alle benötigten Leistungen angelegt. Die Ausschreibung erfolgte anschließend auf Basis der einzelnen Standorte, wobei die Center in insgesamt zwölf Lose eingeteilt wurden.
„Ziel der Ausschreibung war eine einheitliche Bewirtschaftung aller durch die MEC betreuten Standorte. Die Steigerung der Qualität ging dabei mit einer Senkung der Kosten einher. Zudem wurde die Transparenz deutlich erhöht, Kosten planbar gemacht und Benchmarks über alle Gewerke und Standorte möglich“, erläutert der CFO der MEC, Jann Robert.
Die Anforderungen an die neuen Dienstleister wurden erstmals nicht aus Sicht des Verrichtenden beschrieben, sondern als messbare Ergebnisse mit einem mehrstufig integrierten Qualitätsmesssystem, das bei Verstößen auch Sanktionen nach sich ziehen kann. Die MEC nahm somit einen Wechsel von einem leistungsorientierten System zu einem ergebnisorientierten System mit einer klaren Betreiberverantwortung vor. Zusätzlich wurde ein fester Kostenrahmen unter Berücksichtigung von Regel-, Zusatz- und Projektleistungen definiert. „Um wirkliche Transparenz und Vergleichbarkeit der Angebote zu erzielen, musste jeder Bieter seine Kalkulationsdetails bis in die Tiefe offenlegen, also beispielweise Stundensätze und Materialaufwand“, beschreibt der COO der MEC Christian Schröder, das Vorgehen. In einem langwierigen und intensiven Verfahren, das bis zu fünf Runden dauerte, prüfte die MEC die Angebotsdetails, u. a. durch Querchecks und Vergleich von Einkaufspreisen.
Planungssicherheit und Standardisierung für Eigentümer und Investoren
Die ergebnisorientierte Leistungsbeschreibung bietet viele Vorteile für die einzelnen Beteiligten. Die MEC hat auf Seiten des Dienstleisters nur noch einen Objektmanager, der für die technischen und infrastrukturellen FM-Leistungen verantwortlich zeichnet. Das neue Konzept ermöglicht eine kontrollierte und standardisierte Steuerung der FM-Leistungen für alle von der MEC gemanagten Center. „Die festgelegten Qualitätsstandards und Verfahren sind schnell umsetzbar und können auch auf alle zukünftigen Standorte der MEC übertragen werden. Denn ein qualitativ hochwertiges Facility Management steigert nicht nur die Aufenthaltsqualität und Sicherheit für die Besucher, sondern sichert auch den Werterhalt des Objekts – und das dürfte im Interesse jedes Eigentümers sein“, erläutert Jann Robert.
So lief das Vergabeverfahren ab
Anfang des Jahres entwickelte die MEC innerhalb von zwei Monaten ein neues Facility Management Konzept und bereitete die Ausschreibung und Vergabe vor. Zielsetzung war ein transparentes, nachhaltiges, qualitätsorientiertes und skalierbares Konzept für FM-Dienstleistungen, das klar definierte Qualitätskriterien hat sowie die Planbarkeit und Konstanz der Bewirtschaftung mit einem Anbieter langfristig sicherstellt. Dafür wurde u. a. ein Wechsel von einem leistungsorientierten Angebot auf ein ergebnisorientiertes Angebot mit einer größeren Betreiberverantwortung vorgenommen.
Die B.I.L.D.-Methode
Im ersten Schritt musste zunächst eine umfangreiche Datenbasis geschaffen werden, um den Leistungsumfang bestimmen zu können. Dazu gehört neben der Zusammenstellung von Gebäude- und Flächenplänen auch die Aufnahme der einzelnen Standorte in detaillierte Kataster. Darin enthalten sind alle Grün-, Glas- und Parkflächen sowie technischen Anlagen, katalogisiert nach Maßen, Gewichtung und Pflegeaufwand.
Auf dieser Grundlage kam die B.I.L.D.-Methode zur Anwendung. B.I.L.D. steht für Betreuen, Inganghalten, Liefern und Dokumentieren. Die Methode dient dazu, ergebnisorientierte Leistungen des technischen und infrastrukturellen FM strukturiert zu beschreiben. Auf mehr als 150 Seiten wurden die einzelnen Teilleistungen wie u.a. Innenreinigung, Grünanlagenpflege, Sicherheitsdienstleistungen und Entsorgung erläutert. Dazu gehörte auch, dass Qualitäten nicht mehr aus Sicht des Verrichtenden beschrieben wurden, sondern als messbare Ergebnisse. Zusätzlich wurde ein fester Kostenrahmen unter Berücksichtigung von Regel-, Zusatz- und Projektleistungen definiert sowie ein Qualitätsmesssystem festgelegt. Die genaue Definition aller Einzelleistungen nach der B.I.L.D.-Methode schafft Klarheit bei den geforderten Leistungen und einheitliche Qualitätsstandards. Zudem ist eine gleichbleibende Qualität gewährleistet, die bei Verstößen auch mit Sanktionen einhergehen kann.
In der darauf folgenden Präqualifikationsphase stellten über 20 Anbieter sich und ihr Bewirtschaftungskonzept anhand eines genauen Leitfadens vor. Auf Basis dieser umfangreichen Präsentationen wählte die MEC zehn FM-Dienstleister für das Bieterverfahren aus. Die Ausschreibung erfolgte anschließend auf Basis der einzelnen Standorte, wobei die Center in insgesamt 12 Lose eingeteilt wurden.
Offenlegung der Kalkulationsdetails
Um wirkliche Transparenz und Vergleichbarkeit der Angebote zu ermöglichen, musste jeder Bieter seine Kalkulationsdetails, beispielweise Stundensätze und Materialaufwand, bis in die Tiefe offenlegen. In einem langwierigen und intensiven Verfahren, das bis zu fünf Runden dauerte, prüfte die MEC die Angebotsdetails, u. a. durch Querchecks und Vergleich von Einkaufspreisen. Nach der Analyse der Angebote durch die MEC präsentierte jeder Bieter seine Ergebnisse. Auf dieser Basis gab die MEC den Eigentümern der Center eine Empfehlung für fünf FM-Dienstleister, welche den Zuschlag erhalten sollten. Alle folgten der jeweiligen Empfehlung. Teil des Dienstleisterwechsels ist auch, dass 18 Haustechniker im Zuge eines Teilbetriebsübergangs von den neuen Dienstleistern übernommen wurden.
