GEFMA-Seminar: Gebäude- und Objektdokumentationen im FM

Das Problem der fehlenden Dokumentationen von Objekten bewegt alle Marktteilnehmer. Besonders beim Start up neuer Objekte und in der Nutzungsphase ist eine fehlende einheitliche Dokumentation von Objekten ein großer Hinderungsfaktor. Ohne eine übergreifende, verlässliche und strukturierte Dokumentation sind die Übernahme von Objekten und deren rechtssicheres Management nur mit hohem Aufwand möglich. Eine korrekte Vertragserfüllung wird oft zum unkalkulierbaren Risiko.

Ziel des Seminars mit Workshop am 29. und 30. März 2010 in Neu-Isenburg war es, sowohl über den Stand der Normen und Richtlinien zu informieren als auch nach Lösungen für eine rechtssichere Normierung zu suchen, die gleichzeitig auch ganzheitlich alle anderen Forderungen des FM möglichst in einer GEFMA Richtlinie abbildet.

Nach Vorträgen zum Staus quo, über den Stand der auf diesem Gebiet überquellenden Normen und Richtlinien, nach einer Bestandsaufnahme zur rechtssicheren Organisation haben die Vorträge über eine IT-gestützte Dokumentation dann ganz neue Perspektiven für ein notwendiges, zukunftsorientiertes Dokumentenmanagement auf diesem Gebiet aufgezeigt.

„Ergebnis des Seminars ist eine ganz neue Herangehensweise an die Richtlinienarbeit des GEFMA im Themenkomplex Gebäude- und Objektdokumentation. Planer, Dienstleister, Eigentümer und Immobilienbewirtschafter suchen ein Werkzeug, das als Mindestanforderung sämtliche gesetzlich geforderten Dokumente umfasst und in weiteren Optionen auf alle im Lebenszyklus eines Gebäudes bzw. einer Anlage notwendigen und sinnvollen Dokumente einen Zugriff bietet“, so das Resümee von GEFMA Vorstand Hartmut Zehrer.

Notwendig dazu sei die Organisation eines Wissensmanagements mit dem rechtssicher in jeder Phase alle notwendigen und für das Objekt erforderlichen Dokumente zielgenau abgerufen und auf die eigene Branche bzw. das eigene Objekt angepasst werden könnten, da Umfang und Dokumentationstiefe je nach Branche und Objekt variierten. Nicht eine neue Struktur mit einer weiteren herkömmlichen Richtlinie sei notwendig, sondern vielmehr ein übersichtlicher Leitfaden, mittels dessen branchen- und objektspezifisch eine eigene Dokumentenstruktur bzw. ein eigenes Objekthandbuch gefüllt werden könnten. Diese Struktur solle je nach Bedürfnissen und Funktionalitäten notwendige Dokumente enthalten, auf die dann über eine Datenbank ein Zugriff möglich sei. Damit sei das Richtlinienwesen im Zeitalter des Dokumentenmanagements angekommen.

Mit dem Seminar Gebäudedokumentation beim Neubau durch Planer und Facility Manager und in der Bestandsimmobilie durch Start up Teams hatte GEFMA den Nerv der Marktteilnehmer getroffen. Über 60 Teilnehmer hatten sich angemeldet und zwei informationsreiche Seminartage erlebt. Bei Interesse ist eine Mitarbeit in dem neu gegründeten Arbeitskreis Gebäudedokumentation über die GEFMA Geschäftsstelle möglich.

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