Optimierte Reinigungsplanung

Viele FM-Verantwortliche stehen vor der Herausforderung, die Reinigung von mehreren tausend Quadratmetern Fläche zu betreuen. Dabei gilt es, den Überblick zu behalten, welche Flächen wann, von wem und auf welche Weise gereinigt werden müssen. Zudem ergeben sich Fragen nach der Reinigungsqualität der Bodenflächen, den jährlichen Kosten für diverse Reinigungen aller Gebäude sowie der lückenlosen Dokumentation von Reinigungsarbeiten für zum Beispiel Reinräume. Da die Gebäudereinigung einen bedeutenden Kostenfaktor im Gebäudebetrieb darstellt, ist es essenziell, die Kapazitäten optimal zu nutzen, um Flächen gründlich sowie fach- und zeitgerecht zu reinigen. Bei der Umsetzung dieser Anforderungen kann eine geeignete CAFM-Software wie die der speedikon FM AG unterstützen.

Erst einmal einen Überblick ­verschaffen

Ein zentraler Vorteil der Nutzung von CAFM-Systemen im Reinigungsmanagement ist die Schaffung von Transparenz bezüglich der zu betreuenden Flächen. Die Software ermöglicht es, detaillierte Informationen über jede Fläche, einschließlich ihrer Größe, Nutzung, Bodenbeläge, Reinigungskosten und -intervalle sowie spezifischen Anforderungen an die Reinigung zu erfassen und zu verwalten. Dies ist besonders bei großen Gebäudebeständen von Bedeutung, da die tatsächliche Reinigungsfläche durch Abzüge für feste Einbauten wie Schränke oder überbaute Bereiche bis zu 20% geringer sein kann als die gesamte Gebäudefläche. Dementsprechend können Facility Manager hier bei der Budgetkalkulierung signifikant Kosten sparen.

Reinigungsleistungsverzeichnisse definieren

Darüber hinaus lassen sich in speedikon C Reinigungsleistungsverzeichnisse definieren. Diese legen fest, wie, mit welcher Häufigkeit, nach welchen Standards und nach welcher Reinigungsgruppe gereinigt wird. Zum Beispiel sind Büros anders zu reinigen als Labore oder Hygienebereiche, die in der Regel einer täglichen Reinigung bedürfen. In der Software kann der Facility Manager personalisierte Leistungsverzeichnisse definieren und den Bedürfnissen seiner Gebäude und Nutzer anpassen. Zusammen mit dem externen Dienstleister, sofern vorhanden, wird ein Reinigungsfaktor ermittelt, der die Abrechnungsart beschreibt; diese wird in der Regel entweder nach Flächengröße oder nach benötigter Reinigungszeit vereinbart. Je weniger komplex der zu reinigende Raum ist, desto schneller kann der Dienstleister diesen auch reinigen. Desto niedriger fallen ebenso die Kosten aus, wenn der Reinigungsfaktor auf der benötigten Reinigungszeit basiert.

Beim Festlegen von Reinigungsleistungsverzeichnissen werden auch Reinigungsintervalle definiert. Dabei strebt die FM-Abteilung des Unternehmens an, die Häufigkeit der Reinigung soweit wie möglich zu reduzieren, um Kosten einzusparen – etwa indem das Reinigungsintervall von drei auf zwei Mal pro Woche reduziert wird, um anschließend zu bewerten, ob dies Einfluss auf die Reinigungsqualität hat. Diese Maßnahme wird oft mit einer Reinigungskontrolle kombiniert, um die Qualität der Reinigungsarbeiten sicherzustellen.

Reinigungskontrolle ganz einfach per App

Für die Kontrolle der Reinigungsintervalle bietet speedikon C eine spezielle App an, mit der Reinigungstouren nach einem Zufallsprinzip zusammengestellt werden können. Beispielsweise lässt sich festlegen, dass 10% der Büroräume und 50% der Hygieneräume eines bestimmten Gebäudes kontrolliert werden sollen, wodurch eine stichprobenartige Arbeitsweise ermöglicht wird. Basierend auf diesen Vorgaben erstellt die App eine Kontroll-Tour, die entweder der Facility Manager selbst oder der externe Dienstleister durchführen kann. Für die Kontrolle gibt es zwei Ansätze: Der erste konzentriert sich auf die Fehlerzählung, wie das Auffinden einzelner Reinigungsmängel, während der zweite Ansatz die Beurteilung spezifischer Reinigungsaufgaben umfasst, etwa ob Tische, Böden oder Fenster sauber und wie sauber sie sind. Die Mängel können im Zuge der Tour flexibel in der App erfasst werden.

Dabei kann die Reinigungskontrolle entweder intern durchgeführt oder an ein unabhängiges Unternehmen ausgelagert werden. Die Prüfungen sind gegenüber dem Dienstleister oft mit einem Bonus-Malus-System verknüpft, bei dem gute Leistungen mit selteneren Kontrollen (Bonus) belohnt und schlechte Leistungen mit finanziellen Abzügen (Malus) bestraft werden. Die Ergebnisse der Reinigungskontrollen werden über die Software in einem PDF-Report bereitgestellt, der die Überprüfungen mehrerer Gebäude für einen Dienstleister zusammenfasst. Diese Reports liefern Unternehmen eine solide Basis für fundierte Entscheidungen und ermöglichen es ihnen, auf einer gut begründeten Grundlage Verhandlungen mit ihren Dienstleistern zu führen.

Reinigungsanfragen über das ­Helpdesk verwalten

Sollte eine direkte Reinigungskontrolle nicht gewünscht sein, bietet der Helpdesk in speedikon C eine alternative Lösung. Der Helpdesk dient einerseits als Beschwerdesystem, über welchen einzelne Mitarbeiter Unzulänglichkeiten in der Reinigung melden können. Die so generierten Tickets werden als normale Störungsmeldungen behandelt und den zuständigen Dienstleistern über die C-Plattform zur Verfügung gestellt, um die entsprechenden Mängel zu beheben.

Andererseits wird der Helpdesk auch für ad-hoc- und Sonderreinigungen genutzt, wie sie etwa nach einem Büroumbau oder einem Umzug erforderlich werden können. Ebenso fallen Ereignisse wie verschütteter Kaffee, die nicht unter die reguläre Unterhaltsreinigung fallen und als Spezialfälle behandelt werden müssen, in diesen Bereich. Dienstleister erhalten in der Regel einen direkten Zugriff auf die CAFM-Software, über den sie die Bearbeitung der Tickets bestätigen und deren Abschluss melden können.

Reinigung von Spezialflächen

Facility Manager haben es jedoch nicht nur mit Standardräumen zu tun – auch die Reinigung von Spezialflächen wie Operationssälen, Kantinen, Reinräumen oder Laboren stellt eine besondere Herausforderung dar. Solche Räumlichkeiten erfordern nicht nur eine angepasste Reinigungsmethode, sondern auch eine umfassende Dokumentation der Reinigungsprozesse.

Die Notwendigkeit einer spezifischen Reinigung und Dokumentation für diese Bereiche ergibt sich aus verschiedenen rechtlichen und normativen Anforderungen, wie den Vorgaben der Good Manufacturing Practice (GMP), Food and Drug Administration (FDA), des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) oder auch aus gesundheitlichen Sicherheitsrichtlinien sowie spezifischen Industriestandards. Diese Vorgaben können unter anderem den Einsatz lebensmittelgerechter Reinigungsmittel oder die lückenlose Nachweisführung über die Verwendung von geeigneten Reinigungsmitteln und -geräten umfassen.

In diesem Kontext ist eine präzise Dokumentation essenziell, die nicht nur festhält, wer die Reinigung durchgeführt hat, sondern auch ob die ausführende Person über die notwendige Ausbildung und Zertifizierungen verfügt. Mit dem CAFM-System können solche anspruchsvollen Reinigungs- und Dokumentationsprozesse effektiv verwaltet und überwacht werden. Der Nutzer kann so dokumentieren, ob die richtigen Reinigungsmittel und -geräte verwendet wurden, ob diese für den spezifischen Einsatzbereich zugelassen sind, ob die Reinigungsgeräte ordnungsgemäß gereinigt wurden und ob die verwendeten Reinigungsmittel zum Beispiel noch haltbar sind. Darüber hinaus kann vermerkt werden, ob die Reinigungskraft berechtigt ist, bestimmte Reinigungsmittel zu verwenden. Dies bietet Unternehmen nicht nur die Möglichkeit, den hohen Anforderungen an die Reinigung von Spezialflächen gerecht zu werden, sondern auch die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen sicherzustellen.