Homeoffice: Welche Pflichten haben Betriebe?

Rechtliche Grundlage

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist das Homeoffice fester Bestandteil in den meisten Unternehmen. Generell sind Arbeitgeber allerdings aktuell nicht mehr dazu verpflichtet, Homeoffice für ihre Mitarbeiter anzubieten. Gleichzeitig können Arbeitgeber aber auch nicht anordnen, dass Arbeitnehmer von zuhause arbeiten. Wer das Arbeiten aus dem Homeoffice ermöglicht, sollte dabei jedoch einiges beachten. Rechtlich gesehen reicht zum Beispiel eine mündliche Vereinbarung aus. Enthält der Arbeitsvertrag keine entsprechenden Regelungen, empfiehlt Michael Staschik, die Rahmenbedingungen schriftlich festzuhalten.

Was gehört in die Vereinbarung?

Sind Regelungen und Rahmenbedingungen schriftlich fixiert, sind sowohl Arbeitgeber als auch -nehmer auf der sicheren Seite. „Um Konflikte zu vermeiden, ist es ratsam, unter anderem den Umfang der Ausstattung sowie die Frage, wer die Kosten übernimmt, in einer Betriebsvereinbarung festzuhalten“, so Staschik. „In der Regel übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Arbeitsmittel im Homeoffice. Bei der Arbeit in den eigenen vier Wänden erfolgt eine Verlagerung der betrieblichen Tätigkeit in das private Umfeld des Arbeitnehmers. Da dies oft im Interesse des Arbeitgebers geschieht, hat er entsprechend § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) die dadurch verursachten Kosten zu tragen. Bei Beschädigung oder Verlust muss der Arbeitgeber regelmäßig Ersatz leisten, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.“ Darüber hinaus sollte die Homeoffice-Vereinbarung Regelungen der Arbeitszeiten enthalten. „Grundsätzlich gelten natürlich auch im Homeoffice die gesetzlichen Vorgaben zur Höchstarbeitszeit, zu Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit“, so der Experte der Nürnberger Versicherung. Außerdem sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Auch hierzu sollten die entsprechenden Regelungen in der Vereinbarung festgelegt und die technischen Voraussetzungen zur Arbeitszeiterfassung geschaffen werden.

Pflichten für Arbeitgeber

Betriebe, die ihren Mitarbeitern Homeoffice ermöglichen, müssen dafür sorgen, dass ihre Gesundheit auch in den eigenen vier Wänden ausreichend geschützt ist. Die Arbeitsstättenverordnung enthält dazu konkrete Vorgaben und Richtlinien. Auch bei der Einrichtung des Platzes müssen die Arbeitsmittel wie Computer, Laptop sowie Bürostühle und -tische den geltenden Arbeitsschutzvorschriften entsprechen, zum Beispiel ergonomisch sein. „Außerdem sind Arbeitgeber laut Arbeitsstättenverordnung dazu verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung des heimischen Arbeitsplatzes durchzuführen“, so Staschik. Da die Möglichkeiten zur Durchsetzung von Arbeitsschutzmaßnahmen im Homeoffice beschränkt sind, ist der Arbeitgeber im Wesentlichen für Organisations- und Hinweispflichten verantwortlich. Wichtig zu wissen: Für Besuche im Homeoffice benötigen Arbeitgeber die Einwilligung der Mitarbeiter. „Alternativ ist aber auch eine telefonische Befragung denkbar“, ergänzt der Experte.

Datenschutz

Auch im Homeoffice gelten die gleichen rechtlichen Vorschriften zum Datenschutz wie im Büro. „Laut § 9 des deutschen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) müssen Arbeitgeber dafür sorgen, dass der Arbeitsplatz den technischen und organisatorischen Anforderungen zum Datenschutz entspricht“, so der Versicherungsexperte. Der Arbeitgeber sollte bei der Umstellung auf Homeoffice seinen datenschutzrechtlichen Organisationspflichten in besonderer Weise nachgehen, um keine Haftung zu riskieren. „Es ist seine Pflicht, sicherzustellen, dass Arbeitnehmer die Grundsätze der Informationssicherheit einhalten. Der Arbeitgeber muss insbesondere die Vertraulichkeit, die Integrität und die Verfügbarkeit der jeweiligen Daten sicherstellen.“ Denn kommt es zu Datenschutzverstößen, müssen Betriebe dafür haften. Um das zu verhindern, ist eine Risikobetrachtung und Identifikation im Einzelfall notwendig. Auch bei der Tätigkeit von Arbeitnehmern im Homeoffice müssen bestimmte Sicherheitsstandards eingehalten werden. Es ist sinnvoll, dem Arbeitnehmer eine verschlüsselte VPN-Verbindung einzurichten, verbindliche Regelungen zu erlaubten Arbeitsmitteln und Passwörtern zu treffen, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zur ausreichenden Verschlüsselung der Daten zu geben. Außerdem empfiehlt Michael Staschik den Arbeitgebern in Erfüllung ihrer Kontroll- oder Überwachungspflichten, die Mitarbeiter laufend zu schulen, um den datenschutzgerechten Gebrauch des Firmen-Equipments sicherzustellen.

Damit Unternehmen auf der ­sicheren Seite sind

Cyberangriffe nehmen in Deutschland immer mehr zu – auch kleine und mittlere Betriebe sind mittlerweile ein beliebtes Ziel bei Hackern. Selbst die besten Schutzvorkehrungen und -regelungen wie Firewall und Anti-Viren-Software können einen Angriff nicht immer verhindern. „Daher ist es für Betriebe umso wichtiger, sich mit einer Cyberversicherung gegen die finanziellen Folgen eines Angriffs abzusichern“, so Michael Staschik. „Eine entsprechende Versicherungspolice bietet Schutz bei Schäden durch Integritätsverletzungen der eigenen Daten, durch Verletzungen der Vertraulichkeit hinsichtlich der Daten geschützter Dritter und bei Schäden durch Eingriffe in die eigene Datenverfügbarkeit durch den Hackerangriff.“ Sie kommt nicht nur für die Kosten einer Datenwiederherstellung oder in Betrugsfällen auf, sondern auch für entgangene Gewinne und fortlaufende Kosten bei einer Betriebsunterbrechung.“ Darüber hinaus stellt sie Unternehmen erfahrene IT-Spezialisten zur Verfügung, die dabei helfen, Angriffe abzuwehren. Zusätzlich bieten Versicherungen wie etwa die Nürnberger Cyberversicherung Online-Trainings für Mitarbeiter an. „Auch eine Elektronikversicherung für das Firmen-Equipment kann sinnvoll sein“, ergänzt der Experte. „Hier übernimmt die Versicherung die Kosten für Schäden durch Kurzschluss, Nässe oder Bedienungsfehler an elektronischen Geräten und Anlagen sowohl im Homeoffice als auch im Betrieb.“