Wie Retailer von Sourcing profitieren

Die Retail-Landschaft steht mitten im Umbruch. Im Zuge der Digitalisierung entstehen neue Geschäftsmodelle, die fortschreitende Globalisierung erhöht die Komplexität für Beschaffung und operativen Betrieb und der Wettbewerb um Kunden verlangt vor allem den Shopping-Centern in B-Lagen ein hohes Maß an Innovationsfähigkeit ab. Krea­tive Konzepte wie die Integration von Coworking-Spaces, Erlebniswelten für Kinder oder sogar Community Events werden künftig immer wichtiger, um den Kunden eine nachhaltige Einkaufserfahrung zu bieten. Die Waren selbst geraten in den Hintergrund, entscheidend ist der Erlebnisfaktor.

Diese Veränderungen wirken sich auf die Strukturen und Prozesse innerhalb eines Shopping-Centers aus. Um weiterhin effizient wirtschaften zu können, ist eine Neuausrichtung des Facility Managements notwendig. Konkret heißt das: Sämtliche Gebäudedienstleistungen müssen zwar den neuen Anforderungen gerecht werden, dabei aber so flexibel, effektiv und günstig wie möglich sein. Klassischerweise gehören zu diesen Dienstleistungen Gebäudereinigung, Hausmeisterservice, Ticketing für Mängelmanagement sowie Sicherheits- und Instandhaltungsaufgaben.

Vor dem Hintergrund der sich ständig wandelnden Beschaffungsmärkte mit zunehmender Segmentierung und ­Spezialisierung stellen sich viele Einzelhändler die Frage, welcher Dienstleister der richtige ist. Um den Zeit- und Koordinationsaufwand möglichst gering zu halten, fällt die Entscheidung oft auf einen Anbieter, der alle Dienstleistungen bündelt. Diese Strategie des Single Sourcings kann zwar Verhandlungs-, Kommunikations- und Logistikaufwendungen über die Zeit minimieren. Sie kann aber auch schnell zur Kostenfalle werden. In den Rahmenverträgen wird häufig ein Preis fixiert. Kostendifferenzen und Leistungsunterschiede im Vergleich zu anderen – regionalen – Anbietern sind dabei keine Seltenheit. Ein lokaler Anbieter wiederum mag zwar einen etwas höheren Preis für seine Dienstleistungen verlangen, diese aber durch verkürzte Anfahrtswege und -zeiten wieder wettmachen.

Für größtmögliche Effizienz ist daher ­eine umfassende und systematische ­Planung unerlässlich. Die Beschaffungs­strategie – ob Single, Multiple oder Local Sourcing – muss an die jeweiligen Bedarfe der Kunden vor Ort angepasst werden. Gleiches gilt für die Ausschreibung.

Wurden die richtigen Dienstleister gefunden, muss der Fokus zunächst auf den Aufbau von FM-Prozessen liegen. Durch ein einheitliches Service-Management-System behalten Auftraggeber stets einen Überblick der vergebenen Leistungen – für das gesamte Center ebenso wie für einzelne Stores.

Um weiterhin flexibel zu bleiben, sollten die Verträge sowie die Leistungs- und Preisverzeichnisse möglichst kurzfristig und vor allem einfach anzupassen sein, um etwa auf Umbaumaßnahmen, Erweiterungen oder Schließungen schnell zu reagieren. Neben den Einsparungen lassen sich auf diese Weise auch der Verwaltungsaufwand reduzieren und Optimierungspotenziale nutzen.