Unternehmensleitung in der Pflicht

Der Begriff „Gebäudesicherheit“ beschreibt die Gesamtheit aller Maßnahmen zur Gewährleistung bzw. Verbesserung des Zustandes der störungs- und gefahrenfreien Funktion des Gebäudes mit dem Fokus auf Vermeidung von unvertretbaren Gefahren. Einher geht damit die Einhaltung von Rechtsvorschriften, die die Verkehrssicherungspflicht regeln, der Arbeitssicherheit dienen und den Umweltschutz fördern. Die Herausforderungen für die verantwortliche Unternehmensleitung als Vertreter des Eigentümers oder z.B. Pacht-Vertragsinhaber für komplexe Immo­bilien sind dabei immens. Bei der unüberschaubaren Vielfalt der Regelwerke für den Gebäudebetrieb mit seinen baulichen und technischen Anlagen liegt es nahe, sich eines internen oder externen Erfüllungsgehilfen zu bedienen. Doch der Verantwortung entledigt man sich nicht mit der Pflichtenübertragung. Ein Betreiberpflichtenmanagement kann helfen, diesen elementaren Unterstützungsprozess zu bewältigen und sich zu entlasten.

Organisation und Delegation

Das Organisationsverschulden in diesem Zusammenhang und das persönliche – für die Rechtskonformität der Immobilienbewirtschaftung – gerade zu stehen, ist nicht unerheblich und liegt in der Verantwortung der Unternehmensleitung. Sie
ist verantwortlich für die Umsetzung der betrieblichen Organisation und der Delegation der Betreiberpflichten in die unterschiedlichen Bereiche. In einer Begründung des Oberlandesgerichtes (BayObLG NJW 2002, 766) heißt es dazu u. a. „Ebenso wenig kann sich der Unternehmer seiner in § 130 Abs. 1 OWiG normierten Aufsicht dadurch vollständig entziehen, dass er in seinem Betrieb eine Aufsichtsperson mit der Überwachung der Beschäftigten beauftragt.“

Der jeweils nächsthöhere Vorgesetzte hat über die Delegationskette die gehörige Aufsicht zu erfüllen, damit Pflichtverstöße verhindert werden. Er hat nicht nur die Mittel für einen rechtssicheren Betrieb bereitzustellen, sondern auch die Regeln der Delegation zu beachten. Dazu gehört u. a. die Kontrolle. Die Erkenntnis aus der Aufsicht kann nur dann erfolgreich sein, wenn notwendige Rechtskenntnisse der einzuhaltenden Pflichten auf allen Ebenen, z. B. durch Rechtskataster mit Ableitungen der Pflichten, gegeben sind. So wundert es, dass es immer noch bei einigen Beteiligten heißt,

n „Ich möchte nicht den Umfang der Regelwerksanforderungen kennen, dann müssen wir uns daran messen lassen.“

n „Wer soll denn die Einhaltung der vielfältigen Regeln umsetzen und nachhalten?“

n „Das ist doch nicht bezahlbar!“

n „Manchmal glaube ich, dass es besser ist, nicht alles zu wissen“

n „Verkehrssicherungspflicht ist Winterdienst, Gehwegschäden, Absturzsicherung.“

n „Die allgemein anerkannten Regeln der Technik müssen nicht umgesetzt werden.“

Schutzpflicht steigt mit
technischer Entwicklung

Die allgemeine Verkehrssicherungspflicht wird aus BGB § 823 hergeleitet. Diese trifft denjenigen, der den Zutritt zu seinem Grundstück und Gebäude für Dritte eröffnet. Der Verantwortliche hat die notwendigen Vorkehrungen zum Schutze Dritter zu schaffen. Zur Beurteilung der notwendigen Schutzvorkehrungen wird in der Rechtsprechung auf die Verkehrsüblichkeit von Schutzmaßnahmen abgestellt. Dazu werden die allgemein anerkannten Regeln der Technik herangezogen, auch wenn diese üblicherweise kein Gesetzescharakter haben.[1]

Der folgende Aspekt aus einem Artikel von RA H. Hardt lässt erkennen, wie weit das Selbstverständnis der Juristen hinsichtlich der Kenntnis und Anwendungsnotwendigkeit von Regelwerken auch im Sinne anerkennten Regeln der Technik zwingend geworden ist: „Die Nichtbeachtung der als anerkannte Regeln der Technik zusammengefassten Regelwerke ist in der Rechtsprechung als grob fahrlässiges Fehlverhalten ausgeurteilt. Dieses Fehlverhalten ist schuldhaft und führt daher zu … haftungsrechtlichen Folgen.“[2]

Sinngemäß sind z. B. nachgenannte Anforderungen für das Trinkwassersystem auf andere Gewerke und andere Gebäudetypen zu transferieren. Denn hier ist eine Wartung/Prüfung über den Lauf der Jahre, eine Dokumentation zum Betrieb/zu den Betriebsparametern und die Kenntnisse der bauseitigen Situation der Anlage das Maß an Sorgfalt, das tatsächlich einzubringen ist, um ein haftungsbegründendes Fehlverhalten zu vermeiden. Verkehrssicherungspflicht bedeutet also auch die Anwendung der allgemein anerkannten Regeln der Technik.

Der §10 der BetrSichV unterstützt diese Sicht, wenn auch nur für dort einbezogenen Arbeitsmittel und Anlagen. Die Regelwerke mit dem Status anerkannte Regeln der Technik nehmen heute einen höheren Stellenwert als noch vor Jahren ein. Seit der Novellierung der Betriebs­sicher­heitsverordnung vom 1. Juni 2015 sind erhöhte Anforderungen an die Durchführung von Instandhaltungsarbeiten zu erkennen. Die Instandhaltung hat sich an den Vorgaben der DIN 31051 (Grundlagen der Instandhaltung) und an den Gefährdungsabwehr-Maßnahmenkatalog der TRBS 1112 (Instandhaltung) zu orientieren.

Motivation der Verantwortlichen

Mit einer ordnungsgemäßen Delegation inkl. Zurverfügungstellung der Mittel auf den Betriebsverantwortlichen bewertet und begründet dieser bei einer gewissenhaften Umsetzung welche Instandhaltungsarbeiten getan bzw. nicht getan werden müssen. Grundlage dazu ist eine Gefährdungsbeurteilung und eine umfassende Regelwerkskenntnis. Vor dem Hintergrund der Haftung des Grundstückbesitzers oder auch der Unternehmensleitung als seines Vertreters, die im Zusammenhang mit BGB §836 genannt wird, zeigt sich das als erste notwendige Maßnahme. Denn um dieser Haftung zu entgehen, bedarf es des Entlastungsbeweises bzw. des Nachweises, dass die erforderliche Sorgfalt u. a. auch bei der Aufsicht beachtet wurde.[3]

Das Pflichtbewusstsein, bauliche und technische Anlagen nach den anerkannten Regeln der Technik zu bewirtschaften, treibt viele Verantwortliche ohnehin an, der rechtlich geforderten Sorgfalt nachzukommen. Aber auch die Sorge um das öffentliche Ansehen, Vermeidung von Skandalen und Negativschlagzeilen in der Öffentlichkeit ist ein Impuls.

Andere Führungskräfte wiederrum sind inspiriert durch einen Corporate Governance Code oder schlicht durch die Strategie, Ordnungswidrigkeiten und Bußgelder (s.a. § 22 BetrSichV, § 25 ArbSchG) oder gar Straftaten zu vermeiden (s.a. §23 BetrSichV, § 26 ArbSchG, § 40 ProdSG) und sich persönlich zu schützen. Denn auch Tun durch Unterlassen verletzt die Fürsorgepflicht der Unternehmensleitung gegenüber Dritten und kann bei Körperverletzungen strafrechtliche Folgen nach sich ziehen. Außerdem wird im Schadensfall einer Nicht-Zahlung von Versicherungen oder Versicherungsverlust vorgebeugt.

Die Schutzziele geben das notwendige Maß des Handelns bei der Gebäudesicherheit für die Unternehmensleitung vor. Haftungs- oder Ausschlussbegründend ist eine Gefahr, die bei sachkundiger Beurteilung die naheliegende Möglichkeit einer Beeinträchtigung von Leben, Gesundheit, Vermögen oder auch Versicherungsschutz erkennen lässt. Unkenntnis im Hinblick auf die Anforderungen und Schadensfolgen wirken nicht mildernd für einen möglichen Urteilsspruch.

Betreiberpflichtenmanagement
als Lösungsansatz

Im vorgenannten Sinn sollte der in der FM-Branche etablierte Begriff der Betreiberverantwortung auch für Eigentümer bzw. die Unternehmensleitung Pflichtlektüre sein (vgl. a. GEFMA-Richtlinie 190). D. h. die Summe aller Verpflichtungen, die der Eigentümer im Sinne seiner Verfügungsgewalt Dritten gegenüber wahrzunehmen hat, müssen umgesetzt werden. Denn Eigentum verpflichtet - sein Gebrauch soll dem Wohle der Allgemeinheit dienen. (vgl. a. GG § 14).

Die Sicherstellung einer rechtssicheren Organisation ist ein lohnenswerter Gedanke, um den oben genannten Anforderungen näher zu kommen (vgl. dazu Artikel „Regelwerksverfolgung und Pflichtenübertragung“ in Facility Management, Ausgabe 05/2014). Dazu gehört auch die Implementierung der Regelwerksverfolgung nach Ansicht die Fachkreise. Sie ist ein probates und anerkanntes Mittel, um vorgenannten Erkenntnissen zu begegnen. Mit der Identifizierung von relevanten Regelwerken für das jeweilige Unternehmen und der Ableitung von Pflichten und Anforderungen sind die Grundlagen für eine Regelwerksverfolgung gelegt. Denn nur wer die Regeln und Textpassagen kennt, kann diese verfolgen, bewerten und danach handeln. Insofern arbeiten viele Unternehmen an der Vervollständigung ihrer Rechtskataster und abgeleiteter Pflichtenkataloge als Grundlage für die Arbeitsvorbereitung, Ausschreibung und Kontrolle. Da die Regelwerke einer nicht zu verachtenden Anzahl und stetigen Änderungen (z. B. EnEV, DIN 1946, TrinkwV, BetrSichV, DGUVen, etc.) unterliegen, ist sowohl die Erstellung als auch die Pflege, ein erwähnenswerter Aufwand bei gleichzeitig nicht zu unterschätzender interdisziplinärer Kompetenz in Bewertung und Verzahnung der rechtlichen Vorgaben für alle zu differenzierenden Techniken und Immobilien.

Die Rechtskonformität wird im Gebäudebetrieb gemäß der Verantwortung für den Nutzer (u.a. Besucher, Passanten usw.) hoch angesiedelt. Wenn aus monetären Überlegungen Bedenken auftauchen, sollte dieses als erstes den Werteerhalt treffen. Denn ein Haftungsanspruch ist sowohl durch Handeln als auch durch Unterlassen möglich. Der Wille zur Wahrnehmung der Organisations- und Führungspflichten kann daher schon aus persönlicher Motivation und Haftungsgründen der Unternehmensleitung vermutet werden.

Bei der entlastenden Dokumentations- und Kontrollpflicht könnte Absicherungspotential in den Unternehmen gehoben werden. Die Durchführungspflichten z. B. der Wartungs- und Prüfungsleistungen inklusive notwendiger Betriebsrundgänge wie die regelmäßige Überwachung des baulichen Zustandes eines Gebäudes, um die Standsicherheit zu gewährleisten (vgl. RÜV-Verwaltungsvorschrift, VDI 6200), kann wie bei den prüfpflichten Anlagen häufig als gut erachtet werden. Gleichwohl läuft in vielen Häusern mit Vorbereitung der Digitalisierung ein nächster Schritt der Professionalisierung in diesem Bereich.

Zur Strukturierung der eigenständigen und pragmatischen Umsetzung des Betreiberpflichtenmanagements hilft u.a. die Grafik 1. Im Zweifel sind Audits ein probates Mittel zur Erfassung der IST-Situa-
tion der Rechtssicherheit und zur Wahrnehmung der Rechtskonformität, die dem Verantwortlichen Sicherheit durch Dritte gibt und Handlungsfelder aufzeigt.

Integrierte Arbeitssicherheits-aspekte

Während sich die bisherigen Ausführungen zum Betreiberpflichtenmanagement überwiegend auf die Bewirtschaftung der Immobilie bezogen, sind immer auch arbeitsschutzrechtliche Präventionsregeln für alle gewerblichen und öffentlichen Gebäude zu beachten, sowie für alle Räume, die ständig von Beschäftigen benutzt werden können (z. B. Betriebshof, Hausmeisterbüro). Dabei ist es unstrittig, dass die DGUV-Vorgaben einzuhalten sind.

Gleichwohl sind Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten im betrieblichen Alltag nicht immer schnittstellenfrei festzulegen. Bei Thema Arbeitssicherheit werden sowohl Tätigkeiten der Mitarbeiter als auch die Arbeitsumgebung betrachtet. Arbeitssicherheit ist die Sicherheit der Beschäftigten bei der Arbeit, also die Beherrschung und Minimierung von Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit. Dabei werden Maßnahmen zur Verhütung von Unfällen bei der Arbeit und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren einschließlich Maßnahmen der menschengerechten Gestaltung der Arbeit gefordert. Es sind dabei also nicht nur der Arbeitgeber, sondern auch der Eigentümer und Betreiber angesprochen.

So stellt sich z. B. regelmäßig in Unternehmen die Frage, kann der FM-Bereich als Verantwortlicher für den Immobilienbetrieb die Freihaltung der Fluchtwege in konzerneigenen Nutzerbereichen sicherstellen oder wer ist für die ausreichende Ausstattung mit Feuerlöschern, oder für die Gefahrstoffbereiche der Putzmittel-
lager zuständig. Wie geht man mit dem Verleih von Leitern und mitgebrachten Kaffeemaschinen oder für Versammlungen zweckentfremdeten Räumen/Hallen um. Zu diesen scheinbaren Verantwortungs-Überschneidungen innerhalb des Unternehmens sollten rechtliche aber auch unternehmerische sinnvolle Schnittstellenregeln vereinbart und wiederkehrend auf Sinnhaftigkeit überprüft werden.

Hier kommt beispielhaft auch die Verordnung zur Neuregelung der Anforderungen an den Arbeitsschutz bei der
Verwendung von Arbeitsmitteln und Gefahrstoffen ins Spiel. Ziel der Betriebssicherheitsverordnung ist es, die Sicherheit und den Schutz der Gesundheit von Beschäftigten bei der Verwendung von Arbeitsmitteln zu gewährleisten. Die Betriebssicherheitsverordnung beinhaltet und konkretisiert in diesem Sinne alle wesentlichen Anforderungen zu Gefährdungsbeurteilung, Grundpflichten des AG und Schutzmaßnahmen im Zusammenhang mit Arbeitsmitteln sowie Vorgaben für bestimmte Anlagen. Die überwachungsbedürftigen Anlagen stellen betrieblich besondere Anlagen dar, weil sie besonderen Gefährdungen (Dampf, Druck, Absturz sowie Brand/Explosion) widerspiegeln. Diese dürfen gleichzeitig auch als relevant für die Gebäudesicherheit eingestuft werden.

Um den umfangreichen Anforderungen an die Gebäudesicherheit mit dem Ziel auf Freiheit von unvertretbaren Risiken näher zu kommen, bedarf es einer Gebäudesicherheitskonzeption und einer fachgerechten Organisation, die in ein Betreiberpflichtenmanagement integriert werden könnten.

Fachgerechte Organisation

Die größten Hemmfaktoren für eine geeignete Gebäudesicherheit sind, die Notwendigkeit eines detaillierten Arbeitens mit interdisziplinärem Sach- und Fachverstand ohne Aussicht auf Imageverbesserung und unter teilweise immensem Kostendruck, um mit einer gewissenhaften Recherche und Auflistung der notwendigen Prüf- und Betriebsanforderungen eine strukturierte Grundlage zu erstellen. Dennoch gibt es den Erfahrungen nach in der Gebäudebewirtschaftung viele, die ein hohes Interesse, aber zu wenig Zeit dafür haben.

Insofern bedarf es einer strukturierten und konsequenten Vorgehensweise mit Durchhaltevermögen:

n Festlegung der vorhandenen FM-Aufgabengebiete inkl. Ermittlung der vorhandenen technischen und baulichen Betriebsmittel und Ausstattungen

n Identifizierung der relevanten Regelwerke

n Aufstellung der abgeleiteten Anforderungen und Pflichten

n Einbindung behördlicher und versicherungstechnischer Auflagen sowie vertraglicher Vereinbarungen

n Überprüfung und Zuordnung zu Verantwortungsbereichen

n Abgleich der Anforderungen mit tatsächlichen Gegebenheiten, um den Soll-Zustand herzustellen

n Liegenschaftsbezogene, aufgaben- bzw. anlagenspezifische Zuordnung der Anforderungen, z. B. letzte und nächste Prüfung

n Analyse des Gebäudes/Anlagen und davon ausgehende Gefahren sowie Ableitung von Maßnahmen

n Überführung der Anforderungen in operative Tätigkeiten bzw. Prüfung der Vorgaben-Einhaltung und Maßnahmeneinleitung als Übergang in operative Regelleistung => Werkzeuge zur Kontrolle/Umsetzung

n Prüfmittel für die Kontrollen erstellen

n Arbeitshilfen bereitstellen: Formulare z. B. für Begehungen, Dokumentenprüfung, Dienstleisterprüfung etc.

n Anpassungen: Übersetzung der Pflichten in (interne) Arbeitsanweisungen, Überprüfung bestehender Wartungs- und Dienstleistungsaufträge, Bestellungen, Leistungsbeschreibungen, Ausschreibung und Beauftragung von Externen und Implementierung der Leistung

n Aufbau Berichtswesen zur Dokumentation

n Abstimmungen und Einweisung der Beteiligten

n Organisation der Fortschreibung der Arbeitsgrundlage

n Einführung System-/Plattformlösung mit Roll-out auf verbundenen Einheiten.

Um der Gebäudesicherheit noch mehr Wertschätzung entgegen zu bringen, ist es darüber hinaus überlegenswert die Projektarbeit in den Rahmen einer GEFMA FM-Excellence Zertifizierung einzubinden.

Mit der Novellierung der DIN ISO 9001:2015 und vor dem Hintergrund der steigenden Anforderungen an die Gebäudebewirtschaftung hat der GEFMA-Arbeitskreis ipv mit seinen Unterarbeitskreisen das Qualitätsprogramm „FM-Excellence“ und die entsprechenden Richtlinien vor kurzem aktualisiert.

Die Praxis für interne FM-Einheiten zeigt, dass mittels entsprechender Selbstverpflichtungen der Unternehmensleitung zu Managementsystemen (z.B. auch der DIN EN 14001 oder 50001) großen Nutzen in Form von

n Führungsstrukturen

n Rechtsicherheit

n Wirtschaftlichkeit und

n mehr bzw. gesicherter Qualität schafft.

Unabhängig von der Art der Einbindung bleibt festzuhalten, dass das Betreiberpflichtenmanagement als Voraussetzung für eine Gebäudesicherheit zu den unverzichtbaren Unterstützungsprozessen eines Unternehmens zählt und in der Verantwortung der Unternehmensleitung bleibt.