Stakeholder im Sicherheitsprojekt
Wie bei jeder Projektumsetzung in einem Unternehmen mit projektbasierten Prozessen, sind komplexe Zusammenhänge von großer Wichtigkeit und entsprechend früh zu identifizieren. Das festgelegte Ziel, das Budget und der Projektzeitplan bilden zwar den äußeren Rahmen, der Projekterfolg wird aber im Wesentlichen von Einstellungen und Verhaltensweisen der beteiligten Stakeholder bestimmt.
Das Projektmanagement ist daher gut beraten, den Fokus nicht nur auf rein methodische, budgetäre oder technische Themen auszurichten, sondern bereits zu Beginn des Projektes einen Überblick über die Stakeholder zu verschaffen. Das gilt auch bei der Einführung eines Zutrittskontrollsystems. Denn ein Zutrittskontrollsystem bedeutet nicht nur Ausweise und Ausweisleser. Zutrittskontrolle muss Bestandteil eines integrierten Sicherheitssystems sein. Damit ist eine Vielzahl von organisatorischen, technischen und baulichen Maßnahmen verbunden. Zutrittskontrolle bedeutet:
Umbauten an Bestandstüren und Feuerabschlüssen,
Verriegelung von Fluchtwegen,
Leitungsverlegung, Einbindung in vorhandene IT-Infrastruktur, Spannungsversorgung, vielleicht sogar Vereinzelungsanlagen und begleitende Videoüberwachung,
Umbauten an Eingängen, Eingriff in die Verkehrsführung für Personen und Fahrzeuge,
Überwachung der Türzustände und die damit verbundene Alarmbearbeitung oder
Alarmorganisation,
unterstützende personelle Maßnahmen, Mitbestimmungspflicht, Erstellung eines Zutritts- und Berechtigungskonzeptes, Verwaltung der Ausweise mit Ausweisantrags- und Genehmigungsprozess,
Besucherverwaltung,
Instandhaltung, Verfügbarkeit und Pflege, usw.
Hinzu kommt eine Vielzahl von weiteren Details, die während der Bauphase geklärt und berücksichtigt werden müssen. Eine zuvor einfache Lösung mit „etwas“ Zutrittstechnik, mündet schnell in einem umfangreichen Projekt mit einer großen Zahl von internen und externen Stakeholdern.
Umfeld analysieren
Zu Projektbeginn ist die Durchführung einer Projektumfeldanalyse von elementarer Bedeutung. Die „Einzelprojekte im Projekt“ und damit die Stakeholder müssen identifiziert werden. Mit welchen Menschen oder Interessengruppen hat man zu tun? Wo liegen ihre Interessen, welche Ziele werden verfolgt und welchen Einfluss haben sie auf das Projekt und im Unternehmen?
Für den Projektverantwortlichen sind die Identifikation der „Einzelprojekte im Projekt“ und die damit verbundenen Problemfelder oft schwierig, da die Komplexität in der Regel nicht erkannt wird. Der Sicherheitsberater kennt die vielen Details und verfügt über vielfältige Lösungsansätze. Er kann den Projektverantwortlichen bereits in einem sehr frühen Stadium unterstützen und dafür sorgen, dass die Projektabwicklung auch auf die Stakeholder ausgerichtet wird. In der Regel wird das Projekt von vier Gruppen bestimmt:
Auftraggeber,
Sicherheitsberater,
Fachplaner bzw. Architekten,
Nachunternehmer bzw. Errichter.
Durch das Zusammenwirken verschiedener Abteilungen beinhaltet der Auftraggeber eine Vielzahl an organisationsinternen Stakeholdern. Dazu gehören:
Geschäftsleitung,
Projektverantwortlicher mit Projektteam,
IT-Abteilung,
Einkauf,
Mitarbeitervertretung.
Um die Projektabwicklung trotzdem
effizient gestalten zu können, ist es wichtig, Rollenbeschreibungen zu definieren, in denen die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen aller internen Projektbeteiligten möglichst eindeutig festgelegt werden. Somit werden insbesondere organisatorische Konflikte, z. B. zwischen Projekt- und Linienorganisation, vermieden. Bedeutungsvoll dabei ist, in Projekten und nicht in Abteilungen zu denken.
Der Sicherheitsberater übernimmt die Rolle des Bauherrenberaters. Bereits vor dem eigentlichen Projektstart sollte er eine Risiko- und Schwachstellenanalyse durchführen. Darauf aufbauend erstellt er ein ganzheitliches Zutrittskonzept auf dessen Basis die spätere vertiefende Planung erfolgen kann. Im Zutrittskonzept sind die baulichen, technischen und organisatorischen Maßnahmen so aufeinander abgestimmt, das eine gewollte Wechselwirkung erreicht wird. Weiterhin übernimmt er die gewerkeübergreifende Prüfung der Planungsergebnisse und kontrolliert diese auf Konformität zum Zutrittskonzept. Durch die Mitarbeit des Sicherheitsberaters bei der Planung, Ausschreibung und Ausführung ist zusätzlich eine übergeordnete Qualitätskontrolle gewährleistet.
Bedingt durch die Komplexität des Projektes, ist oft auch die Mitwirkung von Fachplanern notwendig: Architekten, Elektroplaner, Freigeländeplaner, Verkehrsplaner und Fachplaner Brandschutz können beteiligt sein. Ihre Aufgabe ist es, die konzeptionellen Vorgaben planungstechnisch umzusetzen. Dabei müssen die einzelnen Lösungsansätze so sinnvoll aufeinander abgestimmt und koordiniert werden, dass die beabsichtigte Wechselwirkungen der Maßnahmen erzielt wird. Es ist unschwer zu erkennen, dass dies nicht frei von Konflikten ist.
Eine Vielzahl von Nachunternehmern kann beteiligt sein: der Lieferant des Zutrittskontrollsystems, der Elektroinstallateur, der IT-Dienstleister, die Fachunternehmen für Vereinzelungsanlagen, Türen, Tore usw. Jeder dient seinen eigenen Interessen, jeder spricht seine eigene Sprache, jeder sieht seinen Leistungsumfang und selten die damit verbundenen leistungsübergreifenden Schnittstellen. Für die übergeordnete Koordination der Nachunternehmer ist zwar der Fachplaner zuständig, oft fehlt ihm allerdings das fachkompetente Spezialwissen des Sicherheitsexperten.
Steuerung durch Kommunikation
Die Qualität der Projektsteuerung wird beeinflusst von Information und Kommunikation. Auf der Ebene der Projektleitung muss eine einheitliche Kommunikationsebene für alle Projektbeteiligten geschaffen werden. Auf dieser Ebene muss die Bedeutung von Informationen, aktuellen Ereignissen und Einflüssen auf das Projekt erkannt, bewertet, entschieden und kommuniziert werden. Die Steuerung der vielen verschiedenen Fachdisziplinen ist eine unverzichtbare wie komplexe Aufgabe. Der Sicherheitsberater kann den Projektverantwortlichen entlasten und von Steuerungsaufgaben befreien sowie durch sein fachübergreifendes Know-how, zu einem Mediator zwischen den beteiligten Stakeholdern werden.
Fazit
Projekte haben immer eine Eigendynamik. Das bezieht sich nicht nur auf die klassischen Projektthemen wie Inhalte, Termine und Kosten, sondern gerade auch auf die subjektiven Einflüsse der Stakeholder. Nebenkriegsschauplätze um Einfluss, Abgrenzung und Zuständigkeiten sind nicht selten. Gemeinsame Lösungsversuche bei auftretenden Problemen werden von einer Kultur der Schuldzuweisungen behindert.
Von Anfang an gilt daher:
die Stakeholder zu Partnern machen,
Fachwissen und Qualitäten der Stakeholder nutzen,
Stakeholder sinnvoll zu einem Team verzahnen,
Aufgaben und Verantwortlichkeiten gezielt zuordnen,
Lösungen gemeinsam erarbeiten,
den „Externen“ mit seinem Fachwissen als Garanten für Qualität und als Mediator nutzen.
