„Sesam, öffne dich!“ …mal anders
Der Flughafenbetreiber Fraport stemmt die Herkules-Aufgabe, eine neue SAP basierte Schließanlagen-Verwaltung für ca. 115.000 Zylinder im laufenden Betrieb einzuführen. Das weitgehend integrierte System wird viele Prozesse automatisieren und die Reaktionsdauer merklich verkürzen. In der schnelllebigen Zeit von Internet und Smartphone eine wichtige Investition in die Zukunft und Akzeptanz.
Ganz ordentlich hängen sie da. An Haken dicht nebeneinander und jeder mit einer Nummer. So viele Schlüssel auf einen Haufen hat wohl kaum jemand schon mal gesehen. Es sei denn, er arbeitet auf dem Frankfurter Flughafen in der Schließanlagen-Verwaltung. Dort lagern auf rund 100 m2 bis zu 80.000 Stück – in einem einzigen Raum hinter vergitterten Fenstern und gesicherten Türen; einige hängen in schweren Tresoren. Täglich werden hier Schlüssel entnommen und an viele berechtigte Personen ausgegeben, die in den zwei Terminals, auf dem Rollfeld und den Cargo-Bereichen arbeiten wie Handwerker, Verkäufer, Airliner, Reinigungskräfte, Verwaltungspersonal oder auch die Bundespolizei.
Aber diese gewaltige Ansammlung zeigt nur einen Bruchteil dessen, was insgesamt am Standort Frankfurt kursiert: Knapp 650.000 Schlüssel für etwa 115.000 Zylinder hält die Fraport AG im Bestand, um den Flugbetrieb für über 56 Mio. Passagiere im Jahr zu gewährleisten. Es gibt über 38.000 Räume auf 25,5 ha Fläche.
Wie man da den Überblick behält? Der Betreiber und Eigner von Deutschlands größtem Luft-Drehkreuz nutzt eine Schließanlagen-Verwaltung unter SAP, die Cideon Software als Standardprodukt entwickelte und zurzeit für den Flughafen erweitert, wovon künftig alle Kunden profitieren werden.
Vorreiter in der Branche
Die ausgerollte Lösung wird eine Integrationstiefe aufweisen, die in der Branche einmalig sein dürfte. Ziel ist es, die Schlüsselausgabe weitgehend zu automatisieren und damit zu beschleunigen. „Im Idealfall dauert sie keine 20 Minuten von der Anforderung per E-Mail bis zur Ausgabe“, erklärt Gert-Walter Hänssig, Leiter der Schließanlagen-Verwaltung bei Fraport. Kurzfristig wird ein web-basiertes Anforderungsportal den Nutzer dabei unterstützen, einen Schlüsselwunsch mit nur wenigen Klicks kundzutun.
Alle weiteren Schritte laufen im Hintergrund über so genannte Workflows ab wie sicherheitsrelevante Prüfungen, ob der Schlüsselempfänger dazu berechtigt ist und die Freigabe durch den Vorgesetzten vorliegt. Außerdem erfolgen die Zuordnung zur passenden Schließgruppe und der Abgleich mit dem Lagerbestand mitsamt Information, wo sich der Schlüssel befindet. Danach geht eine Mitteilung per Mail raus, dass er zur Abholung bereitliegt. Auch die Empfangsbescheinigung zur Unterschrift wird schon mit allen nötigen Angaben ausgedruckt. Persönliche Angaben des Empfängers wie Name, Firma, Abteilung und Personalnummer sowie Belegnummer, Schlüssel-ID, Datum werden soweit möglich automatisch zugeordnet.
„Das erspart uns einige Arbeitsschritte, die wir bislang händisch oder in unterschiedlichen IT-Anwendungen abwickeln mussten“, freut sich Gert-Walter Hänssig. „Von den kürzeren Reaktionszeiten profitieren natürlich unsere Kunden und Kollegen.“
Der verbesserte Service kommt nicht nur dem wachsenden Tempo im Geschäftsleben entgegen sondern auch den Ausbauplänen des Flughafens: In den nächsten Jahren wird die Infrastruktur modernisiert und erweitert. Die dritte Landebahn wurde kürzlich eingeweiht, womit Frankfurt über jeweils drei Start- und Landebahnen verfügt. Zudem modernisiert der Betreiber die Terminals 1 und 2, erweitert den ersten (A Plus) und erstellt ein drittes Terminal im Süden des Flughafens. Allein für die gerade abgeschlossene Erweiterung des Terminal 1 kommen etwa 5500 neue Zylinder für die verschiedenen Arten von Türen zum Einsatz wie Büro-, Brandschutz-, Eingangstüren mit Knauf. Die Schlüsselanzahl wächst also kontinuierlich und damit auch der Aufwand für die Mitarbeiter der Schließanlagen-Verwaltung und der Vermieter von Büro-, Lager- und Retailflächen.
Als weiteren Vorteil nennt der Abteilungsleiter die Compliance-Funktionalität der Lösung, mit der sich die Ausgabe- und Rücknahmevorgänge revisionssicher dokumentieren lassen, zumal nun jeder Schlüssel mit einer Ziffernfolge versehen und personenbezogen ausgegeben wird. Als Flughafenbetreiber muss Fraport diesen Nachweis erbringen, gerade wegen der umfangreichen internationalen Sicherheitsanforderungen. Dabei geht es sowohl um die Historie, wer wann welche Schlüssel hatte, als auch um das Festhalten der nötigen Genehmigungen.
Zudem kann der Key Manager auch elektrische Schließanlagen verwalten. Darüber denkt der Betreiber nach als Ergänzung zu den bestehenden mechanischen Pendants. „Die Software lässt uns da alle Freiheiten“, so der Abteilungsleiter.
Schnelle Auskunft
Die komfortable Oberfläche des Key Managers optimiert die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter in der Schließanlagen-Verwaltung. Als Beispiel nennt Gert-Walter Hänssig die telefonische Nachfrage eines Monteurs: Auf seinem Rundgang zur Prüfung der Brandmeldeanlage möchte er in einen bestimmten Raum und fragt nach dem passenden Schlüssel. Der Gesprächspartner klickt sich durch die integrierte Grundriss-Darstellung und bekommt die gewünschte Nummer angezeigt.
Denn welche Türen sich mit einem ausgegebenen Schlüssel öffnen lassen, hängt von der Position und der Aufgabe einer Person ab. Der Abteilungsleiter erklärt: „Ein Logistik-Mitarbeiter darf nur Räume seines Cargo-Bereichs betreten, während Zollbeamte sich im Areal für den Sicherheitscheck aufhalten können, nicht aber Türen im Verwaltungstrakt öffnen dürfen. Und in die Räume mit Starkstromanlagen kommen nur Elektriker mit passender Ausbildung und Fraport-interner Einweisung.
Die Zutrittslogik realisiert der Flughafen über so genannte Schließungen. Dort ist z.B. geregelt, dass die Verkäuferin in einem Supermarkt mit dem Schlüssel der Nummer „00YX92/00073“ die Haupttür des Ladens aufmachen darf sowie das sich anschließende Lager. Und damit sie auch in weitere Lagerräume ein Stockwerk tiefer kommt, kann sie die Türen auf dem Weg dorthin mit dem besagten Schlüssel auch betätigen. Mehr allerdings nicht.
Dies ist nur ein Beispiel von vielen; es gibt knapp 300 unterschiedliche Zylinderschließungen mit durchschnittlich 120 verschiedenen Einzel- bzw. Gruppenschließungen. Jede Version definiert, welche der insgesamt rund 115.000 Zylinder mit einem Schlüssel zu öffnen sind. Entsprechend komplex fällt die Logik aus, der so genannte Schließplan, der im IT-System hinterlegt ist.
Gemeinsame Weiterentwicklung
„Solche Mengen können die klassischen Softwareprodukte nicht verwalten, und unsere alte Insellösung wollten wir ablösen“, erklärt Volker Glaeser, Projektleiter für die Systemeinführung. „Da es auf dem Markt nichts Passendes gab, haben wir nach einem Systempartner gesucht, der mit uns neue Wege geht“, berichtet der IT-Experte.
Eine Anforderung war, Standardsoftware zu nutzen, die auf SAP aufsetzt. Denn bislang betrieb man doppelte Datenhaltung und musste Schnittstellen entwickeln und warten. Diesen Aufwand wollte der Flughafenbetreiber vermeiden, aber trotzdem eine zu den Fraport-Prozessen und der Systemlandschaft passende Lösung realisieren. Eigentlich ein Widerspruch, doch es bot sich eine seltene Gelegenheit: Cideon Software war bereit, ihre existierende Lösung Key Manager auf die Bedürfnisse von Fraport anzupassen, also ihr Standardprodukt fachlich zu erweitern. „Das bedeutete viel Arbeit“, erinnert sich Volker Glaeser, „aber wir konnten der Lösung quasi unseren Stempel aufdrücken, um optimale Prozesse und höchste Sicherheit zu erreichen.“
Das Ziel: Im Tagesgeschäft soll der Nutzer mit ein bis zwei Klicks zur gewünschten Stelle bzw. zur gewünschten Auskunft gelangen, ohne über mehrere Masken gehen zu müssen. „Es ist eine Mammut-Aufgabe, den komplexen Bestand im laufendem Betrieb zu überführen“, betont der IT-Fachmann und erinnert sich an den Spagat, die unterschiedlichen Kenntnisse und Fertigkeiten der künftigen Anwender zu berücksichtigen: Ein Monteur von Schließanlagen hat eben gänzlich andere Erwartungen als ein SAP-affiner Kaufmann. Zudem waren anspruchsvolle Sachverhalte in einfache Bedienoberflächen umzusetzen. „Eine echte Herausforderung bestand darin, die Mitarbeiter abzuholen und eine für alle akzeptable Lösung zu finden“, erinnert er sich.
Einführung in Stufen
Im ersten Schritt wurde der Key Manager implementiert, die Stammdaten der alten Anwendung migriert sowie erste Prozesse realisiert. Dabei konzentrierten sich die Beteiligten auf Kernaufgaben der Mitarbeiter in der Schließanlagen-Verwaltung. Im Frühjahr 2011 erfolgte der Produktivstart. „Eine wirkliche Herausforderung war die Übernahme der Bestandsdaten aus dem Altsystem“, resümiert hierzu Volker Glaeser.
Aktuell erweitert und optimiert man die Einzelverfahren. So passte Fraport die Schließwege für den großen Airbus A380 an. Denn die vier Stellplätze direkt am Terminal benötigen jeweils zwei Gates bzw. Finger, um die größere Zahl an Passagieren aus- und einsteigen zu lassen.
Zudem entwickelte Cideon Software in der zweiten Phase das genannte Webportal zur Schlüsselanforderung, das aktuell getestet wird. Seit dem Frühjahr 2012 ist es für die breite Masse verfügbar. Und künftig werden auch Mitarbeiter anderer Abteilungen auf den Datenbestand sowie Funktionalitäten des Systems zugreifen können. Damit kann z.B. der Einkäufer schon während der Bestellerfassung prüfen, welche Kostenstellen später belastet werden. Eine Aufgabe, die sonst getrennt in Einkauf und Buchhaltung läuft und doppelte Dateneingaben bedeutet.
Das durchgängige Datenmodell ermöglicht vielerlei Integrationsansätze, die ganz unterschiedliche Blickwinkel bedienen. Fraport plant mittelfristig, die gesamte architektonische Gebäudestruktur des Flughafens im SAP-Modul zur Immobilienverwaltung (RE-FX) abzubilden. Der Key Manager wird dort eingebunden und erlaubt dann flexible Abfragen wie: Welche Schlüssel brauche ich, um in den Raum XY zu kommen? Der Key Manager bietet dazu das Feature „Zugänge anzeigen“. Oder eine klassische Frage der Immobilienwirtschafter: Wann wird ein Raum zur Vermietung frei und welche Schlüssel sind zu übergeben? Die Antwort gibt der Publisher unter der Reporting-Funktion „Belegung“. „Bei dieser Integrationstiefe wird unsere Schließanlagen-Verwaltung die volle Schlagkraft erreichen“, freut sich Gert-Walter Hänssig.
