Instandhaltung digital begleitet
Von der Zustandserfassung bis zur Abnahme durchgeführter Reparaturarbeiten: Den Prozess der Instandhaltung kann mit der Kombination von Dienstleistungen vor Ort und digitaler Aufbereitung der Ergebnisse in einer Online-Plattform abgebildet werden. Facility Manager erhalten so Informationen über Zustände, erforderliche Leistungen und Kostenschätzungen aus verschiedenen Perspektiven.
Dabei erleichtern Filter und Berichtsfunktionen Analysen und Entscheidungsvorlagen per Mausklick. Zudem können Kunden zielgerichtet Informationen mit gewünschten Personen, wie zum Beispiel dem Haustechniker vor Ort, dem (Ver-)Mieter oder Handwerkern teilen. Ausschreibungen und das Beauftragen von Handwerkern werden wesentlich erleichtert und in einzigartiger Art und Weise fotografisch unterstützt. Durchgeführte Arbeiten lassen sich ebenfalls im System dokumentieren und abnehmen. Insbesondere bei großen und bei einer Vielzahl von Immobilien erleichtert die Digitalisierung des FM den Arbeitsalltag.
Damit insbesondere die Instandhaltungsprozesse digital abgebildet werden können, macht das Team von Solutiance die Flachdachfläche virtuell im sogenannten Facility Scanner betretbar. Das Gebäude wird hierzu im System angelegt, mit seinen Stammdaten verknüpft und dann vor Ort mittels moderner Technik erfasst. Dabei kommen Satellitenpositionierungsdienste zur hochpräzisen GPS-Verortung zum Einsatz. Die Mitarbeiter ermitteln zudem ein sinnvolles Raster für die Panorama-Aufnahmen des Dachs – dies ist individuell an die örtlichen Gegebenheiten angepasst, um später im System auch virtuell einen möglichst realen Eindruck der Situation vor Ort und der Ausrichtung des Gebäudes sowie der Positionen der einzelnen Bauteile zu vermitteln. Anschließend können die Detailfotos erstellt werden. Jedes relevante Objekt wird eingemessen und fotografiert. Der gesamte Datenbestand – meist mehrere hundert Megabyte – wird in die Software importiert.
Bewerten der gesammelten Daten
Dieser Datenbestand muss gesichtet und eventuelle Probleme und Schäden bewertet werden. Hierfür wird jedes Objekt einzeln betrachtet und der Zustand der einzelnen Bauteile kategorisiert. Weiterhin werden Kostenschätzungen abgegeben und mit Leistungstexten verknüpft. Umfangreiche Informationen
zu Bauplänen, Wartungsinformationen und Dachkataster können in der Onlineplattform hinterlegt werden. Ein abschließender Bericht beschreibt die Einschätzung des Gesamtzustands des Gebäudes. Es folgt das Anlegen von Accounts für die Nutzer und die individuelle Rechtefreigabe.
Übersicht für den Facility Manager
Der Nutzer der Plattform kann sich nun mit seinem persönlichen Account einloggen und hier die Probleme und damit verbundenen Kosten für jedes einzelne Gebäude oder über den Gebäudebestand ansehen. Filter und Sortierungen erleichtern die Auswahl und die Übersicht. Jedes Problem ist mit dem entsprechenden Bildmaterial verknüpft und kann somit virtuell betrachtet werden. Für den Facility Manager heißt dies, dass er in Kombination mit dem Gesamtbericht einen Eindruck über den Zustand des Gebäudes erhält – ohne vor Ort die Dachfläche selbst begangen haben zu müssen.
Erleichterter Informationsfluss
Die Plattform bietet nun die Möglichkeit, für jedes Gebäude oder ausgewählte Bauteile einen Zustandsbericht zu generieren und diesen zu exportieren, sodass die Information unkompliziert mit anderen geteilt werden kann. Zusätzliche Zugänge mit beschränkten Nutzerrechten für Mitarbeiter und Kollegen erleichtern zudem die Zusammenarbeit im Team. Auf dieser Grundlage können nun auch gemeinsam Entscheidungen für notwendige Maßnahmen getroffen werden.
Ausschreibungsprozess
aus der Plattform
Der Facility Manager hat dann die Möglichkeit, ausgewählte Probleme – beispielsweise alle schadhaften oder verschmutzten Gullys des Dachs – in ein Leistungspaket zusammenzufassen und sinnvoll zu gruppieren. Dies kann dann entweder als PDF exportiert oder im GAEB-Format für den Import in das Auftragsmanagement-System genutzt werden. Zudem kann es direkt per E-Mail an Handwerker als Grundlage zur Angebotserstellung gesendet werden.
Arbeitserleichterung für den
Handwerker
Der Handwerker erhält die notwendigen Angaben zu den durchzuführenden Arbeiten im PDF oder zusätzlich über einen begrenzten Zugang zur Plattform. Detaillierte Informationen wie die genaue Position der jeweiligen Problemstelle auf dem Dach, Detailbilder und Leistungstexte erleichtern die genaue Angebotserstellung – ohne dass der Handwerker Zeit für einen Vororttermin aufbringen muss. Unnötige Anfahrtswege entfallen. Ist der Auftrag bestätigt, werden die Aufgaben durchgeführt und mit aussagekräftigen Bildern durch den Handwerker dokumentiert.
Über den direkten Zugang zum System lassen sich diese zudem als Arbeitsergebnis direkt im Facility Scanner hinterlegen und zusätzlich mit Kommentaren versehen. Jede beauftragte Maßnahme wird angezeigt und kann als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Ebenso ist es möglich, bestimmte Probleme als „ungelöst“ zu markieren.
Abnahme im System
Ist der komplette Leistungsnachweis hinterlegt, erhält der Facility Manager eine E-Mail mit einem Schnellzugang
zu den neu hinterlegten Daten des Handwerkers und kann den gesamten Auftrag prüfen. Vor- und Nachher-Bilder erleichtern die Prüfung der einzelnen durchgeführten Arbeiten.
Erfolgt eine vollständige Abnahme, werden alle Beteiligten aus dem System heraus per E-Mail informiert. Die Rechnungsstellung kann erfolgen. In der Software werden die Problemstellen archiviert und zugleich mit aktuellen Bildern verknüpft. Sollten einzelne Positionen des Auftrags nicht abgenommen werden können, erhalten ebenfalls alle Beteiligten eine Information. Nun kann der Handwerker nachbessern oder die nicht erbrachten Leistungen werden erneut ausgeschrieben.
Der gesamte Prozess der Instandhaltung wird durch den Facility Scanner effizienter und flexibler gestaltet. Zudem ermöglicht das System ein hohes Maß an Transparenz für alle Beteiligten. Unnötige Vorort-Termine entfallen. Dies zahlt sich in Zeit- und Kostenersparnissen aus.
