Ganzheitliche Strategien für die Arbeit von Morgen

Dieser Übergang von der schnellen Krisenbewältigung zur fundierten Planung eines dauerhaften neuen Modells ist für alle Beteiligten von großer Bedeutung. Jüngst prägten bekannte Konzerne bereits die Schlagzeilen rund um die zukünftige Ausgestaltung der Arbeitswelt: Während Apple an einer Bürodoktrin von mindestens drei Wochentagen festhält und diese auch mit einer Impfpflicht (aktuell noch auf die USA beschränkt) verknüpft, öffnen ­
sich andere Unternehmen wie das Softwareunternehmen SAP oder das Businessnetzwerk LinkedIn dem Wunsch der Mitarbeiter nach einer dauerhaften Homeoffice-Möglichkeit.

Dabei lässt die aktuelle Debatte viele weitere Aspekte außer Acht, die als Teil einer holistischen Strategie mitgedacht werden müssten und stellt die Mitarbeiter zudem nur selten in den Fokus der Betrachtung: Doch was heißt es eigentlich für Unternehmen, Mitarbeitern radikal in den ­Fokus der Betrachtung zu stellen und das Büro nur als Mittel zum Zweck zu betrachten?

Die neuen Werte des Work-­­from-Anywhere-Modells

In der Analyse der aktuellen Strategien zur Begegnung der New-Work-Bedürfnisse hat Locatee mehrere mögliche Vorgehen identifiziert. Eines davon ist die flexible Arbeit von überall aus, das Work-from-Anywhere-Modell (WFA-Modell). Unternehmen, die diesen ­Ansatz verwirklichen möchten, setzen gerade alles daran, Flexibilität und Wahlmöglichkeiten zu den Eckpfeiler ihrer Strategie zu machen. Sie haben erkannt, dass es bei der Verbesserung der Produktivität des Unternehmens nicht darauf ankommt, ob die Mitarbeitern im Büro anwesend sind, sondern vielmehr darauf, Möglichkeiten zu schaffen, die sich ganz nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen richtet und so eine perfekte Ausgangsbedingung für produktive Arbeit ermöglicht. Damit das gelingt, müssen jedoch drei wichtige Grundvoraussetzungen gegeben sein: Vertrauen, Wahlmöglichkeiten und eine datenbasierte Infrastruktur.

Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern vertrauen, dass diese auch außerhalb des klassischen Wirkungsradius ihre beste Leistung erbringen und selbstständig Schritte ergreifen, um dies zu evaluieren und zu optimieren. Sie passen ihre Führungsmodelle an, um diesen Wandel zu unterstützen. Man nehme erneut SAP: Das Softwareunternehmen nutzte laut Manager Magazin für seine eingangs erwähnte Entscheidung vor allem die Befragung der eigenen Talente und baut die flexible Arbeitsplatzstrategie weiter aus, um sowohl Kunden als auch weitere Mitarbeiter:innen zu gewinnen. Die ­Büros werden jedoch nicht aufgegeben, sondern vielmehr umgestaltet, um weiterhin eine Arbeitsmöglichkeit im Büro zu bieten. [1]

Damit so eine Strategie gelingt, muss das Unternehmen in vereinter Anstrengung von Führungsebene, Human Resources, IT und natürlich auch den Mitarbeiter:in­nen selbst eine Reihe von Möglichkeiten schaffen, die den individuellen Arbeitswünschen gerecht wird: ein Ökosystem. Man kann sich dieses System wie den ­modernen Einzelhandel vorstellen: Das moderne Kundenerlebnis im Handel perfektioniert schon seit Jahren die Schnittstellen zwischen physischen und digitalen Kanälen, um eine maximale Kundenbindung zu schaffen, die durch kombinierte Kanäle entstehen (Omni-Channel).

Warum also davon ausgehen, dass diese Schnittstelle bei Unternehmen und ihren Mitarbeiter nicht existiere? Was geschehen kann, wenn diese Bindung strapaziert oder sogar beschädigt wird, zeigt sich am aktuellen Beispiel von Apple. ­
Das vergleichsweise bestimmte Hybrid-Arbeitsmodell des Unternehmens, das den bisher eher flexiblen ­Ansatz abgelöst hat, bringe laut Medienberichten von Heise Mitarbeiter:innen bereits zur Er­wägung der Kündigung.[2]

Es lebe der Omni-Channel-Worker

Generell ist der Arbeitsplatz der Zukunft losgelöst von der einfachen, schwarz-weißen Vorstellung von Büro oder Homeoffice. Beide Optionen sind zwar solide und wichtige Optionen für Arbeit­nehmer, aber auch nur zwei der möglichen Kanäle des skizzierten Ökosystems. Das Arbeiten von Zuhause, ­das Work-from-Home-Modell (WFH-­Modell) darf daher nicht mit dem WFA-Modell verwechselt werden. Letzteres hat ganz klar einen auf Menschen zentrierten Fokus (siehe Grafik auf Seite 30).

Zwar wird das Büro eine wichtige Anlaufstelle bleiben, um eine Kultur zu etablieren, soziales Kapital aufzubauen und auch um die Verbindung zu den Organisationswerten zu stärken, aber als Teil des Ökosystems ist es nur ein kleiner Teil, das Stammbüro. Ein Aus- und Weiterbildungsstandort kann ein spe­zielles Lern- und Mentoring-Umfeld schaffen, das bereits jetzt von vielen ­Unternehmen mit einer “Learning-and-Development”-Fachkraft gesteuert wird. Ein Spezialisten Standort wird Produktions- und Forschungsaktivitäten mit der Anforderung einer regelmäßigen Anwesenheit vereinen. Das bezieht sich zum Beispiel auf Unternehmen mit einer biowissenschaftliche Laboreinrichtungen oder einer umfassenden Medien­redaktion. Das Flexible Büro wird An­gebote von Coworking Spaces oder anderen Plattformen innerhalb der größeren Städte bzw. Standorte beinhalten. Dies kann sich mit den Satellitenbüros oder auch Hubs decken, die näher an den Wohnorten der Mitarbeitern liegen, um Pendelzeiten zu vermeiden.

Alle diese Kanäle sind nur aufgrund der technischen Infrastruktur möglich, weswegen sie die Rahmenbedingungen für das Modell bilden. Cloud-basierte Software, Internetzugang und Mobilgeräte haben das Konzept des „Office in a Box“ ermöglicht. Dahinter steckt die Idee, dass Arbeitnehmer immer die richtige Ausstattung haben sollten, um von überall aus einen Arbeitsplatz einrichten können.

Die Zukunft der Arbeit findet ­bereits statt

Einige Unternehmen gehen bereits als Vorreiter der neuen Arbeitswelt voraus. Der schwedische Musikstreaming Anbieter Spotify nutzt das WFA-Modell bereits, um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben Ort und Zeit der Arbeit selbst zu bestimmen. Gleichzeitig werden Räume neu gedacht und in ruhige Räume, geteilte Schreibtische und Bereiche für die Zusammenarbeit geteilt. Auch Salesforce, ein US-Softwareunternehmen, etabliert Guidelines, aus denen man frei wählen kann und gibt Mitarbeiter:innen auch die Möglichkeit, in das Büro zu kommen, um Aufgaben vor Ort zu erledigen. Es ist zu erwarten, dass sowohl die Umstellung auf neue Arbeitsmodelle als auch die Etablierung von Strukturen und Werten, die flexibles Arbeiten ermöglichen, Zeit brauchen. Auch werfen sich noch viele Fragen auf, die Unternehmen für sich selbst noch beantworten müssen. Wenn nicht alle Mitarbeiter regelmäßig im Büro sind, wie werden beispielsweise die Flächenkosten des Unternehmens bewertet? Dabei ist das WFA-Modell kein Ablöser des Büros, wie wir es kennen. Vielmehr hat ein ­modernes Büroimmobilienportfolio das Potenzial, als wesentlicher Bestandteil eine Omni-Channel-Strategie zu gestalten.

Um fundierte und datenbasierte Entscheidungen zu treffen, sollte man dabei auf regelmäßige Umfragen unter den Mitarbeitern und einer soliden Daten­erhebung zurückgreifen, um das Nutzungsverhalten mit den individuellen Wünschen abzugleichen. Denn nur wer die Nutzung des Portfolios versteht, versteht die Bedürfnisse, die sich dahinter verbergen: Das Büro als Ort der Zusammenkunft nutzen, sich mit Kolleginnen und Kollegen austauschen, aber auch, sich in Ruhe konzentrieren zu können.

In einer repräsentativen Umfrage hat ­Locatee gemeinsam mit YouGov Büromitarbeiter:innen nach der Eignung ihrer aktuellen Büros für flexible Arbeitsmodelle befragt. Nur 42 % der Befragten gaben an, dass das Büro in seinem aktuellen Status bereits ideal ausgestattet ist. 24 % gaben an, dass ihr Büro teilweise überdacht werden müsse und 21 % gaben an, ihr Büro sei veraltet. Das zeigt deutlich, wie viele Unternehmen noch an klassischen Bürokonzepten festhalten oder auch einfach zu ­vorsichtig sind, weitreichende Veränderungen zu wagen. Doch nicht nur bei der Ausstattung der Räume muss ein Umdenken stattfinden, sondern auch in der Zulassung von Freiheiten für die Mitarbeiter. Auf die Frage, wie viel Freiheit die Befragten in Zukunft haben werden, ihren Arbeitsort (Präsenz im Büro, Arbeiten von Zuhause oder Remote von überall) selbst zu bestimmen, gaben nur 19 % an, die volle Freiheit zu haben. Die Mehrheit der Befragten darf remote arbeiten: 26 % dürfen selbst entscheiden, welche Tage sie dafür nutzen, 11 % erhalten Vorgaben von ihrem Arbeitgeber. 21 % der Befragten werden wieder dauerhaft in das Büro zurückkehren müssen. Vorgaben wie diese ­zeigen, dass mehr auf den eigenen ­Führungsstil oder etwaige Traditionen vertraut wird als auf die Freiheit für die Mitarbeiter.

Die Menschen suchen aber nicht nur nach Wahlmöglichkeiten, sondern auch nach Zusammengehörigkeit und sozialer Interaktion. Mit der zunehmenden Etablierung von Remote Work und ­flexiblen Arbeitsmodellen in der Post-­Covid-19-Ära wird das Büro der Zukunft nicht mehr der einzige ­Kanal für die Arbeit sein. Neue Bedürfnisse, neue Strategien und neue Technologien werden gemeinsam mit flexiblen Arbeitsorten, die Perspektiven unserer Arbeitswelt prägen.

*Die Erkenntnisse dieses Beitrages basieren auf der Forschung der Worktech Academy, den Gesprächen mit Unternehmen aus dem Podcast The Workplace Leader und den Gesprächen die Locatee mit seinen Kunden führte.