Workplace-Technologien

Unsere Arbeitswelt befindet sich seit Beginn der Coronapandemie im Wandel. Hybrid Work etabliert sich weltweit in unterschiedlichen Varianten. Auch in Deutschland setzten sich flexible Arbeitsmodelle immer mehr durch. Denn Mitarbeiter wollen die Vorteile, die sie im Homeoffice zu schätzen gelernt haben, nicht wieder vollends aufgeben. Zudem sind laut einer Studie von Gartner 55 % der Deutschen überzeugt, dass flexibles Arbeiten die Produktivität steigert. 

Doch nicht nur Work-Life-Balance und Homeoffice spielen für viele Mitarbeiter und Jobsuchende eine Rolle. Auch der Nachhaltigkeitsaspekt wird mit Blick auf die Klimakrise in der Gesellschaft immer wichtiger. Hybrid Work ist auch hier langfristig von Vorteil: Kürzere Arbeitswege sparen neben Zeit auch Energie. Zudem müssen weniger Flächen mit Bürogebäuden bebaut werden. Kurzum: Hybrid Work fördert das persönliche Wohlbefinden von Mitarbeitern und Umweltschutz gleichermaßen.

Unternehmen stehen unter ­Handlungsdruck

Bieten Unternehmen keine flexiblen Arbeitsmodelle an, müssen sie im „War for Talents“ mit enormen Einbußen rechnen. Gartner zufolge tendieren 55 % der Deutschen dazu, den Arbeitgeber zu wechseln.  Unternehmen müssen sich an die neuen Gegebenheiten anpassen. Das gelingt im ersten Schritt durch das Einbeziehen der Mitarbeiter in Entscheidungen, die sie direkt betreffen – etwa das zukünftige Arbeitsmodell. Kommunikation und Zusammenarbeit sind zentral, um eine emotionale Bindung zum Unternehmen aufzubauen.

Im zweiten Schritt sind Planung und Kommunikation an die neue Arbeitsrealität anzupassen. Wird beispielsweise ein Teil der Mitarbeiter für die viel beschworene Unternehmenskultur ins Büro beordert, sonst ist jedoch kaum jemand anwesend, sind Verstimmungen vorprogrammiert. Sowohl das Wohlbefinden als auch die Entwicklung der Mitarbeiter sollten nicht nur berücksichtigt, sondern priorisiert werden. Damit rückt das Mitarbeitermanagement in den Mittelpunkt der Führungsstrategie. Dessen wichtigste Zielsetzung ist es, eine gut organsierte Rückkehr ins Büro zu gewährleisten – wie auch immer diese im Detail ausgestaltet ist. Genau hierbei können intelligente Workplace-Lösungen unterstützen.

Schreibtische online buchen

Eine Möglichkeit, die Kapazitätsauslastung im Büro zu steuern und die Zusammenarbeit von Mitarbeitern zu fördern, ist das Konzept von gemeinsam genutzten Flächen und Arbeitsplatzangeboten. Dieses lässt sich über eine App umsetzen, mit der Räume, Flächen und Arbeitsplätze individuell gebucht werden können. Ein weiterer Vorteil: Die Mitarbeiter können sich ihren Arbeitsort mit dem gewünschten Angebot (z.B. höhenverstellbarer Schreibtisch, Doppelbildschirm, Nähe zum Besprechungsraum) frei auswählen. Solche Anwendungen, wie sie beispielsweise die Siemens-Tochter Enlighted anbietet, kommen aber nicht nur dem Wohlbefinden der Mitarbeiter, sondern auch den Unternehmen an sich zugute. Denn eine Folge des Hybrid-Modells ist, dass nie alle zur selben Zeit im Büro sind und Unternehmen weniger Platz brauchen. Über die App lässt sich herausfinden, welche Räume und Schreibtische für die Mitarbeiter attraktiv sind und welche Bürofläche umgestaltet werden kann oder nicht mehr gebraucht wird. Das wiederum begünstigt auch den Nachhaltigkeitsaspekt, da das Angebot auf den tatsächlichen Bedarf abgestimmt werden kann.

Nachhaltige Büroumgebung

Neben der reinen Platzersparnis zahlen vor allem auch Beleuchtung und Heizung auf die Nachhaltigkeitsrechnung ein. Durch Insights aus intelligenter Sensorik lassen sich unnötige Mietausgaben, Heizkosten und CO₂-Emissionen vermeiden. Möglich macht es das Internet of Things: Eine solche Lösung kann den Energieverbrauch für Heizung, Klima und Belüftung um bis zu 35 % senken. Bis zu 75 % sind es beim LED-Upgrade der Beleuchtung.

Hierfür messen Sensoren in der Beleuchtung Temperatur und Bewegung – und das kontinuierlich. Nehmen sie über einen längeren Zeitraum keine Bewegung wahr, wird das Licht gedimmt oder ausgeschaltet. Zusätzlich ist die Sensorik in der Lage, Tageslicht zu erfassen und berechnet daraus, wie viel Licht Lampen zusätzlich beisteuern müssen. Der Zielwert ist für jeden Leuchtkörper individuell einstellbar. Zudem haben Mitarbeiter über eine verknüpfte App die Möglichkeit, die Beleuchtung einzeln anzusteuern und diese nach ihren Vorlieben weiter anzupassen.

Temperatur und Luftqualität ­sensorbasiert optimieren

Auch Heizungseinstellungen lassen sich über Sensoren anpassen. Denn es kommt noch immer vielerorts vor, dass leere Räume beheizt oder gekühlt werden. Seien es Büroräume, Schulen oder Universitäten. Abgesehen von der Umweltbelastung kann das angesichts steigender Energiepreise schnell auf die Bilanz schlagen. Auch hier messen Sensoren, ob sich Menschen im Raum befinden und passen die Heizung automatisch an. Für jeden Raum lässt sich eine Mindest- und Maximaltemperatur definieren. Zudem sind Temperaturen wieder über eine App nach den Vorlieben der Personen regulierbar. Die IoT-Lösung ermittelt, wie viel Prozent eine Person es gerne wärmer oder kälter hätten. Ist ein bestimmter Schwellenwert erreicht, wird die Temperatur angepasst. Außerdem haben Unternehmen die Möglichkeit, über Luftsensoren die Luftqualität zu messen und die Belüftung automatisiert zu steuern. Besonders in der Pandemie fördert ein solches Tool dadurch die Gesundheit der Mitarbeiter im Büro.

Die Königsdisziplin für nachhaltige Unternehmen ist es, ihren eigenen Strom zu produzieren, diesen smart auf die Verbraucher aufzuteilen und den Gebäudekomplex so zum sogenannten regenerativen Büro umfunktionieren. Um diesen ambitionierten Schritt umzusetzen, lässt sich etwa eine Photovoltaik-Anlage in die IoT-Lösung integrieren.

Kommunikationstools weiterhin unterrepräsentiert

Neben dem räumlichen Wohlbefinden der Belegschaft und der Nachhaltigkeit dienen IoT-Lösungen nicht zuletzt auch der Kommunikation und Zusammenarbeit in der neuen Arbeitswelt. Auch hier gilt: Die Auswahl der Tools sollte mit den Mitarbeitern abgestimmt werden. Denn wählt das Management diese im Alleingang, läuft es Gefahr, dass diese Tools nur schlecht angenommen werden. Doch selbst diesen Schritt sind viele Unternehmen noch nicht gegangen, wie die Studie „Hybrid Work 2022“ von CIO, CSCO und Computerwoche in Zusammenarbeit mit Campana & Schott, Freshworks, NFON, Spirit/21, ServiceNow und Damovo zeigt. Apps und Tools für alle Mitarbeiter bieten nur vier von zehn Firmen. Besonders der Datenzugriff von unterschiedlichen Arbeitsorten ist den Mitarbeitern wichtig. Das Feature ist derzeit aber nur in 40 % der Organisationen verfügbar. Auch Conferencing-Tools werden in Unternehmen weiterhin vernachlässigt: Erst 63 % haben solche im Einsatz. Viel Aufholbedarf besteht also in puncto Digitalisierung, besonders in kleineren und mittelständischen Unternehmen.

Einheitliche Employee Experience erleichtert New Work

Voraussetzung für die Anschaffung von intelligenten Lösungen am Arbeitsplatz ist, dass die Organisation zumindest rudimentär digital aufgestellt ist und bereit ist, sich laufend weiterzuentwickeln. Wurden bereits entsprechende Tools eingeführt, sind diese außerdem ganzheitlich zu betrachten. Besorgen Verantwortliche nur für einzelne Arbeitsbereiche oder Herausforderungen Tools, kommt es in der Praxis oft ungewünscht zu unterschiedlichen Geschwindigkeiten. Die Denkweise bei Hybrid-Work-Prozessen muss sich grundlegend ändern. Denn Aspekte, die in der Präsenz-Kultur nur wenig relevant waren, sind bei Hybrid Work eventuell umso wichtiger. Es gilt gezielt eine einheitliche Employee Experience einzuführen und Tools den Bedürfnissen aller Mitarbeitern unterzuordnen.

Arbeitswelt der Zukunft

Die Zufriedenheit der Belegschaft und die Arbeitgeberattraktivität hängen also einerseits maßgeblich vom Mitarbeitererlebnis und andererseits vom Nachhaltigkeitsbestreben des Unternehmens ab. Mitarbeiter müssen bei der Auswahl des flexiblen Arbeitsmodells sowie der Tools einbezogen werden. Denn diese sorgen dafür, dass Kommunikation und Zusammenarbeit auch in hybriden Modellen reibungslos laufen. Von IoT-Lösungen mit Sensortechnik profitieren Unternehmen hierbei kurzfristig beim Energiesparen sowie längerfristig bei ihren Nachhaltigkeitsbestrebungen.