„FM must be“

Zahlreiche regulatorische und energie­politische Maßnahmen haben in den zurückliegenden Jahren die Ausgangssituation auf dem Markt der Energieversorgungsunternehmen verändert und für eine verschärfte Konkurrenzsituation gesorgt. Um sich auf einem solchen, stärker umkämpften Markt besser behaupten zu können, waren viele Energieversorger darum bemüht, sich zunehmend strategischem Management und der Optimierung von Geschäftsprozessen zu widmen. In der Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen wurden dabei wesentliche Einsparpotentiale erkannt.

Vom Benchmark bis zur Entscheidungsfindung

Auch die Niederrheinwerke Viersen identifizierten das Facility Management als einen Bereich, in dem positive Entwicklungschancen und Verbesserungsmöglichkeiten für das Unternehmen ­bestehen. „Über die Jahre hinweg waren in unserem Hause viele verschiedene Mitarbeiter mit der Instandhaltung von Gebäuden beschäftigt. Zudem galt es, strukturelle Differenzen bei der Bearbeitung und beim Benchmark der Daten zu beobachten. Der naheliegende Gedanke war also, diese Arbeit in einem neuen Tätigkeitsbereich zusammenzufassen“, beschreibt Michael Kamps die Ausgangs­situation. Er ist Leiter der Ab­teilung ­Facility Management der Nieder­rhein­werke und war an der Entscheidungsfindung für eine geeignete CAFM-Software zur FM-Unterstützung maßgeblich beteiligt. Mehr noch, der gelernte Elektrotechniker absolvierte eine Weiterbildung zum Fachwirt für Facility Management, eignete sich entsprechendes Know-how an und verschaffte sich einen Überblick über die Marktsituation. CAFM-Unterlagen wurden gesam­­melt, Fachzeitschriften gelesen, Angebote eingeholt und von den Mitarbeitern der FM-Abteilung bis ins Detail analysiert. Neben Kamps waren in diesen Prozess, unter anderen, auch die Geschäftsführung und die EDV-Abteilung involviert.

„Die Entscheidungsfindung geschah ohne externe Fachberater. Zwar war das zeitintensiver, da vieles neben der alltäglichen Arbeit erledigt werden musste, aber für uns war es entscheidend, fachliches Wissen anzusammeln und uns selbständig eine neutrale Meinung herauszubilden“, sagt Kamps.

Sechs Anbieter kamen in die engere Auswahl. Die Wahl der Niederrheinwerke fiel letztendlich auf den Bensheimer CAFM-Lösungsanbieter speedikon Facility Management AG. „Wir haben besonderen Wert auf ein offenes System gelegt, das sich zudem unbedingt in unserem Haus befinden sollte. Von vielen Seiten kamen Empfehlungen für das System „speedikon FM“. Den Ausschlag gaben aber insbesondere unsere Referenzbesuche bei der Metro Group und beim Flughafen Düsseldorf. Denn als wir gesehen haben, dass das System problemlos in der Lage ist, einen umfangreichen Flughafenbetrieb im immobilienwirtschaftlichen Sinne in den Griff zu bekommen, war uns klar, dass es auch bei uns funktionieren wird“, erklärt Kamps.

Schnelle Implementierung

Zunächst entschieden sich die Verantwortlichen der Niederrheinwerke für ein Basispaket. „Wir wollten zu keinem Zeitpunkt halbe Sachen und haben von Anfang an viel Wert darauf gelegt, dass bei wichtigen Dingen wie Software-Updates nicht experimentiert wird, sondern Aktualisierungen vom Anbieter zentral und verlässlich durchgeführt werden“, betont Michael Kamps. Nach der Entscheidungsfindung lief alles sehr schnell. Neben der Installation der Software, begann man zeitnah mit den ersten Schulungen für das Anwenderpersonal. Insgesamt zwölf Liegenschaften, 774 Gebäude, ­davon zahlreiche weniger genutzte Stromversorgungs- und Gasreglerstationen, sowie 456 Grundstücke galt es einzupflegen. Im System entstanden 71 Ebenen, 497 Räume und 459 Flächen auf über 14.000 m². Die Zufriedenheit mit der Bedienerfreundlichkeit und dem Nutzen führte rasch zu Interesse an weiteren Angeboten, unter anderem in den Bereichen Grafikimport, Schließmanagement, Helpdesk und Raumreservierung.

Da die Niederrheinwerke parallel einen Auftrag zur Sanierung eines Schwimmbads erhielten und in diesem Zusammenhang eine Projektkostenkontrolle interessant wurde, entwickelten sich auch die Themen Reinigungsmanagement und vor allem Budgetverwaltung schnell zu interessanten Feldern der Zusammenarbeit.

„Das System ist sehr flexibel. Da zu unserem Konzern mehrere Tochterfirmen gehören, verwenden wir als Basiseinheit nicht Liegenschaften, sondern lieber die Kategorie „Firmen“. Diesem Wunsch wurde problemlos entsprochen“, erklärt Kamps. Momentan arbeiten fünf Angestellte der Niederrheinwerke mit dem System. 20 weitere Mitarbeiter nutzen das Serviceportal. Hierfür hat man nur interne Schulungen durchgeführt. „Es hat sich bewährt“, meint Michael Kamps, „Schulungen durch den Anbieter nur gezielt durchzuführen, wenn man der Meinung ist, dass in einem bestimmten Bereich oder bei einem Einzelmodul Nachholbedarf besteht“. Diese Auffassung zeigt die pragmatische und sehr zielorientierte Herangehensweise bei den niederrheinwerken. Es wird eine klare Trennlinie gezogen zwischen „must be“ und „nice to have“. „Wir wissen zwar, dass der Anbieter ein Customizing bietet, aber wir versuchen uns ein Stück weit auch selbst den Vorgaben der Software anzupassen“, so der FM-Abteilungsleiter.

Vom TGA- bis zum Flächen­management

Besonders intensiv arbeitet man in Viersen mit dem TGA-Manager und der Auftragsverwaltung. „Der TGA- Manager ermöglicht uns einen Überblick über alle gebäudetechnischen Anlagen. Wir können sehr leicht Kosten ermitteln, Firmen, Fristen und Termine verwalten sowie Rechnungen erstellen. Im Grunde können keine Fehler mehr passieren. Das ist eben das Gute an einem solchen FM-System. Sie müssen zwar einmal ­Arbeit reinstecken und die Daten sauber einpflegen. Danach machen sich aber klare monetäre Vorteile bemerkbar“, ­versichert Michael Kamps. Mittlerweile wurden bei den Niederrheinwerken über 1500 zyklische Wartungs- und Inspektionsmaßnahmen erfolgreich abgeschlossen.

Als weiteres Beispiel nennt er das Flächenmanagement-Modul, das eine Digitalisierung der Flächendaten bei den Niederrheinwerken erforderlich machte. Darüber ist man heute sehr glücklich, da beispielsweise eine Anfrage für ein Benchmark inklusive benötigter Flächen­daten und Berechnungen sehr schnell und unkompliziert beantwortet werden kann. Zeitaufwendige Kontrollgänge mit Meterstab und Bleistift hinterm Ohr gehören der Vergangenheit an. Arbeitszeit und Aufwand werden signifikant minimiert, Fehlerquotenrisiken verschwinden, Geld wird gespart. 

Ein modernes Dienstleistungsunternehmen wie die Niederrheinwerke mit seinen fast 400 Mitarbeitern verändert sich natürlich permanent. Aus diesem Grund fand das Umzugsmanagement großen Zuspruch. „Problemlos kann man mit diesem Modul einen Umzug simulieren, Zeit sparen und somit vieles sehr gut vorbereiten“, erklärt Michael Kamps. Auch das Schließmanagement trug dazu bei, unübersichtliche Situationen zu beseitigen und einheitliche Strukturen zu implementieren. „Heute geht kein Schlüssel mehr raus, ohne dass man den Vorgang ins System eingibt“, so Kamps.

Die CAFM-Software bietet umfangreiche Voraussetzungen für eine Integration in bestehende IT-Landschaften und stellt Schnittstellen zu Applikationen wie CAD-Systemen, Gebäudeleittechnik, GIS, Microsoft Office und insbesondere ERP-Lösungen standardisiert zur Verfügung.

Fazit

Bei den Niederrheinwerken steht derzeit die Einführung eines Service Portals mit zwei getrennten Benutzergruppen (EDV und FM) mit den entsprechenden Helpdesk-Funktionalitäten im Vordergrund. Ziel eines Einsatzes von Portallösungen ist die Verbesserung der betriebsinternen Kommunikation sowie die Vereinfachung von Prozessen, wie etwa die Bearbeitung von Meldungen jeglicher Art (Störmeldungen, Aufträge, Anfragen…). Der Anwender, prinzipiell jeder Mitarbeiter im Unternehmen, kann eine Meldung aufgeben und dafür den Bearbeitungsstatus abfragen. Es wird festgelegt, wer die Meldung bearbeiten soll. Sobald z.B. eine Störung behoben ist, wird sie dokumentiert und abgeschlossen. Auf diese Weise kann man einerseits analysieren, welche Anlagen im Unternehmen besonders anfällig für Störungen sind und somit zusätzliche Kosten produzieren, andererseits können Aussagen über die Qualität und Arbeitsweise von Dienstleistern getroffen werden, die für die Beseitigung der Störungen zuständig sind. Michael Kamps zeigt sich zufrieden: „Das Service Portal funktioniert hervorragend. Binnen vier Wochen haben wir bereits 226 erledigte Meldungen verzeichnet. Das System läuft sehr stabil und mit hoher Performance.“ Die gut vorbereitete und lange Entscheidungsfindung hat sich bezahlt gemacht.

Die niederrheinwerke haben so ein Immobilienmanagement-System im­plementiert, das ihnen die erwünschte Sicherheit garantiert, Arbeitsprozesse optimieren zu können, Kosten zu ­senken und damit wettbewerbs- und konkurrenzfähig zu bleiben.