Die Rolle der Technologie im End-to-End Facility Management
In einer Zeit steigender Kosten, immer komplexerer Portfolios und wachsender Bedeutung von Markenimage, Facility- und Asset-Management vollziehen sich tiefgreifende Veränderungen. Traditionell haben Führungskräfte Ausgaben für derartige Aktivitäten nicht wie Investitionen, sondern wie verlorene Kosten behandelt. Zukunftsorientierte Unternehmen nutzen nun auch zunehmend Anlagen- und Asset-Lifecycle-Management als Möglichkeit, den Wert zu steigern.
Traditionell gibt es einen Siloeffekt im Facility- und Asset-Management, mit einer deutlichen Trennung zwischen der Planungs- und Bauphase sowie der Managementphase nach der Übergabe eines Assets. Diese Lücke führt zu einem großen Teil dazu, dass der Projektdatenfluss (und die gesamte darin enthaltene Asset Intelligence) am Ende der Bauphase zu stoppen scheint – und nicht erst beim Übergang zum Facility- und Asset-Management-Team.
Bei der Übergabe eines Assets sollte auch eine digitale Aufzeichnung der zu diesem Zeitpunkt durchgeführten Asset-Lifecycle-Aktivitäten übergeben werden, die einen „digitalen Zwilling“ des Projekts darstellt, um den laufenden Betrieb dieses Assets zu unterstützen. Ein solcher Ansatz gibt dem FM-Team beispielsweise einen Einblick in das Projekt – die beteiligten Vermögenswerte, Gründe für Entscheidungen über verschiedene Aspekte des Baus – und bietet fast eine virtuelle Erzählung oder ein Handbuch des gesamten Projekts.
Es ist, als ob Unternehmen, sobald die Bauphase abgeschlossen ist, den Wert einer effizienten und effektiven weiteren Verwaltung der Anlage aus den Augen verlieren. Aber die Auswirkungen können nicht nur auf die Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Langlebigkeit eines Gebäudes, einer Straße, einer Anlage (oder eines beliebigen Vermögenswertes) tiefgreifend sein, sondern auch auf das Markenimage der Organisation, die für den Bau verantwortlich ist.
Die gesamte Branche muss über den physischen Abschluss eines Projekts hinausschauen und darüber nachdenken, wie die bis dahin gesammelten Daten und Informationen über die Bauphase als ein Kapitel in der digitalen (Lebens-)Geschichte des Objekts angesehen werden können.
Warum gibt es eine Trennung?
Häufig wird die Datentrennung durch die Fragmentierung eines Projekts verursacht. Je nach Größe und Umfang können viele Teams aus verschiedenen Organisationen und Standorten involviert sein. Jeder kann eine bestimmte technische Lösung verwenden. Mit dem Aufkommen des Building Information Modeling (BIM) und der zunehmenden Einführung gemeinsamer Datenumgebungen (CDE) werden die in der Bauphase eines Projekts involvierten Teams jedoch immer enger miteinander verbunden.
In vielen Projekten kommt eine einzige Cloud-basierte Plattform zum Einsatz, auf der Informationen von und über mehrere Teams hinweg zusammengetragen, iteriert, ausgetauscht und angezeigt werden. Dies führt zwar sicherlich zu erheblichen operativen Verbesserungen des Projekts, aber der Datenaustausch (und Nutzen) beschränkt sich oft auf die Bauphase oder die Zeit zwischen der Planungs- und Bauphase eines Projekts. Wird das Projekt an das FM-Team übergeben, werden oft neue Systeme genutzt, neue Prozesse befolgt und die digitale Geschichte unterbrochen.
Um einen langfristigen, strategischen Ansatz für Vermögenswerte zu verfolgen, können sich Unternehmen nicht mehr auf ein komplexes Durcheinander von unterschiedlichen Tools, Prozessen und Daten verlassen. Um einen langfristigen Mehrwert zu erzielen, benötigen Unternehmen integrierte Lösungen, die es ihnen ermöglichen, in jeder Phase und mit allen Teams eines Projekts zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen. Nur so gewinnen sie Transparenz und Datenkontinuität über den gesamten Asset-Lebenszyklus, von der Planung und Errichtung über das Facility Management bis hin zu Betrieb und Wartung.
Ein solcher Ansatz ermöglicht es Unternehmen, über die Optimierung einzelner Baustellen oder Phasen der Anlagen und des Asset-Lebenszyklus hinauszugehen. Stattdessen werden optimale Entscheidungsfindungen ermöglicht und gleichzeitig Finanzdisziplin, operative Exzellenz und Risikomanagement über das gesamte Portfolio hinweg in Einklang gebracht.
Wie soll es funktionieren?
Eine Softwarelösung für das Facility- und Asset-Lifecycle-Management sollte so konzipiert sein, dass sie die spezifischen Geschäftsanforderungen eines jeden Unternehmens erfüllt und flexibel genug ist, um die spezifischen Anforderungen einer vertikalen Branche wie Einzelhandel, Gesundheitswesen oder anderen zu erfüllen.
Lifecycle-Lösung sollten sein:
Leistungsstarke, hochgradig konfigurierbare Hierarchien. Die Fähigkeit Einrichtungen, Immobilien und Projekte nach spezifischen Geschäftsanforderungen zu organisieren, unter Verwendung hochgradig konfigurierbarer Hierarchien, die auf jahrzehntelanger Erfahrung mit Best Practices basieren.
Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die Fähigkeit Geschäftsprozesse, Formulare und Workflows zu definieren und/oder zu modifizieren, um spezifische Geschäftsregeln und -logiken zu erfüllen, unter Verwendung modernster, konfigurierbarer Automatisierungstechnologie.
Werkzeuge zur Verwaltung von Ausgaben und Einnahmen mit einer hochflexiblen, individuell definierbaren Kostenrechnung. Und Integrationsunterstützung mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), die es ermöglichen, entweder Hauptbuchkonten oder separate Konten speziell für Immobilienprozesse zu verwenden.
Einfach ausgedrückt bedeutet eine Lifecycle-Lösung einen kontinuierlichen und reibungslosen Übergang von den Investitionsprojekten in die Betriebswelt der Anlage.
Zu bewältigende
Herausforderungen
Die Erstellung von Anlagenregistern und überschaubaren Bereiche für den Betrieb kann eine überwältigende oder belastende Aufgabe sein, da das Anlagenteam kein Verständnis für die Ergebnisse der Investitionsbauarbeiten hat. Manchmal ist der Detaillierungsgrad nicht ausreichend, um es den Werksteams zu ermöglichen, ihre Arbeit zu beginnen. Fehlende Handbücher, Garantieinformationen und Wartungspläne des Herstellers sind nur einige Beispiele dafür, was Betriebsteams suchen.
BIM spielt dabei eine wichtige Rolle, um den digitalen Übergang von den Elementen des Kapitalmodells mit COBie „Construction Operations Building Information Exchange“ zu erleichtern. COBie ist ein internationaler Standard für verwaltete Anlageninformationen einschließlich Raum und Ausrüstung.
Diese Norm hilft bei der Erfassung und Aufzeichnung wichtiger Projektdaten am Entstehungsort, einschließlich Gerätelisten, Produktdatenblättern, Garantien, Ersatzteillisten und Wartungsplänen. Diese Informationen sind für die Unterstützung von Betrieb, Wartung und Anlagenverwaltung nach der Inbetriebnahme der gebauten Anlage unerlässlich.
Die Rolle der Technologie
in der Zukunft
Mit der Weiterentwicklung der Bautechnologie geht eine viel größere Flexibilität und Konfigurierbarkeit innerhalb von Facility- und Asset-Lifecycle-Management-Lösungen einher, die es ermöglichen, alle Daten und Prozesse auf eine einzige Plattform zu bringen – und dennoch die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens zu erfüllen. Moderne Lösungen überwinden heute ein Durcheinander von unterschiedlichen Tools und Prozessen, um Transparenz und Datenkontinuität über den gesamten Anlagen- und Asset-Lebenszyklus zu erreichen.
Im Ergebnis sind Unternehmen zunehmend in der Lage, die oft konkurrierenden Anforderungen zu erfüllen, mit denen viele Entscheider des unternehmerischen Immobilien- und Facility-Managements täglich konfrontiert sind: „Wie kann ich Finanzdisziplin, operative Exzellenz und Risikomanagement in Einklang bringen, nicht nur für ein Gebäude oder eine Anlage, sondern für mein gesamtes Portfolio?“ Dies ist ein Raum, der weiter iterieren und wachsen wird, um hoffentlich die Lücke zu schließen, die derzeit zwischen der Bau- und der FM-Phase des Lebenszyklus einer Anlage besteht.
