Die Behaglichkeitskriterien im Blick
Mit dem Auslagern des technischen Gebäudemanagements an einen erfahrenen externen Dienstleister können Hotels auch die Betreiberverantwortung übergeben. Die Vorteile: Kosteneinsparungen bei hoher Qualitätssicherung und reduzierten Risiken
Die Betreuung der technischen Infrastruktur ist für Hotels ein zweischneidiges Schwert. Nach der Richtlinie GEFMA 190 sind sie im Facility Management in der gesetzlichen Betreiberverantwortung und bei Schäden entsprechend haftbar. Gleichzeitig sind die Ansprüche an das technische Gebäudemanagement eines Hotels inzwischen häufig so komplex, dass die eigenen Mitarbeiter damit überfordert sind. Aus diesem Grund gewinnt ein Modell zunehmend an Bedeutung in der Branche: Hotels übergeben die technischen Dienstleistungen an einen erfahrenen externen Partner. Dadurch sind sie aus der Haftung entlassen und profitieren gleichzeitig von der FM-Expertise des Dienstleisters. Ist zudem ein optimiertes Energiemanagement Teil des Vertrags, lassen sich zusätzliche Kostenvorteile erzielen.
Das Facility Management gehört nicht zum Kerngeschäft eines Hotels. Es erfordert jedoch umfassendes technisches Know-how. Um diese Anforderungen intern abdecken zu können, müssten Hotels teure Fachkräfte wie beispielsweise Ingenieure, Meister oder Techniker einstellen – eine Investition, die jedoch meist dem Kostendruck zum Opfer fällt. Vielmehr übernehmen häufig Hotelmitarbeiter aus anderen Servicebereichen diese Aufgaben, was oft zu Lasten der Effizienz geht.
Eine Möglichkeit, diese unwirtschaftlichen Strukturen abzuschaffen, ist das Auslagern des technischen Betriebs an einen externen Dienstleister. Dieser übernimmt nicht nur die Verantwortung dieses Bereichs, sondern kann gleichzeitig auf Basis seiner Erfahrung vorhandene Strukturen und Prozesse optimieren. Wichtig dabei: Ein erfahrener Partner kennt die erforderlichen Behaglichkeitskriterien und kann die nötigen Änderungen vornehmen, ohne das Kerngeschäft des Hotels und damit den Gästekomfort zu beeinträchtigen. Neben dieser Qualitätssicherung hat der Dienstleister auch die Kosteneffizienz im Blick. So berücksichtigt eine optimale Planung der Betriebskosten die Spezifika des Hotels, beispielsweise Standortkosten oder Saisonschwankungen, ebenso wie nötige Instandhaltungszyklen der technischen Anlagen und des Gebäudes. Ist das Leistungsportfolio des Dienstleister entsprechend umfangreich, können Hoteleigner darüber hinaus auch infrastrukturelle Aufgaben wie Hausmeister-, Garten- oder Winterdienste an ihn übertragen. Diese Tätigkeiten lassen sich beispielsweise bei einer Hotelkette so bündeln, dass die Auslastung immer optimal ist. Das schafft Synergieeffekte, die sich wiederum positiv auf die dafür anfallenden Kosten auswirken.
Beispielhafte infrastrukturelle Leistungen
Ein Beispiel für ein erfolgreiches Outsourcing ist das Louis C. Jacob in Hamburg. Das Hotel an der Elbe schloss mit Cofely Deutschland einen Facility Services-Vertrag über drei Jahre. Dieser umfasst den Betrieb aller technischen Anlagen und die Instandhaltung des Luxus-Hotels mit seinen 85 Zimmern und Suiten. Neben dem technischen Facility Management übernimmt Cofely zudem die Koordination von infrastrukturellen Leistungen wie Gartenpflege, Malerarbeiten und Winterdienste. Da das Fünf-Sterne-Haus höchste Ansprüche an die Servicequalität stellt, ging dem Vertragsabschluss eine sechsmonatige Start up- und Testphase voraus. In dieser Zeit definierte und erfasste das Cofely-Team sämtliche Prozesse für den technischen Betrieb des Hotels. So konnte die GDF Suez-Tochter die neuen Aufgaben reibungslos übernehmen.
Contracting gegen die Kostenspirale
Eine weitere Herausforderung, der sich Hotels jeder Größe gegenüber sehen, sind die steigenden Energiepreise. So entfallen nahezu 50 % der Gesamtkosten auf den Energieverbrauch. Hinzu kommt, dass seit dem 1.Januar 2011 die Ökosteuerrückerstattung für nicht produzierende Gewerbe entfällt. Damit wird jede Kilowattstunde verbrauchten Stroms im Hotel teurer. Und auch der Lebenszyklus einer Immobilie kann den Hoteletat empfindlich belasten. Um den Wert des Objekts langfristig zu erhalten, sind Erneuerungen in bestimmten Zeitabständen nötig. Hierfür müssen Hotels in der Regel zusätzliche Rücklagen bilden, was angesichts steigender Energiepreise und erhöhten Kostendrucks jedoch nicht immer in vollem Umfang möglich ist.
Ein Weg, dieser Kostenspirale zu entkommen, ist das Contracting. Basis eines Contractings ist eine langfristige Partnerschaft mit einem externen Dienstleister. Als Contractor entwickelt dieser in enger Zusammenarbeit mit dem Hotel individuelle Lösungen für moderne und energieeffiziente Versorgungsanlagen und setzt diese anschließend um. Dabei trägt der Dienstleister die gesamte Investitionssumme, die der Hoteleigner nach und nach über die Energieverbrauchskosten zurückzahlt. Durch dieses besondere Vertragsprinzip profitiert der Eigentümer von Energieeinsparungen, Kostenentlastungen, moderner ressourcenschonender Technologie, vertraglich zugesicherten Servicelevels und dem Know-how des externen Partners. Dieser optimiert die Anlagen kontinuierlich und berücksichtigt dabei auch staatliche Fördermittel. Anfallende Ausgaben für Reparaturen oder Instandsetzungen übernimmt der Contractor vollständig, während das Hotel weiterhin nur die vertraglich vereinbarten Verbrauchskosten zahlt. Für den Eigner bedeutet die ausgelagerte Verantwortung hohe Planungssicherheit und Risikominimierung bei langfristig niedrigen Energiekosten. Gleichzeitig sorgt die Modernisierung im Rahmen des Contractings für einen langfristigen Werterhalt der Immobilie ohne eigene Vorinvestitionen.
Energiesparen im Luxus-Ressort
Das Prinzip des Contractings ist auch in der Praxis bereits bewährt: Im Grand Spa Resort A-Rosa auf Sylt betreibt Cofely Deutschland im Rahmen eines Energieliefer-Contractings über eine Laufzeit von 20 Jahren alle Anlagen für die Strom-, Wärme-, Kälte- und Seewasserversorgung auf Basis fest definierter Service Levels und trägt die notwendigen Investitionen in Höhe von etwa 2 Mio. € für die Erzeugeranlagen. Der Betrag refinanziert sich über die Abnahme der Nutzenergien über den Vertragszeitraum durch das Hotel. Zudem optimiert Cofely die Energieeffizienz der Anlagen fortlaufend und verbessert damit auch deren Nachhaltigkeit stetig.
Synergieeffekte ohne Risiko
Der hohe Anspruch von Hotels an das Facility und Energie-Management setzt eine umfassende Expertise des Dienstleisters voraus. Verfügt dieser über Fachwissen zu verschiedenen Contracting-Modellen, Facility Services, Energiemanagement sowie Anlageninstallation und -betrieb, kann er Hotels eine attraktive Querschnittskompetenz bieten. Dank dieses Know-hows hat der Vertragspartner das technische Gesamtkonzept im Blick und kann energetische sowie bauliche Aspekte miteinander verknüpfen. So beispielsweise bei der Energieeinsparung: Hier kann der Dienstleister ein individuelles Konzept entwickeln, das die Energieerzeugung, den optimalen Betrieb der Anlagen und beispielsweise die nötige energetische Sanierung der thermischen Hülle der Bausubstanz berücksichtigt. Dadurch lassen sich Synergieeffekte über die verschiedenen Gewerke hinweg schaffen und Kosten sowohl beim Energieverbrauch als auch bei der Instandhaltung des Gebäudes sowie der Technik einsparen.
Noch stehen einige Verantwortliche in der Hotelbranche dem Auslagern technischer Prozesse mit Skepsis gegenüber. Erfolgreiche Projekte überzeugen jedoch immer mehr, und so zeichnet sich allmählich ein Trend in Richtung Outsourcing ab. Denn Hotels profitieren nachweisbar von der Entlastung des eigenen Personals, den Energieeinsparungen, den planbaren und transparenten Kosten sowie von den reduzierten Betreiberrisiken. Vertraglich festgelegte Dienstgütevereinbarungen sorgen dabei für eine konstant hohe Servicequalität. Damit kann die Übertragung des technischen Gebäudemanagements an einen erfahrenen Dienstleister zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil auf dem hart umkämpften Hotelmarkt werden.
