Das Büro der Zukunft: Kleiner und Kooperativer
Bislang scheint die rasche Umstellung auf Heimarbeit erfolgreich gewesen zu sein. Derzeit gibt es sogar mehr Diskussionen denn je darüber, ob es besser wäre, Büros zu schließen und dauerhaft von zu Hause aus zu arbeiten. Neue Untersuchungen deuten jedoch darauf hin, dass der Wert des Büros erhalten bleibt - sowohl für Mitarbeiter als auch für Manager. Grundvoraussetzung dafür ist aber eine Weiterentwicklung dessen, was wir heute kennen.
Das Büro ist, wie sich jetzt immer deutlicher herauskristallisiert, nicht nur ein Ort der konzentrierten Arbeit, sondern auch ein Ort der Zusammenarbeit, der Kreativität und der zwanglosen Gespräche. Persönliche Treffen und ungeplante Begegnungen schaffen Gelegenheiten für Innovation, Wissensaustausch und informelles Mentoring. Ein Mangel daran ist nicht nur negativ für die Arbeitnehmer, sondern kann auch schwerwiegende Folgen für die Unternehmen haben. Und obwohl viele berichten, dass sie sich produktiver fühlen, wenn sie von zu Hause arbeiten, eine bessere Work-Life-Balance haben und das Pendeln sicher nicht vermissen, ist die Attraktivität von Home-Office nicht selten zu kurz gedacht. Die oftmals berichteten Produktivitätssteigerungen sind in erster Linie auf längere Arbeitszeiten zurückzuführen, was das Risiko von Burnouts erhöht. Zudem erodieren Kultur, Vertrauen und Beziehungen im Laufe der Zeit, wenn der persönliche Kontakt ausbleibt.
Koen Matthijs, Chief Division Officer, Operate & Manage Division
Foto: Nemetschek Group
Noch greifbarer ist die Tatsache, dass ein physisches Büro die direkte Kontrolle über die Vermögenswerte eines Unternehmens ermöglicht - sowohl in Bezug auf die Gewährleistung der Qualität, der Infrastruktur und der Ausrüstung, die für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs nötig sind, als auch in Bezug auf die Sicherheit. Back-Office-Programme wie z.B. integrierte Arbeitsplatzverwaltungssysteme (IWMS) können die Nachverfolgung und Verwaltung von Vermögenswerten erleichtern, jedoch müssen die Arbeitgeber ihre Richtlinien überprüfen. Darüber hinaus kann die IT-Sicherheit in einer entfernten Arbeitsumgebung äußerst schwierig zu verwalten sein, wenn Mitarbeiter z.B. vertrauliche Daten auf USB-Laufwerke kopieren, um zuhause damit zu arbeiten.
Ein hybrider Ansatz, der es den Arbeitnehmern erlaubt, einige Zeit neudeutsch „remote“ zu arbeiten, und das Büro gleichzeitig so weiterentwickelt, dass es noch mehr auf soziale Aspekte einzahlt, würde für viele das Beste aus beiden Welten darstellen. Meiner Ansicht nach sind jedoch zwei Aspekte wesentlich, wenn es darum geht, die Funktion und das Layout des Büros neu zu überdenken:
Erstens: kleiner ist schön. Wir können davon ausgehen, dass die physische Grundfläche von Büros verkleinert werden wird, um eine geringere vor-Ort Belegschaft im Büro widerzuspiegeln. Dies stellt jedoch eine logistische Herausforderung dar: auf Spitzenbelastungen zu sein und gleichzeitig Platzverschwendung vermeiden. IoT-fähige Büros, die Sensordaten zur Verfolgung der Raumnutzung in Echtzeit verwenden, können umfangreiche, anonyme Daten darüber sammeln, wie viele Personen welche Art von Räumen über längere Zeiträume nutzen. Agile Konzepte mit flexiblen oder gemeinsam genutzten Sitzplätzen sparen Platz, benötigen aber Daten, um reibungslos zu funktionieren, wie z.B. die Echtzeit-Raumüberwachung. Diese Tools ermöglichen es den Mitarbeitern, Reservierungen vorzunehmen, Dienstleistungen zu buchen und die Benutzererfahrung auf vielfältige Weise zu verbessern. Eine solche Reduzierung des Platzbedarfs kann zu erheblichen Kosten- und sogar Energieeinsparungen führen.
Zweitens müssen Arbeitgeber über die simple Verkleinerung der Räumlichkeiten hinaus überlegen, welche Arten von Aktivitäten in dem neuen Büro stattfinden werden. In einem möglichen hybriden Modell könnten Home-Offices zu Zentren für fokussierte, konzentrierte Arbeit werden. Das Firmenbüro wird dann zu einem Zentrum der Zusammenarbeit, wobei einzelne Arbeitsbereiche durch eine Vielzahl von Gemeinschaftsräumen wie Besprechungsräume, Kaukasusräume und Lounges ersetzt werden. Die meisten Büros werden auch weiterhin Räume für konzentriertes Arbeiten bieten müssen, da viele Menschen, insbesondere die jüngeren Generationen, keine geräumigen Wohnungen mit einem separaten Arbeitszimmer oder -platz haben. Auch diese Neugestaltung wird am effektivsten sein, wenn sie datengesteuert erfolgt. Versteht man, wie oft die Mitarbeiter verschiedene Räume nutzen und mit welcher Kapazität sie belegt sind, können Büros besser gestaltet werden.
Kleinere Büros, mehr Zusammenarbeit und agile Arbeitskonzepte - auch wenn die Umsetzung angesichts der Social Distancing-Richtlinien noch warten muss, sollten die ersten Überlegungen auf jeden Fall beginnen. Um den Arbeitsplatz der Zukunft zu antizipieren und zu planen, müssen Unternehmen Technologien zur Überwachung und Verwaltung der Raumnutzung einführen. Wenn diese Daten in Building Information Modeling (BIM)-Systemen gespeichert werden, können sie über den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes - von der Planung bis zum Management - von Architekten, Ingenieure und Büromanager genutzt werden.
