„Mit dem Zweiten sieht man besser…“
Rund 3500 feste Mitarbeiter sind an den Standorten Sendezentrum Mainz, Hauptstadtstudio Berlin sowie in 16 Inland- und 18 Auslandstudios tätig. Dabei beschäftigte sich das ZDF früh mit den Möglichkeiten neuer Technologien, um Prozesse in der Gebäudebewirtschaftung zu optimieren. Im Zuge von Organisationsänderungen erkannte Dirk Wriedt, Objektmanager, die Notwendigkeit einer ganzheitlichen CAFM-Lösung, in der alle FM-Abläufe der ca. 300.000 m² großen Infrastruktur dokumentiert und bearbeitet würden.
Grundlagen der Systemauswahl
Aus dem umfangreichen Auswahlprozess ging die speedikon FM AG als überzeugender Systempartner hervor. „speedikon hat unsere Anforderungen vollumfänglich erfüllt und auch das gute Preis-Leistungs-Verhältnis hat uns überzeugt“, erinnert sich Dirk Wriedt und führt weiter aus: „Der modulare Aufbau der Software hat uns besonders imponiert, da wir diejenigen Module buchen konnten, die auch wirklich unseren Bedürfnissen und Personalkapazitäten entsprachen.“ Das ZDF arbeitete seit vielen Jahren mit der Vorgängerversion von speedikon und ist im Jahr 2020 auf die ‘C-Plattform’ umgestiegen.
Systemimplementierung
Nach der Aufbereitung der in Excel-Tabellen geführten Informationen wurden zunächst die Daten aller Mainzer Flächen und Gebäude wie z.B. des Sendezentrums in das speedikon-System überführt. Darauf folgte der Import der Inland- und Auslandstudios. Bei den zu importierenden Daten handelte es sich u.a. um Flächendaten, Bodenbelagsarten aber auch um die DIN-Zuordnung. Auch CAD-Daten wurden teilweise in speedikon übertragen. „Früher mussten wir uns aus der CAD-Welt einen Plan in TIFF-Format herunterladen. Der Mehrwert war beschränkt, da wir Zeichnungen mühsam händisch einfügen mussten. Mit speedikon können wir nun problemlos zum Beispiel die Bürobelegungsplanung durchführen und diese allen Nutzern per Knopfdruck zur Verfügung stellen“, erklärt Dirk Wriedt.
Einfache Raumverwaltung
Ein weiterer Vorteil der Systemeinführung ist die einfache, visuelle Mieter-Verwaltung. Für seine zahlreichen Service-Center hat das ZDF ein Vermieter-Mieter-Modell in speedikon aufgebaut. So können die an interne Abteilungen vermieteten Räume und Flächen verursachergerecht abgerechnet werden. Dies führte bei den Abteilungen zu einer bewussteren Nutzung der Büroflächen, um die bereichsinternen Mietkosten zu senken. „Dadurch verwalten und kontrollieren wir nun die vorhandenen Flächen effizienter, was uns viel Zeit spart. Wie in einem normalen Mieterverhältnis ist nun die Steuerung und Kontrolle der Flächen transparent und schnell möglich, wobei wir ihre Nutzung monatlich verrechnen“, bemerkt Dirk Wriedt. Hierzu werden auf das ZDF zugeschnittene Informationen dokumentiert wie der Mietstatus, fernsehtechnische Daten, die Nettofläche, die Kostenstellenbelegung, die Raumreinigung und weitere. „Unsere IT hat für ihre fernsehtechnische Planung, zum Beispiel Schnitträume und Studios, interne Bezeichnungen, die wir im Gebäudemanagement nicht gebrauchen. Hier kam uns die Anpassungsfähigkeit von speedikon sehr entgegen, da wir die Informationen, die für unsere IT wichtig sind, ebenfalls ohne Weiteres abbilden konnten“, erklärt Dirk Wriedt.
Diese Daten lassen sich in übersichtlichen Reports per Knopfdruck grafisch darstellen; zum Beispiel kann durch speedikon sofort nachvollzogen werden, welche Klimaanlage welchen Raum versorgt. „Bei der Größe und Komplexität des Sendebetriebsgebäudes ist die grafische Darstellung durchaus sehr hilfreich, um schnell an die benötigten Informationen zu kommen. Dies spart Zeit und Geld, nicht nur für uns als Gebäudemanager, sondern auch für unsere fernsehtechnischen Kollegen“, betont Wriedt.
Auch zur Buchung von Konferenzräumen verwendet das ZDF die Software aus dem südhessischen Bensheim. „Wir nutzen das System täglich und das Einloggen in das CAFM-System gehört morgens zum Anmeldeprozess dazu“, erklärt der Objektmanager.
Reports auf Knopfdruck
Als öffentliche Einrichtung muss das ZDF seine Kosten und Ausgaben begründen und in mehrseitigen Berichten auflisten. Hier unterstützen die vielfältigen Reportingfunktionen in speedikon maßgeblich, zum Beispiel bei der Erstellung eines Gutachtens der Kommission zur Ermittlung des Finanzbedarfs öffentlich-rechtlicher Anstalten (KEF) zu den Gebäudemanagementbereichen des ZDF. „Hier waren die Daten und die verschiedenen Reportingmöglichkeiten in speedikon immens wichtig für unser Kerngeschäft, um schnell die benötigten Informationen zu finden“, konstatiert Dirk Wriedt.
Verwaltung von Schlüsseln und Zeitkarten
Darüber hinaus verwendet das ZDF die Software für das Schließmanagement und verwaltet über das System insgesamt ca. 128.000 Schlüssel. „Darüber hinaus werden rund 25.000 Zylinder verwaltet, damit nachvollzogen werden kann, welche Person Zugriff auf welche Räume hat. Der Zeitraum, für den jeder den Zugriff haben soll, wird bestimmt und Erinnerungen zur Schlüsselrückgabe eingerichtet, wenn z. B. die Person das Unternehmen verlässt. Das erleichtert unsere Arbeit enorm und gewährleistet, dass wir immer wissen, wer Zugriff auf unsere Gebäude hat.“
Kompatibilität mit Drittsystemen
Da das ZDF auch Drittsysteme für verschiedene Prozesse verwendet, war die Schnittstellenfunktion in speedikon für die gewünschte Optimierung der Arbeitsabläufe besonders vorteilhaft. Über Schnittstellen werden die internen Kostenstellen an speedikon übermittelt und den gemieteten Flächen zugeordnet. Am Monatsende werden die Kostenstellen, die bei den Flächen hinterlegt sind, zur Verrechnung wieder ins SAP-System exportiert. „Mit speedikon ist die Anbindung an unser Abrechnungssystem kein Problem“, stellt Dirk Wriedt zufrieden fest.
Durch Schnittstellen zum Geräteinformationssystem werden zudem IT-seitig alle Geräte des ZDF gepflegt. „Hier ist speedikon mit der Raumstruktur federführend“, erklärt Dirk Wriedt. Bei Umbaumaßnahmen beispielsweise werden alle Änderungen im System dokumentiert und anschließend über vorhandene Schnittstellen an die jeweiligen Fremdsysteme zur weiteren Nutzung übermittelt. „Dies hat sich als sehr nutzbringend erwiesen.“
Plausibilitätschecks für Möblierungsszenarien
„Wir nutzen speedikon auch, um Plausibilitätschecks für Möblierungsszenarien in 2D durchzuführen“, führt Objektmanager Wriedt weiter aus. Dabei werden 2D-Modelle von Möbeln, wie Besprechungstische oder Stühle, die sich maßhaltig verhalten, in speedikon platziert, um die Größenverhältnisse besser nachzuvollziehen. „So wissen wir im Vorhinein, ob zum Beispiel der Raum für die geplante Bestuhlung ausreicht, und können das für unsere für die Umsetzung verantwortlichen Kollegen gut visualisieren.“
Für eine seit bereits vielen Jahren bestehende Einrichtung ist eine transparente Dokumentation von Veränderungen im Bestand im Laufe der Zeit von besonderer Bedeutung. Hier ist die Möglichkeit der Historisierung der Daten sehr hilfreich. „Wir haben die Funktion bereits nach Umbaumaßnahmen genutzt, um zu ermitteln, welche Räume welchen Personen oder Abteilungen in einem bestimmten Zeitraum zugeordnet waren“, so Wriedt.
Handling des Systems
„Vieles ist in speedikon C selbsterklärend“, beschreibt der Objektmanager das einfache Handling der Software, und ergänzt: „Die Schulungen für unsere Mitarbeiter nach der Migration auf die C-Plattform konnte ich zum Beispiel selbst übernehmen. Die Grundfunktionen lassen sich innerhalb kürzester Zeit erlernen und die Oberfläche ist insgesamt sehr intuitiv.“ Das spare auch externe Schulungskosten. „Wir bauen das bestehende System kontinuierlich weiter aus. Und ich bin sehr zufreiden, dass wir seit der Systemeinführung eine kontinuierliche Betreuung durch den selben Berater hatten“, resümiert Dirk Wriedt. So hatte der Softwareanbieter die Bedürfnisse und Anforderungen des ZDF stets im Blick und konnte passgenaue Lösungen anbieten.
Ausblick
Aktuell führt das ZDF ein Brandschutzprojekt am Sendebetriebsgebäude durch, das das Herz der Fernsehtechnik darstellt. Es beinhaltet u.a. vier Studios, sämtliche Regie- und Geräteräume sowie Studiotechnik. Der Sender kooperiert für die Umsetzung des Projekts mit externen Planern, die künftig Zugang zu den Daten in speedikon bekommen sollen, um Informationen wie den richtigen Ansprechpartner oder die im betreffenden Gebäude ansässige Abteilung zu finden. „So können sich unsere externen Dienstleister die Informationen, die sie für das Projekt benötigen, selbst nach Bedarf aus dem System holen“, erklärt Dirk Wriedt das zukünftige Vorhaben.
Auf dem ca. 500.000 m2 großen Sendezentrumsgrundstück sollen zudem demnächst ein neues Bürogebäude sowie eine Multifunktionshalle mit einem kleinen Büroneubau entstehen. „Diese Neubauten werden wir ebenfalls mit speedikon bewirtschaften.“ Darüber hinaus plant das ZDF seine Acker- und Pachtflächen mit einer Gesamtfläche von ebenfalls ca. 500.000 m2 auch mit speedikon zu verwalten. Die zuvor in Excel gepflegten Informationen wie Größe, Grundbuchzugehörigkeit oder Flurstück- und Parzellennummer werden hierfür in naher Zukunft ins System importiert und den Nutzern zur Verfügung gestellt. Somit würde die Verwaltung von insgesamt 1.000.000 m2 mit ‘speedikon C’ erfolgen.
Das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF)
ist ein von den Bundesländern gemeinsam getragenes öffentlich-rechtliches Medienunternehmen. Der Auftrag des ZDF lautet, mit einem Angebot aus Information, Bildung und Unterhaltung den Fernsehteilnehmern in Deutschland einen objektiven Überblick über das Weltgeschehen und insbesondere ein umfassendes Bild der deutschen Wirklichkeit zu vermitteln. Finanziert wird der öffentlich-rechtliche Rundfunk vorrangig durch den Rundfunkbeitrag von monatlich 18,36 Euro pro Haushalt. Das ZDF erhält davon 4,69 Euro.
