Zentrale Lösung zur Prozessunterstützung

Die Mittelbrandenburgische Sparkasse in Potsdam (MBS) ist mit mehr als 1600 Mitarbeitern die größte Sparkasse im Land Brandenburg und wichtiger Finanz­partner von mittelständischen Unternehmen der Region. Neben über 150 Geschäftsstellen und mehreren SB-Einrichtungen verfügt das Institut über neun regionale VermögensCenter, mehrere FirmenkundenCenter, drei ImmobilienCenter und eine zentrale Anlageberatung. Die Bewirtschaftung dieser Einheiten erfolgt durch spezialisierte Mit­arbeiter der Abteilung „Bau und Ver­wal­tung“. Je nach Aufgabengebiet arbeiteten diese in der Vergangenheit mit einer Vielzahl individueller Softwarelösungen.

Mit der 2009/2010 vorgenommenen Überleitung der Bankensysteme auf die Finanz Informatik aber war absehbar, dass diese bisher genutzten „Individuallösungen“ zukünftig nicht mehr unterstützt werden. Daher fiel im Rahmen dieses strategischen Weges auch die Entscheidung zur Anschaffung einer einheitlichen Software-Plattform (CAFM-System) für das Immobilienmanagement. Ziel war es, darüber die unterschiedlichen Daten­strukturen auf der Basis „Gebäude“ zu vereinheit­lichen und so immobilienbezogene Informationen ­innerhalb der Abteilung „Bau und Verwaltung“ sowie bereichsübergreifend zentral zur Verfügung zu stellen. Fragen beispielsweise zur Historie eines Mietvertrages, Daten für die Auswahl neuer Strom­anbieter oder aber auch die aktuel­le Nutzung von Gebäudeflächen sollten sofort beantwortet werden können. Weiterhin wollte man auch dem Management über aussagekräftige Auswertungen und Berichte zukünftig schnell und unkompliziert Entscheidungsvorlagen für immobilienbezogene Großinvestitionen etc. bereit­stellen.

Zudem sollten die Arbeitsprozesse insgesamt, wie beispielsweise das Störungsmanagement, durch­gängig unterstützt werden, um eine höhere Effizienz in den Abläufen zu erreichen. Um dazu auch bereits vorhandene Informationen aus Sparkassen-Systemen in der CAFM-
Lösung nutzbar zu machen, war eine wesent­liche Anforderung der MBS, dass die anzuschaffende Software über entsprechen­de Kopplungen zu Systemen der Finanz Informatik verfügt.

Nach einer Vorauswahl verschiedener Anbieter wurden in einem zweiten Schritt die spar­kassenindividuellen Anforderungen weiter geschärft. Dazu definierte man sechs konkrete Prozesse, die man in der zukünftigen Lösung abbilden wollte. Laut Projektleiter Manfred Hagedorn überzeugte letztend­lich „Spartacus Facility Management“ zum einen durch eine tiefe Unterstützung dieser geforderten Workflows sowie durch klare Abläufe insgesamt im Programm. Mehr noch: Auch das Projekt-Team ver­mittelte vor Ort den Eindruck, dass „man genau wusste, wovon man sprach“. Ein weiteres Plus aus heutiger Sicht: die Philosophie hinter „Spartacus“. So wurde die Software von Anfang an nicht lediglich als Dokumentations-, sondern vielmehr als tägliches Arbeitswerkzeug konzipiert. Heute informiert das System seine Nutzer auf ganz vielfältige Weise „von sich aus“, unter anderem zu wichtigen Terminen, auftretenden Störungen oder auch, wenn beispiels­weise Verträge auslaufen. In der MBS bietet die Software damit auch aktive Unterstützung auf dem ­Gebiet der Betreiberverantwortung.

Nach Projektstart und erfolgter Installation 2010 wurden in einem ersten Schritt alle Gebäude in der Software angelegt und entsprechend klassifiziert. Nachdem diese Grundstruktur geschaffen war, er­folgte die Erfassung der zugehörigen Räume und Flächen – zum einen über den Import von Daten aus vorliegenden CAD-Plänen, zum anderen durch das Einlesen von Flächen aus ­einer vorhandenen Daten­bank.

In einem zweiten Schritt ging es dann in die verschie­denen Prozesse hinein. Mittlerweile läuft das gesamte Störungsmanagement mit „Spartacus“-Unterstützung. Über eine Kopplung zu „Lotus Notes“ wurde zudem eine Verbindung zu den relevanten Ansprechpartnern und Kontaktdaten geschaffen. Auch das Mietmanagement wurde bereits auf die Plattform umgestellt. Gemeinsam mit dem N+P-Projektteam wurden dazu alle entsprechenden Ver­träge aus einer vorhandenen Datenbank importiert.

Weiterhin wurden Wartungs- und Instandhaltungs­verträge von den Mitarbeitern der Sparkasse eingepflegt, so dass heute die Vertragsverwaltung komplett in der Software läuft. Parallel dazu wurde 2011 auch das Kostenmanagement aufgebaut. Dazu wurde ein detaillierter Kostenartenkatalog erstellt, der sich sowohl an der DIN 18960 als auch dem HKR-Rahmen der Sparkassen orientiert. Damit verfügt das Institut über einen Datenbestand, der eine Vielzahl immobilienbezogener Kostenbetrachtungen ermög­licht.

Aktuell wurde weiterhin das Kennzah­len- Modul aktiv gesetzt. Dieses ermöglicht es, verschiedenste Frage­stellungen, beispielsweise: „Wie hoch sind die Instandhaltungskosten pro Gebäude?“ oder „Was kostet uns ein Arbeitsplatz?“ quasi „auf Knopfdruck“ zu beantworten. In Kürze wird es mit der „rollierenden Planung“ dann sogar möglich sein, neben der reinen Kostenbetrachtung auch Einschätzungen darüber zu treffen, mit welchen Plan-Kosten im Rahmen der Gebäudeinstandhaltung zu rechnen ist. 

„Der Verlauf des Projektes zeigt, dass unsere Ent­scheidung für „Spartacus Facility Management“ richtig war. Die Software deckt die Anforderungen unseres Hauses vollumfänglich ab und hat zudem eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Und auch die N+P Informationssysteme GmbH ist für uns mittlerweile zu einem wichtigen Partner geworden, der uns professionell betreut und auch auf individuelle Wünsche eingeht.“

Manfred Hagedorn, stellvertretendes Vorstandsmitglied, Mittelbrandenburgische Sparkasse in Potsdam