Strategische Zusammenarbeit
Wer im wachsenden Wettbewerb bestehen will, braucht leistungsfähige Zulieferer. Um dieser Anforderung noch besser gerecht zu werden, führte Infraserv Höchst die SAP-Lösung für das strategische Lieferantenmanagement ein. Begleitet wurde das Projekt vom SAP-Beratungshaus 2bits.
Als führender Standortbetreiber und Industriedienstleister für Chemie, Pharma und verwandte Prozessindustrien bietet Infraserv Höchst seinen Kunden die Optimierung der Sekundärprozesse im Bereich Site Services, Energien, Entsorgung und Logistik. So auch im Industriepark Höchst.
Derzeit arbeitet Infraserv Höchst mit rund 3000 Lieferanten aus über 20 Ländern zusammen. Bezogen werden Bau-, Instandhaltungs- und Dienstleistungen sowie Investitionsgüter und Materialien mit einem jährlichen Beschaffungsvolumen von über 200 Mio. €. Diese weltweiten Einkäufe sind erforderlich, damit der Dienstleister die eigenen Kunden, von denen viele im Industriepark Höchst ansässig sind, zuverlässig mit Leistungen versorgen kann.
Beschaffung von Dienstleistungen äußerst komplex
Qualität, Preis, Bonität, Vertragstreue, Umweltschutz, Innovationsfähigkeit, Sicherheit und Service sind nur einige der zahlreichen Kriterien, die jedes Unternehmen regelmäßig zur Auswahl und Beurteilung geeigneter Lieferanten heranziehen muss. Handelt es sich um die Beschaffung von Dienstleistungen, gestalten sich diese Aufgaben noch komplexer, da Services weniger greifbar als „handfeste“ Waren sind und erst im Zuge der individuellen Leistungserbringung so richtig beurteilt werden können. Daher empfiehlt es sich für Einkaufsorganisationen gerade in diesem Fall, auf wirksame, IT-gestützte Bewertungsprozesse zu setzen, um geeignete Lieferanten zu finden und strategische Beziehungen zu diesen zu entwickeln.
Um diese Aufgaben weiterhin optimal erfüllen zu können, hat sich Infraserv Höchst für die Einführung von SAP Supplier Lifecycle Management (SLC) entschieden. „Ziel war es, die Zahl der Schnittstellen zu reduzieren und gleichzeitig bei der Nutzung des Systems flexibler zu werden“, erläutert Ralf Sommer, der in der Zentralfunktion Beschaffung & Supply Management für die Bereiche Beschaffungscontrolling und -prozesse bei Infraserv Höchst verantwortlich ist und die SLC-Einführung aus kaufmännischer Sicht leitete. Ausschlaggebend für die Wahl war die bestmögliche Integration dieser Lösung in die vorhandene SAP ERP- und SRM-Umgebung, die eine umfassende Automatisierung und Effizienzsteigerung der Lieferantenmanagement-Prozesse ermöglichen sollte.
Das SLC-Einführungsprojekt verlief planmäßig innerhalb von sieben Monaten und umfasste das Design, die Implementierung und den Hypercare-Support, vom Go-Live bis zum Übergang in den Regelbetrieb. Um die Anforderungen von Infraserv Höchst möglichst vollständig abzudecken, wurde der SAP-Standard durch kleinere modifikationsfreie Entwicklungen ergänzt. Sie ermöglichen die Löschung falsch gemeinter oder fehlerhafter Lieferantenbewertungen sowie das nachträgliche Hinzufügen von Bewertern. In der Erweiterung „Verhandlungsblatt“ werden alle wichtigen Lieferanteninformationen auf einer Seite zusammengefasst, wovon Einkäufer zum Beispiel bei Verhandlungsgesprächen profitieren.
Zum Projekterfolg trug das Beratungsunternehmen 2bits bei, das auf SAP-Einkaufslösungen spezialisiert ist. Dazu Simon Dengler vom Kompetenzteam Zentralfunktionen und Logistik von Infraserv Höchst, der die IT-Leitung der SLC-Einführung innehatte: „Die 2bits-Berater zeichneten sich durch ihr Verständnis für die kaufmännischen Prozesse und umfassende Erfahrungen mit SAP-basierten Beschaffungslösungen aus.“ Unternehmen, die ein SAP SLC-Projekt planen, rät Simon Dengler, präzise Vorstellungen von den Anforderungen des gesamten Lieferanten-Lebenszyklus zu entwickeln. Dazu sollten zunächst die kaufmännischen Prozesse definiert, dann die IT-Anforderungen formuliert und die geeignete Software ausgewählt werden.
Fragebogentechnik vereinfacht
Mit SAP SLC konnte zum einen die Lieferantenqualifizierung bei Infraserv Höchst optimiert werden. So hat jeder potenzielle Zulieferer nach der Registrierung bei Bedarf eine Selbstauskunft einzureichen, zum Beispiel zur Akzeptanz des Verhaltenskodex von Infraserv Höchst. Besteht der Zulieferer die Qualifizierung, folgen gegebenenfalls weitere Auskünfte, wie eine Bonitätsprüfung.
Regelmäßig werden mit SAP SLC strategische Lieferanten und Zulieferer mit hohem Risikopotenzial beurteilt, und zwar auf Basis individueller Fragebögen für die Fachbereiche und Einkaufsabteilung. Die einfache Fragebogentechnik und hohe Benutzerfreundlichkeit der Anwendung sind wesentliche Vorteile des neuen Systems.
Auch Kunden profitieren
Die effiziente Prozessabwicklung mit SAP SLC bietet Infraserv Höchst die Möglichkeit, eine steigende Zahl von Lieferanten effektiver zu steuern und Risiken zu minimieren. „Davon profitieren natürlich auch unsere Kunden“, zieht Ralf Sommer Bilanz. „Durch eine systematische Auswahl und Qualifizierung der Lieferanten können wir unsere Dienstleistungen bestmöglich auf deren individuelle Anforderungen zuschneiden.“
