Komplexe Workflows einfach bedienen
Der Internationale Bund (IB) verfügt neben der Zentrale in Frankfurt deutschlandweit über 85 eigene Liegenschaften. Hinzu kommen etwa 1500 Immobilien-Mietverträge, 900 Fahrzeuge und unzählige Geräte
wie Kopierer, Faxe und Computer. Hier den Überblick zu behalten und wirtschaftlich zu entscheiden funktioniert nur mit einer leistungsfähigen Software…
Darum suchten Peter Fischer, Leiter Controlling, und Thomas Rottmann, Leiter Finanzwirtschaft beim Internationalen Bund, nach einem geeigneten Produkt, das diese Anforderungen erfüllen konnte. „Als wir vor zwei Jahren diese Aufgabe übernahmen, war bereits eine Softwarelösung im Haus“, so Peter Fischer. Doch diese war in einigen Bereichen limitiert, sodass Fischer gemeinsam mit einigen Kollegen zu dem Entschluss kam, eine neue Lösung einzuführen. Die Anforderungen klangen umsetzbar: Die Software sollte helfen, die zahlreichen Verträge und den umfangreichen Fuhrpark zu managen. Im Fokus standen Vertrags- und Leasingdaten sowie Termine, die überwacht werden müssen (Laufzeiten, Kündigungsfristen, HU und Kilometerstände).
Alle diese Daten sollten in automatisierte Workflows eingebunden sein, die selbsttätig Erinnerungen, Warnungen und verschiedene Eskalationsszenarien ausführen mussten, eine Anforderung, die sich später als entscheidendes Nadelöhr entpuppte. „Da wir neben Vertrags- und Finanzdaten zukünftig auch unsere Immobilien und das Energie-Controllingaufnehmen wollen, fiel unsere Wahl von vornherein auf eine CAFM-Software.“ Die Suche verlief klassisch mit einer umfangreichen Marktsondierung. Danach stand eine Liste mit zehn Kandidaten – eine üppige Zahl, die einen guten Grund hatte. Mit den vorhandenen Datenbanken im Finanzbereich ist Online Analytical Processing (OLAP) möglich, eine Art Datamining. Wird in der Datenbank an beliebiger Stelle ein Wert verändert, kalkuliert sich die gesamte Datenbank sofort neu. Dazu ermöglicht sie Auswertungen direkt in der Applikation, aktuelle Zwischenstände können jederzeit abgefragt werden. Diese Anforderung stellte der Internationale Bund auch an die zu kaufende Software, und mancher Anbieter scheiterte schon an dieser Hürde.
Für das Auswahlverfahren plante man genügend Zeit ein - die Kandidaten wurden eingeladen und mussten teils vor Ort, teils online präsentieren. „Ein paar der Präsentationen waren schon erstaunlich. Einige Anbieter präsentierten ihr Produkt in einer Form, dass schnell klar war, dass hier nicht alles stimmen kann.“ Mit einem der Marktführer gab es eine Überraschung: „Wir haben ihn auf Herz und Nieren geprüft, dann wussten wir, er kann unsere Anforderungen nicht abbilden“, berichtet Fischer. Schließlich fand sich doch ein geeignetes Produkt. Im Verlauf der abschließenden Vertragsverhandlungen seitens des Herstellers waren jedoch so viele zusätzliche Manntage für die Anpassung kalkuliert, dass es unser Budget gesprengt hätte. „Da mussten wir die Notbremse ziehen“, so der Controller.
„Wir hatten auch Loy & Hutz für eine Präsentation eingeladen“, blickt Thomas Rottmann zurück. „Schon nach dem ersten Einblick in ‚visual FM’ war klar, dass wir hier praktisch alles bekamen, was wir brauchten, und das zu einem durchaus realistischen Preis“, verrät Rottmann. So erhielt das Softwarehaus aus Freiburg den Zuschlag.
Mit der Umsetzung des Pflichtenheftes wuchsen die Anforderungen. Umfangreiche Workflows kamen hinzu, auch zeigte sich, dass verschiedene Prozesse komplexer wurden als zunächst geplant. So entschied man sich für die Erstinstallation eine Softwaregeneration einzusetzen, die das Unternehmen gerade entwickelte und die auf einer vollkommen neuen Technologie basiert. „Mit Blick auf die umfangreichen und komplexen Workflows des Internationalen Bundes zeigte ich dem Team unsere neue CAFM-Software ‚wave Facilities’, obwohl das Produkt zum damaligen Zeitpunkt noch in der Beta-Phase war“, erinnert sich Eric Drach, Systemberater bei Loy & Hutz.
Das Team des Internationalen Bundes stimmte dem Versuch zu. Und dies erwies sich im Verlauf des Projekts als richtige Entscheidung. Denn die Software kombiniert die Ergonomie und Nutzbarkeit von ’visual FM’ mit einem hohen Grad an Flexibilität. Auch die möglichen Effizienzsteigerungen waren zusätzliche Gründe für den Internationalen Bund, die neue Softwaregeneration einzusetzen.
„Beeindruckt hat mich, dass wir schon mit unserer ersten Version von ‚wave Facilities’ unsere sehr komplexen Workflows zuverlässig umsetzen konnten, ohne skripten zu müssen“, berichtet Systemadministrator Thomas Bierbaum (Fachwirt für Facility Management). Möglich macht das ein Modul mit dem Namen wave Package Editor, mit dem sich über ein grafisches User-Interface (GUI) Abläufe und Prozesse abbilden lassen, die das Programm anschließend ausführt. „Das ist so ähnlich, als würde ich mit ‚Visio’ einen Funktionsablauf zeichnen, nur dass bei dem CAFM-System die Symbole gleich mit ihren Funktionen hinterlegt sind“, erklärt Bierbaum das Modul. Weiterhin lobt er: „Das GUI ist für die schnelle und zuverlässige Umsetzung einfach unschlagbar.“
Beispielsweise ermöglicht es der ‚wave Package Editor’, die Programmoberfläche und Eingabemasken ihrem jeweiligen Zweck entsprechend so anzupassen, dass ein Mitarbeiter immer nur nach den notwendigen und relevanten Angaben gefragt wird. „Ein Leasingvertrag braucht beispielsweise kein Feld für Mietkaution“, beschreibt Bierbaum ein mögliches und nützliches Detail.
Besonders gefällt seiner Kollegin Sylvia Mundt aus dem Controlling die Möglichkeit der Workflows. „Nachdem zum Beispiel der Datensatz für einen Fahrzeugvertrag eingegeben ist, passiert erst einmal nichts. Aber er ist mit bestimmten terminierten Sachlagen verknüpft. Zu jedem zugeordneten Termin werden Workflows ausgelöst, zum Beispiel die Anmeldung zur Hauptuntersuchung des Fahrzeugs. Diese muss binnen vier Wochen erledigt und im System bestätigt werden. Geschieht das nicht, folgen automatisch Eskalationsstufen wie zum Beispiel automatisierte E-Mails an Vorgesetzte“, beschreibt Mundt ein Szenario.
Seit Oktober des vergangenen Jahres läuft die Software nun im Alltagsbetrieb. „Die Überführung der Daten aus dem Altsystem war nach knapp acht Wochen erledigt“, berichtet Mundt. Da das alte System keine Exportfunktion bot, bereiteten mehrere Mitarbeiter die Daten von rund 3800 Verträgen und knapp 900 Fahrzeugen in Excel-Files auf, die anschließend in die neue CAFM-Software importiert wurden. Die ehemals 170 Felder der alten Lösung wurden hierbei je nach Notwendigkeit auf 40 bis 50 Einträge reduziert. Diese sind nun größtenteils als Pflichtfelder definiert und zur Arbeitserleichterung und Fehlervermeidung mit vordefinierten Katalogen hinterlegt. So ist die Software im Alltag praktikabel zu nutzen, und stellt dazu umfangreiche Auswertungsoptionen bereit.
Das Handling der neuen Software wird von den Mitarbeitern durchweg gelobt: „Die Oberfläche sieht sehr gut aus, lässt sich äußerst leicht bedienen und wird von ausnahmslos allen Mitarbeitern
positiv angenommen“, so Bierbaum. Durch die positive Erfahrung mit dem System im Bereich des Vertrags- und Kfz-Managements bestärkt, hat das Team des Internationalen Bundes zukünftig geplant, auch das Immobilien-, Flächen- und Energiemanagement mit dem eingesetzten abzubilden.
„Wir haben an unseren zahlreichen Standorten unterschiedlichste Verträge, Belegungen und Anforderungen“, erklärt Fischer. „Durch die Nutzung der CAFM-Software werden Prozesse vereinfacht, Auswertungen leichter und es ist möglich, Standorte zu vergleichen. Der Vergleich ist besonders bei Mietkosten und den Energieverbräuchen interessant, wobei letztere mit Blick auf den Einkauf wichtige Einsparpotentiale eröffnen.“
„Die Software ist selbst in der Gestaltung komplexer Workflows einfach zu bedienen. Die Implementierung verlief professionell. Die Übernahme der Daten war zügig und zuverlässig. Und die Unterstützung und der Zugang zu Ressourcen und Ansprechpartnern war vorbildlich“, resümmiert Thomas Rottmann.
