FM-Trendanalyse 2013: Status Quo des FM in Österreich
Anhand eines standardisierten Fragebogens mit insgesamt 38 Fragen, wurden Ende letzten Jahres insgesamt 83 Facility Manager bzw. Verantwortliche für den gesamten FM-Bereich der 500 größten bzw. umsatzstärksten Unternehmen Österreichs telefonisch und/oder über elektronische Wege über das FM ihrer Büroimmobilien befragt. Entscheidend war hierbei, dass nicht die Anbieterseite der FM-Leistungen, sondern die Nachfrageseite betrachtet und untersucht wurde. Die Inhalte des Fragebogens bildeten dabei allgemeine Fragen zum Unternehmen (Branche des Unternehmens, Anzahl Büromitarbeiter etc.) über das FM im Unternehmen (z.B. Vorhandensein einer FM-Abteilung, Anzahl der Mitarbeiter in der FM-Abteilung), Fragen zum IT-Support (z.B. Fragen zum Einsatz eines CAFM oder ERP-Systems), Fragen zum Themenbereich Outsourcing (Anzahl externer Dienstleister, ausgelagerte Services/Bereiche, eingesetzte Vertragsarten etc.), Fragen zu den Einsparungen und Produktivitätssteigerungen durch den Einsatz von FM sowie Fragen zu den Kostentreibern bei der Einführung von FM. Ziel der Analyse war es, einen Marktüberblick zu erhalten und neben der Darstellung der allgemeinen Entwicklung und Bedeutung des FM, mehr zur Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit des FM herauszufinden.
Im Jahr 2013 lag der Anteil der Unternehmen mit eigener FM-Abteilung bei 88 %. Dies bedeutet gegenüber dem Jahr 2012 (87 %) einen leichten Anstieg. Generell liegt der Anteil an Unternehmen mit eigener FM-Abteilung auf einem sehr hohen Niveau.
Der Großteil der FM-Abteilungen im Jahr 2013 ist mit 1 bis 2 Mitarbeitern besetzt (38 %), gefolgt von 3 bis 5 Mitarbeitern (22 %). Seit dem Jahr 2007 ist ein Trend hin zu kleineren und schlankeren Abteilungen erkennbar.
Hierarchisch eingegliedert sind die meisten FM-Abteilungen in der 2. Managementebene (59 %). Die organisatorische Einbettung der FM-Abteilung in der 2. Ebene stellt seit dem Jahr 2010 den überwiegenden Anteil dar.
73 % der Unternehmen verfügen über eine Tätigkeitsbeschreibung bzw. eine Beschreibung der Prozessabläufe. 76 % der Abläufe bzw. Beschreibungen werden konkreten Personen zugewiesen. D.h. es werden auch gewisse Tätigkeiten und Aufgaben Personen zugewiesen, ohne dass konkrete (Aufgaben-)Beschreibungen vorliegen.
Als wichtigstes Ziel der FM-Abteilungen wurde Wertsicherung/Werterhaltung genannt. Neben den „klassischen“ Themen Kostenreduktion und Kostentransparenz gewinnen aber auch immer mehr die Themen Nachhaltigkeit, Qualitätssicherung und Umweltschutz an Bedeutung. Diese werden auch bei den strategischen Zielen der Unternehmen immer wichtiger und fallen thematisch (wie etwa Energieeffizienz, Abfall, Wasser, Umwelt) Großteils in die Zuständigkeit und den Aufgabenbereich des FM (vgl. CSR Studie Ferdinand Fuke und PwC).
Ein Großteil der Unternehmen (51%) hat 3 bis 10 externe Dienstleister unter Vertrag. Nur 5 % der Unternehmen haben ein bis zwei externe Dienstleister unter Vertrag. Der Anteil an „Komplettanbietern“ unter Vertrag ist seit dem Jahr 2010 auf einem sehr niedrigen Niveau. Es ist also kein Trend hin zu nur einem Komplettanbieter für alle Facility Services (Reinigung, Wartung, Entsorgung, Catering etc.) erkennbar. Als möglicher Grund kann hier die Gefahr der zu starken Abhängigkeit von einem externen Dienstleister, vor allem im Falle einer Insolvenz/Konkurs oder einer Firmenübernahme und somit dem Nicht-Erfüllen der vertraglich vereinbarten Leistungen genannt werden. Die am häufigsten an externe Dienstleister ausgelagerten Services/Bereiche (2013) sind Reinigung, Winterdienst, technische Wartung bzw. Instandhaltung, Klima/Lüftung/Heizung und Sicherheit und Portier.
Bei der Auswahl externer Dienstleister sind vor allem Kompetenz/Fachwissen, Qualität, Preis-Leistungsverhältnis, Flexibilität und der Einsatz bzw. die aktive Leistungserbringung von entscheidender Bedeutung. Diese wurden von über 85 % der Befragten mit sehr wichtig bzw. wichtig bewertet. Die Referenz, Koordination und die Kommunikation werden als weniger wichtig erachtet.
Der Werkvertrag wird sowohl im technischen (50 %) als auch im infrastrukturellen (45 %) Bereich am häufigsten eingesetzt. Daneben stellt der Dienstvertrag auch noch eine wichtige Vertragsform dar. Die Vertragsform Personalleihstellung ist stark rückläufig. Bei dieser Form der Leistungserbringung sind die Unternehmen selbst für Qualität und Compliance verantwortlich. Die durchschnittliche Vertragsdauer hat mehrheitlich eine Laufzeit von bis zu einem Jahr.
Nur 27 % der befragten Unternehmen setzen das grafisch-orientierte CAFM-System im FM-Bereich ein. Mehr als doppelt so viele Unternehmen (65%) verwenden allerdings ein ERP-System. Während mit dem CAFM-System Bereiche wie Flächenmanagement, technische Dokumentation und Wartung/Instandhaltung abgedeckt werden, werden mit dem ERP-System eher finanztechnische Themen wie Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung/Controlling abgedeckt
Als größte Kostentreiber/Probleme bei der Einführung von FM gelten die Bereiche Einführung einer (neuen) Software, höhere Sicherheitsstandards, digitale Planerfassung, Anlagendatenerfassung und die Kosten für Technik/Hardware.
Die höchsten Einsparungspotenziale aus Sicht der FM-Verantwortlichen liegen in den Bereichen Energie, Reinigung und Personal. Diese Einsparungen werden etwa durch Maßnahmen wie neue/verbesserte Tarife/Konditionen, neue Vertragsformen, technische Verbesserungen und die Einkaufspolitik erreicht.
