Dokumenten-Management-Systeme

Untersuchungen zufolge verbringt man – je nach individueller Arbeitsweise – zwischen 10 und 20 % seiner Arbeitszeit mit der Dokumentsuche, -verwaltung und -archivierung. In den Büros wird die Informationsfülle zunehmend zum Problem. Neben einer Vielzahl alphanumerischer Daten sorgen auch grafische Daten (Fotos, Pläne) für volle digitale und analoge Ordner. Vor allem die elektronische Post spült täglich eine kaum mehr zu bewältigende Informationsflut an. Das führt dazu, dass man immer mehr Zeit für die Recherche, Sichtung und Verwaltung von Daten aufbringen muss, die dann für die
eigentliche produktive Tätigkeit nicht mehr zur Verfügung steht. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) – so versprechen es die Anbieter – kanalisieren Informationen, minimieren das Datenvolumen, verkürzen die Informationssuche, beschleunigen Arbeitsprozesse, senken Bürokosten und steigern die Produktivität. Das Beste ist aber: …

DMS-Software räumt den
Schreibtisch auf!

Was nach einem billigen Reklamespruch klingt, hat einen wahren Kern. Wer am eigenen Schreibtisch oder – krankheits- bzw. urlaubsbedingt – beim Kollegen schon mal dringend ein Dokument gesucht hat und zunächst „paläontologische“ Schichten abtragen musste, lernt einen elektronischen „Dokumenten-Manager“ schnell schätzen. Werden alle ein- und ausgehenden Dokumente konsequent ins System eingepflegt, findet man sie per Schnellsuche oder erweiterter Suche nach diversen Suchkriterien auch tatsächlich blitzschnell – vorausgesetzt, alle Informationen liegen digital vor und sind auf einem Netzwerk-Verzeichnis abgelegt. Dann bleiben Dokumente konsistent und existieren zentral in einer einzigen Originalfassung, was Fehler durch unterschiedliche Aktualitätsstände vermeiden hilft. Wer, wann, welche Dokumente bearbeitet hat, lässt sich über eine Historien- oder Versionierungs-Funktion jederzeit chrono­logisch nachvollziehen.

Ein Passwortschutz und individuelle Mitarbeiterprofile definieren die Zugriffserlaubnis auf bestimmte Verzeichnisse oder Dokumente. Eine Komprimierungsfunktion sorgt für eine optimale Speicherplatz-Nutzung, eine Archivierungsfunktion für die sichere Ablage. Letzteres ist auch für die die Projektdokumentation ideal: alle im Rahmen einer Neubau-, Umbau-, Erweiterungs- oder Sanierungsmaßnahme relevanten Dokumente und Pläne können auf eine CD/DVD gebrannt und gegebenenfalls an Projektbeteiligte verteilt werden. Kann man auf Dokumente über einen Webclient-/server (Software/Rechner für den Online-Datenzugriff) passwortgeschützt zugreifen, lassen sich Büro- und Projektdaten auch zeit- und ortsunabhängig nutzen. So kann man auch von unterwegs oder vom Home-Office aus auf wichtige Dokumente per Tablet oder Smartphone zugreifen. Unklarheiten können direkt vor Ort geklärt und Wichtiges sofort entschieden werden, ohne dass man immer den passenden Ordner dabei haben muss. All dies hat Vorteile für innerbetriebliche Abläufe: Entscheidungen müssen nicht aufgrund fehlender Unterlagen verschoben werden, Abläufe können beschleunigt, Anfragen zügiger beantwortet, Liegezeiten von Vorgängen vermieden werden. Dank durchgängiger, transparenter Verwaltung, Bereitstellung und Verteilung von Informationen und Dokumenten, durch optimierte Abläufe sowie verminderte Verwaltungs-, Such- und Wegezeiten lassen sich innerbetriebliche Kosten senken. Auch die Qualität eigener Leistungen kann verbessert werden – durch eine höhere Transparenz, automatische Dokumentation, bessere Nachvollziehbarkeit von Abläufen, Festlegung von Verantwortlichkeiten und anderes mehr.

Schlagworte machen Dokumente auffindbar

Natürlich werden nicht nur digitale Dokumente, sondern auch in Papierform vorliegende Unterlagen, wie die Eingangspost, berücksichtigt.

Papiervorlagen werden an einem Scanner digitalisiert, der in der Lage sein sollte, mehrseitige Dokumente und ­gegebenenfalls auch Pläne rationell ­zu scannen. Digital abgelegt werden Papiervorlagen entweder als Grafik- oder PDF-Dokument, respektive per automatischer Schrifterkennung als so genannter OCR-Text (Optical Character Recognition) digital abgelegt. Damit ein Dokument wiedergefunden wird, müssen ihm in der zentralen Datenbank des DMS-Programms Suchmerkmale (auch Schlagworte, Attribute oder Indizes genannt) zugeordnet werden. Erst über die Gesamtheit aller Schlagworte (Titel, Autor, Erstellungsdatum, Projekt etc.) enthält ein Dokument ein individuelles Profil, das es unter verschiedenen Suchbedingungen auffindbar macht. Die Schlagworte werden bei der Erfassung automatisch oder halbautomatisch generiert, lassen sich aber auch nachträglich manuell eingeben. Bei der so genannten „Volltextindizierung“ wird jedes Wort eines Textes (Projekt-Nr., Kunden-Nr., Plz. etc.) automatisch in einer Datenbank abgelegt. Über die Eingabe eines oder mehrerer Suchbegriffe, die sich unterschiedlich verknüpfen lassen, ist es jederzeit wieder auffindbar. Neben der physisch greifbaren Papiervorlage, kann ein Dokument auch beliebige digitale Informationen mit einer beliebig komplexen Struktur enthalten. Dokumente können Texte, Tabellen, Datensätze, CAD-Daten, Fotos, gescannte Text- oder Pixeldateien, Web-Seiten, Video- und Ton-Aufzeichnungen, elektronisch signierte Dateien oder E-Mails mit und ohne Anhang sein. DMS-Lösungen sollten also möglichst viele Datenformate berücksichtigen und diese auch anzeigen können. Ganz wichtig ist die elektronische Post: ihre kontinuierliche Zunahme belastet die dafür zuständigen Rechner/Mitarbeiter, lässt Büroarbeitsplatzspeicher überquellen und bindet Mitarbeiterkapazitäten. Deshalb muss jede DMS-Lösung Funktionen enthalten, mit denen der E-Mail-Verkehr zentral organisiert, technisch kontrolliert und verwaltet werden kann. Werden entsprechende Systeme dem Unternehmensnetz vorgeschaltet, lassen sich ein- und ausgehende E-Mails entweder selektiv oder automatisch verwalten und archivieren. Da der Betreff, der E-Mail-Text und alle Anhänge nach Schlüsselwörtern gefiltert werden, erkennt das Programm selbstständig, wo die E-Mail hingehört und legt sie in den passenden digitalen Ordner ab. Auch die Rechnungsprüfung lässt sich im Unternehmen rationalisieren: Werden eingegangene Rechnungen und Lieferscheine konsequent gescannt, können sie vom zuständigen Mitarbeiter geprüft, an den zuständigen Projektleiter oder Geschäftsführers weitergeleitet, dort mithilfe eines elektronischen Freigabe-Stempels freigeben und danach an die kaufmännische Abteilung weitergeleitet werden, wo sie bezahlt, gebucht und archiviert wird. Das macht die Rechnungsprüfung komfortabler, schneller und transparenter.

Welche DMS-Lösungen gibt es?

Verschiedene Software-Kategorien bieten mehr oder weniger umfangreiche Funktionen für das Management von Dokumenten: An erster Stelle steht – weil in den meisten Unternehmen bereits vorhanden – ERP-Software (Enterprise Ressource Planning).

Sie kann teilweise mit grundlegenden Dokumentmanagement-Funktionen aufwarten, respektive um diese erweitert werden: Indexierung, Suche, Anzeige, Dokumenthistorie, Archivierung etc. Daneben gibt es allgemeine Dokumenten-Management-Systeme mit unterschiedlichen Funktionsschwerpunkten in den Bereichen Archivierung, Recherche oder Workflow-Management. Letzteres steht für die optimierte, informationstechnische Abwicklung bürointerner Prozesse, mit dem Ziel, Vorgänge zu beschleunigen und interne Kosten zu senken. So bieten DMS-Lösungen teilweise auch Funktionen für die Projektorganisation, das Büromanagement, die Ressourcenplanung etc. – und umgekehrt. Wichtige Auswahlkriterien sind der Funktionsumfang, die Anpassungsfähigkeit an vorhandene Software- und Hardware-Strukturen, die wahlweise automatische oder manuelle Klassifizierung von Daten, die Indizierung und gezielte Suche von Unterlagen oder die Automatisierung von Vorgängen.

Die Bandbreite der Softwareprodukte reicht von der einfachen, strukturierten Dokumentenablage, inklusive Indizierung und revisionssicheren Archivierung der Dokumente, bis hin zu umfassenden, integrierten Lösungen für global agierende Konzerne. Entsprechend breit ist auch die Preisspanne, die von 1.000 € bis mehrere 10.000 € reichen kann. Hinzu kommen laufende Kosten für einen Pflegevertrag und (meist jährliche) Updates/Upgrades. Zunehmend werden webbasierende DMS-Systeme offeriert. Sie haben den Vorteil, dass sie keine Software-Installation oder -wartung erfordern, Hardwareplattformen oder Betriebssysteme keine Rolle mehr spielen und jederzeit ein zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf stets aktuelle DMS-Daten möglich ist. Ist eine ERP- oder CAFM-Lösung im Unternehmen vorhanden, sollte man zunächst prüfen, ob nicht auch das integrierte oder optionale Dokumentmanagement-Modul den individuellen Anforderungen genügt. Diese haben den Vorteil, dass Tätigkeitsabläufe besser integriert sind. Entscheidet man sich für eine allgemeine DMS-Lösung, sollten man vorher prüfen, ob sich das Programm über Schnittstellen oder Programm-Anpassungen in vorhandene Softwarestrukturen einfügen lässt. Ferner sollte man darauf achten, in welchem Datenformat die eingepflegten Dokumentdaten abgelegt werden. Werden die Dokumente selbst in einem nur vom jeweiligen Programm lesbaren (proprietären) Datenformat abgespeichert, kann dies bei einem späteren Programmwechsel zu Problemen führen.

Auch steuerrechtliche Aspekte beachten!

Neben informationstechnischen, Kosten- und Produktivitätsaspekten hat die Verwaltung und Archivierung gedruckter oder elektronischer Dokumente auch einen steuerrechtlichen Gesichtspunkt. So schreibt das Steuer- und Handelsrecht buchführungspflichtigen Unternehmen für steuerrechtlich relevante Dokumente – wozu auch bestimmte E-Mails gehören – eine Datenaufbewahrung von bis zu 10 Jahren vor. Steuerlich relevante Dokumente müssen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GoBS, GDPdU) elektronisch unveränderbar und dauerhaft les- und auswertbar sein sowie für Steuerbehörden revisionssicher archiviert werden. Zu den relevanten Daten zählt prinzipiell alles, was für die Besteuerung von Bedeutung ist, insbesondere alle Daten der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Aber auch alle Schriftstücke, die ein Geschäft, vorbereiten, abschließen oder seine Durchführung bzw. seine Rückgängigmachung zum Gegenstand haben, können relevant sein. Dazu zählen Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge. Nicht nur buchführungspflichtige Unternehmen, auch Kleinunternehmer, die lediglich eine Einnahme-Überschussrechnung erstellen, aber steuerlich relevante Unterlagen digital erzeugen, empfangen und bearbeiten, müssen die GDPdU beachten.

DMS? Ja, aber bitte automatisch!

Das effiziente Ordnen, Verwalten, Verteilen und die strukturierte Ablage und Archivierung von Informationen wird ­in Zukunft noch wichtiger als bisher. DMS-Funktionen für die strukturierte Ablage, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten schaffen alleine zwar keine Ordnung, aber sie stellen Hilfsmittel, Mechanismen und Strukturen bereit, die den zeitlichen, personellen und organisatorischen Aufwand für die Bewältigung des täglichen „Bürokrams“ deutlich minimieren, Freiräume schaffen und die Qualität von Dienstleistungen verbessern können. Der Aufbau eines gut funktionierenden DMS setzt jedoch Disziplin, Zeit und Mühe voraus. DMS funktioniert im Unternehmen nur, wenn sich alle Mitarbeiter an grundlegende Vorgaben und Regeln halten. Dazu gehört etwa das konsequente Einpflegen aller ein- und ausgehenden Dokumente. Deshalb sollten sowohl Programm-Automatismen (Verschlagwortung etc.) als auch automatisierte Büroabläufe (Scannen von Papiervorlagen etc.) dafür sorgen, dass der „menschliche Faktor“ (Zeitnot, Vergesslichkeit, fehlende Motivation etc.) möglichst keine Rolle spielt.