Büroimmobilien datenbasiert betreiben
Keinen Plan, keine Strategie – so geht es vielen Unternehmen beim hybriden Arbeiten. Facility Manager stehen gerade vor einer großen Aufgabe: Sie müssen nicht nur den stetigen Wechsel zwischen Homeoffice und Büro zuverlässig organisieren. Der ganze Immobilienbetrieb muss sich der neuen, flexiblen Arbeitskultur anpassen. Aber wie? Die gute Nachricht: Es gibt hilfreiche PropTech-Lösungen.
Wer solche Lösungen clever kombiniert, kann ganz nebenbei auch seine Betriebskosten senken und mehr Rendite erzielen. Fast die Hälfte der Beschäftigten stellt ihren Arbeitgebern beim Thema hybrides Arbeiten ein miserables Zeugnis aus. Es sei völlig unklar, wie die Unternehmen künftig die Arbeit organisieren wollten, heißt es in einer aktuellen Umfrage der Bertelsmann-Stiftung. „Ein erstaunliches Ergebnis“, findet Joost Bijlsma, CEO des PropTech-Unternehmen Toogethr und verweist auf die hauseigene Studie The Future Workplace. „Schon zu Beginn der Pandemie haben Beschäftigte deutlich gemacht, dass sie das hybride Arbeiten bevorzugen und auch künftig weniger Zeit im Büro verbringen wollen – im Durchschnitt nur noch 3,2 Tage pro Woche statt 4,7 wie vor Corona.“
Mit Daten Bürogebäude neu verstehen
Auch alle Untersuchungen der vergangenen Monate gehen davon aus, dass wir in Zukunft weiter zwischen Büro und Homeoffice pendeln werden. Facility Manager stehen daher vor einer großen Herausforderung: Sie müssen Büroimmobilien sehr flexibel betreiben, ohne dass die Kosten aus dem Ruder laufen. „Das geht nur mithilfe von zuverlässigen, aktuellen Daten“, betont Joost Bijlsma. „Die Erfahrungswerte von früher sind durch die Pandemie überholt. Wir müssen Bürogebäude völlig neu kennenlernen und verstehen.“ Wie viele Menschen befinden sich im Gebäude? Wo genau? Und wann? Mithilfe von Künstlicher Intelligenz behalten Facility Manager den Überblick und sorgen für ausreichend Kapazität – zum Beispiel mithilfe von Smart-Office-Apps. Damit können Mitarbeiter Schreibtische und Besprechungsräume vorab online reservieren. Engpässe werden so vermieden. Mehr noch: Auch das in Pandemiezeiten so wichtige Steuern von Menschenströmen ist über die Apps möglich. Denn das System verteilt Mitarbeiter automatisch so über die Fläche, dass sie genügend Abstand halten können. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur neuen, flexiblen Arbeitsnormalität. Vergessen wird allerdings oft, dass die Kundenreise durchs Bürogebäude nicht erst am Schreibtisch beginnt, sondern für die meisten bereits auf dem Parkplatz oder in der Tiefgarage. „Wir müssen Flexibilität daher ganzheitlich denken, und zwar von der Ankunft bis zur Abfahrt“, fordert Toogethr-Chef Bijlsma. Und steht damit nicht alleine.
Die meisten Pendler nutzen das Auto
Bekannte Smart-Office-Anbieter wie Mapiq, Ricoh, Spacewell und Wunderbricks haben bereits eine strategische Partnerschaft mit Toogethr geschlossen und integrieren die Dienste des Smart-Parking-Spezialisten in ihrer Plattform. Der Vorteil? In nur einer Anwendung lässt sich sowohl ein Schreibtisch als auch ein Parkplatz reservieren. Auch für Gäste. Gebucht wird mit ein paar Klicks online. Die Einfahrt regelt das System später schnell und sicher über Mitarbeiterkarte, QR-Code oder Nummernschild-Erkennung. „So können Facility Manager verlässlich für verfügbare Stellplätze sorgen und erhöhen so ganz nebenbei die Attraktivität ihrer Immobilie“, erklärt Joost Bijlsma. Der Toogethr-Geschäftsführer weiß aus Erfahrung, dass Parkplätze in Unternehmensnähe selbst in Coronazeiten rar und sehr gefragt sind: „Wir sind inzwischen zwar seltener im Büro, nutzen dafür aber häufiger das Auto für den Arbeitsweg.“ 58 % der Deutschen tun dies laut einer aktuellen Studie der Frankfurt University of Applied Sciences – 11 % mehr als vor Corona. Und der zusätzliche Aufwand für die Verwaltung der Parkfläche? Entfällt, denn die Nutzer buchen selbständig und die Abwicklung erfolgt vollautomatisch durch Toogethr Parking.
So können Daten Kosten senken
Statt mehr Arbeit erhalten Facility Manager durch die intelligente Kombination der Smart-Parking-Plattform und einer Smart-Office-App vor allem eines: mehr Einsicht in die tatsächliche Nutzung der Büroimmobilie. Wie hoch ist die Spitzenauslastung? Wie oft in der Woche kommen diese Spitzen vor? Wann genau? All diese Daten helfen Facility Managern, auch in der neuen hybriden Arbeitswelt vorausschauend und kostenbewusst zu handeln. Eine hohe Nachfrage zeichnet sich frühzeitig ab, sodass schnell reagiert und Engpässe vermieden werden können. „Statt nach Bauchgefühl entscheiden unsere Kunden datenbasiert“, betont Bijlsma. So können sie unnötige Kosten bei Dienstleistungen wie Reinigung oder Catering vermeiden. Mehr noch: Selbst die Rendite lässt sich steigern. „Toogethr Parking zum Beispiel kann die Auslastung der Stellplätze derart optimieren, dass freie Plätze an Dritte vermietet werden können.
Denken Sie zum Beispiel an Mitarbeiter umliegender Firmen, an Nachbarn oder in Citynähe auch an Kurzzeitparker“, so Bijlsma. Mit den zusätzlichen Einnahmen können Facility Manager die Investition in die intelligente Technologie meist schon nach wenigen Monaten ausgleichen. Und wenn die Pandemie endlich vorbei und Services wie Crowd Control nicht mehr nötig ist? Sorgt die clevere Kombination von Park- und Office-Lösungen weiterhin für eine hohe Mieterzufriedenheit, optimierte Betriebskosten und mehr Rendite.
