Digitalisierung im Immobilienmanagement
Der deutschlandweit tätige Immobilienverwalter und -manager Tattersall Lorenz betreut ein Immobilienportfolio von 558 Liegenschaften mit insgesamt 5,2 Mio. m² Mietfläche. Seit 2021 setzt das Unternehmen im technischen Property Management auf eine modulare Software-Lösung, um Prozesse und Workflows effizienter gestalten und die anfallende Datenflut systematisch aggregieren und auswerten zu können. Dies wird angesichts der steigenden Bedeutung von ESG-Reportings immer wichtiger.
Das gewerbliche Immobilienmanagement ist Teamwork. Asset, Property und Facility Management arbeiten gemeinsam und in enger Abstimmung an der Optimierung der Objektperformance, ohne dass dabei die Mieterzufriedenheit aus dem Blick geraten darf. Dazu ist neben einer guten Kommunikation auch ein zielgerichteter Informationsfluss notwendig. Denn Gebäude und insbesondere technische Anlagen produzieren im Betrieb fortlaufend Unmengen an Informationen, beispielsweise zum Verbrauch von Heizungsenergie, Wasser und Strom, aber auch
zu Wartungsintervallen. Einen echten Mehrwert bieten diese Daten jedoch erst, wenn sie in einem zentralen System zusammengeführt, aggregiert, ausgewertet und zu aussagefähigen Key Performance Indicators (KPI) zusammengefasst werden können. Denn Eigentümer und Portfoliomanager benötigen valide und schnell verfügbare Informationen als Grundlage für strategische und operative Entscheidungen. Auf analogem Wege ist die Bearbeitung dieser Datenflut nicht mehr zu bewerkstelligen.
Der deutschlandweit aktive Property Manager Tattersall Lorenz setzt seit Jahren auf digitale Lösungen und nutzt für das technische Property Management die Software-Module des Spezialisten für die Digitalisierung von Workflows Cloudbrixx. Diese bieten nicht nur Vorteile beim Datenmanagement, sondern auch in den Bereichen Kommunikation und Prozessmanagement. Insgesamt liegt die so realisierte Zeitersparnis zwischen 30 bis 40 %.
Alle Daten in einem System
Durch den modularen Aufbau der Softwarelösung arbeiten die unterschiedlichen Beteiligten aus dem Asset, Property und Facility Management zusammen auf derselben Plattform und speisen Informationen beispielsweise zu technischen Anlagen, Zählerständen, Zustandsdaten und Wartungsintervallen in ein zentrales System ein. Mittels App kann die Datenerfassung und -übertragung auch via Smartphone oder Tablet direkt vor Ort erfolgen. Eine Rechtematrix gewährleistet dabei, dass jeder nur das sehen und verändern darf, wozu er oder sie berechtigt ist. Auf dem Dashboard sind alle relevanten Daten übersichtlich einsehbar und vereinfachen die kennzahlenbasierte Steuerung der betreuten Liegenschaften. Prüf- und Wartungstermine können so nachweislich und termingerecht durchgeführt werden.
Ineffizienter E-Mail-Verkehr wird ersetzt
Die Kommunikation unter den Beteiligten eines Projektes erfolgt über ein Benachrichtigungstool und Ticketsystem. Auch externe Beteiligte ohne Plattformzugang können in den Informationsfluss einbezogen werden. Das ersetzt den ineffizienten E-Mail-Verkehr und erhöht die Übersichtlichkeit, da jeder Projektebeteiligte nur die für seinen Aufgabenbereich relevanten Informationen erhält. Diese Art der Kommunikation hat sich in der Praxis als effizient und äußerst transparent erwiesen und in diesem Zuge das Vertrauen unter den Beteiligten erhöht.
Automatisierte Prozesse beschleunigen Ablauf
Das Modul „Aufträge“ kommt hier am häufigsten zum Einsatz. Durch den chronologischen und benutzerfreundlichen Arbeitsablauf, mit rollenbasierter Freigabeprozedur und automatischer Dokumentation aller Aktivitäten, konnten Prozesse in diesem Bereich verschlankt und beschleunigt werden. Gegenüber der vorherigen Arbeitsweise ergibt sich dadurch eine erhebliche Zeitersparnis. Zudem ist es möglich, die Auswahl von Auftragnehmern an intern hinterlegte Bewertungen sowie bestimmte Indikatoren zu knüpfen und dann gemäß Qualitätsmanagement bzw. ESG-konform zu steuern.
Datenverfügbarkeit ist essenziell für das ESG-Reporting
ESG wird immer relevanter in der Immobilienwirtschaft. Cloudbrixx unterstützt Tattersall Lorenz hinsichtlich der Nachweisführung der ESG-Anforderungen, indem die Softwarelösung einerseits selbstständig Prüftermine für die technischen Anlagen eines Gebäudes auf der Grundlage des Anlagetyps und der liegenschaftsbasierten Bundeslandzuordnung vorschlägt und damit bei der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung sowie der Wartungs- und Prüfverpflichtungen hilft. Zum anderen werden alle relevanten Daten während eines Prüftermins automatisch dokumentiert, ins System übertragen und dort auch mit den erfassten Verbrauchsdaten zusammengeführt. Durch Auswertungen lassen sich Kennzahlen bilden, die als KPI für die ESG-Strategien des Asset Managers dienen oder aus denen Vorschläge zur Optimierung beispielsweise von Verbräuchen abgeleitet werden können.
Auf dem Weg zum digitalen Ökosystem
Cloudbrixx bündelt und ersetzt unterschiedliche Softwarelösungen, mit denen Tattersall Lorenz früher gearbeitet hat, wie beispielsweise Excel, Outlook sowie ein CAFM- und ein Rechnungs-Tool.
Der modulare Aufbau und die Verknüpfung der Module untereinander erzeugen einen durchgängigen Informationsfluss ohne Medienbrüche und bieten die Möglichkeit, das System bei Bedarf um weitere Funktionen auszubauen. Eine schnittstellenoffene Softwarearchitektur und standardisierte Schnittstellen (REST-API) machen die Software zudem anschlussfähig an bestehende Systeme und schaffen damit die Voraussetzung zum Aufbau eines digitalen Ökosystems, das darauf abzielt, durchgehende Workflows über alle Phasen des Immobilienlebenszyklus hinweg zu etablieren.
