„Prozessabbildung Ausschreibung & Vergabe von Facility Services“

Der GEFMA-Arbeitskreis „Ausschreibung und Vergabe im FM“ unter Leitung von Klaus Forster und Wolfgang Inderwies hat die neue GEFMA 501 „Prozessabbildung Ausschreibung & Vergabe von Facility Services“, bestehend aus Teil 1 „Plakat“ und Teil 2 „Leitfaden“ erarbeitet und herausgegeben. Es wird darin der idealtypische Ablauf einer Ausschreibung und Vergabe von Facility Services anhand von 25 Prozessschritten detailliert abgebildet, und zwar parallel für öffentliche Auftraggeber (die relevantesten Verfahren nach dem Vergaberecht)  und auch für privatwirtschaftliche Auftraggeber. Der dargestellte idealtypische Ablauf einer privatwirtschaftlichen Vergabe ist eine Empfehlung von GEFMA. Der Leitfaden erläutert die einzelnen Bestandteile der Prozessabbildung.
Die Abläufe der Ausschreibung, der Kontakt zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bis zum finalen Vertrag ist ein mehrstufiger Prozess, der Anforderungen und Leistungen an die beteiligten Vertragspartner definiert. Ein Vertrag und die korrespondierende Leistungsbeschreibung sind zentrale und erfolgsentscheidende Elemente gegenseitiger Leistungsbeziehungen über Facility Services. Hierfür wird es die Dokumente GEFMA 510 (Mustervertrag) und GEFMA 520 (Standardleistungsbeschreibung) geben, die aktuell vom Arbeitskreis erstellt werden. „GEFMA 501 ergänzt den Mustervertrag und die Standardleistungsbeschreibung. Die Visualisierung der Abläufe in Ausschreibung und Vergabe unterstützt das Verständnis der Prozesse und bietet einen großen Mehrwert in der Projektplanung einer Ausschreibung“, so Wolfgang Inderwies.  
Der Abschluss tragfähiger Vereinbarungen und ein vergaberechtskonformes Vorgehen bei öffentlichen Ausschreibungen erfordert jedoch zusätzlich in besonderem Maße eine Auseinandersetzung mit dem eigentlichen Prozess der Ausschreibung und Vergabe. „Die detaillierte Aufschlüsselung und Darstellung der einzelnen Prozessschritte ist eine ausgezeichnete Orientierungshilfe bei den teilweise sehr komplexen und unterschiedlichen vergaberechtlichen Anforderungen. Insofern kann die Prozessabbildung - auch bei öffentlichen Ausschreibungen - den Akteuren Sicherheit bei dem Projekt Ausschreibung von Facility Services geben und wird die Branche weiter professionalisieren“ so Klaus Forster.
 
Die GEFMA 501 „Prozessabbildung Ausschreibung & Vergabe von Facility Services“ (bestehend aus GEFMA 501-1 „Plakat“ im Format von ca. 140 x 59 cm und GEFMA 501-2 „Leitfaden“ mit 5 Seiten) kann ab sofort als digitale Version über den Online-Shop zum Preis von 79,00 Euro erworben werden (für Mitglieder kostenfrei).